Die Datenübernahme machen wir für Sie
Die Übernahme macht ein Werkzeug, das wir bedienen. Sein Kern regelt für jede Datenart Reihenfolge, Wiederholbarkeit und Bericht. Je Quellsystem kommt ein eigener Baustein dazu, der dessen Eigenheiten kennt. Fertig ausgebaut ist der Baustein für den Datenbank-Abzug einer selbst entwickelten Alt-Anwendung (ATB). Aus ihr haben wir unseren ersten Betrieb vollständig übernommen, mit allen alten Rechnungs-PDFs.
Läuft Ihr Betrieb auf einem anderen Programm, sehen wir uns zuerst Ihren echten Export an. Danach sagen wir Ihnen, welche Datenarten wir übernehmen. Einrichtung und Datenübernahme sind bei 12 Monaten Laufzeit kostenlos.
Diese Daten übernehmen wir
Sieben Datenarten, in dieser Reihenfolge, weil Fahrzeuge ihre Kunden brauchen und Rechnungen beide plus den Artikelstamm:
| Datenart | Was dabei entsteht |
|---|---|
| Kunden | Stammsatz mit getrennter Adresse, Telefonnummern im internationalen Format, Anrede |
| Fahrzeuge | Fahrzeugakte mit Kennzeichen, FIN, HSN/TSN, zugeordnetem Hersteller und Modell, kW und PS |
| Reifen | Reifensätze je Saison und Achse aus den alten Notizen, samt Lagerplatz im Reifenlager |
| Artikel | entdoppelter Artikelstamm mit je einer Variante pro unterschiedlichem Preis |
| Rechnungen | abgeschlossene, unveränderliche Rechnung mit Positionen, alter Nummer und dem Original-PDF |
| Kostenvoranschläge | als finalisierter Kostenvoranschlag, ebenfalls mit Original-PDF |
| Fahrzeugdokumente | die am Fahrzeug hängenden Dateien, etwa Scans der Zulassungsbescheinigung |
Die Original-PDFs erzeugt CarsKeeper nicht neu. Sie werden unverändert übernommen, geschützt abgelegt und mit einer Prüfsumme im Protokoll vermerkt. Eine übernommene Rechnung ist von Anfang an abgeschlossen und unveränderlich. Findet ein späterer Abgleich im Altsystem eine geänderte Zeile, wird das protokolliert, die Rechnung bleibt, wie sie ist.
Benutzer, Rollen und Einstellungen legen Sie in CarsKeeper neu an; das dauert mit dem Einrichtungs-Assistenten wenige Schritte. Kunden ohne Rechnung und ohne Kostenvoranschlag, deren letzter Kontakt mehr als zwei Jahre zurückliegt, stehen im Bericht als übersprungen. So startet Ihr Kundenstamm ohne Karteileichen.
Ablauf der Übernahme in fünf Schritten
- Schritt 01:
Export sichten
Sie besorgen den Datenabzug aus dem Altsystem, wir sehen ihn uns an und sagen, welche Datenarten abgedeckt sind. Die Übertragung läuft verschlüsselt; der Abzug enthält Kundendaten und wird wie solche behandelt. - Schritt 02:
Testlauf ohne Schreiben
Derselbe Lauf, nur dass nichts gespeichert wird. Ergebnis ist ein Bericht je Datenart mit angelegt, aktualisiert, übersprungen und fehlgeschlagen, dazu jede Warnung im Klartext, etwa eine Rechnung, deren Kunde im Abzug fehlt. - Schritt 03:
Echter Lauf
Vor dem Schreiben wird die Datenbank gesichert. Jede übernommene Zeile bekommt einen Eintrag im Protokoll mit Herkunft und Prüfsumme. Deshalb lässt sich ein Lauf gefahrlos wiederholen oder auf eine einzelne Datenart einschränken, ohne Dubletten zu erzeugen. - Schritt 04:
Nacharbeit und Suche
Die Suche wird neu aufgebaut, damit sie die übernommenen Kunden, Fahrzeuge und Belege findet. Danach gehen wir gemeinsam die Stichproben durch: ein alter Beleg, ein Fahrzeug mit Historie, ein Reifensatz im Lager. - Schritt 05:
Nachlauf zum Stichtag
Zwischen Testlauf und Umschalttag arbeitet Ihr Betrieb im Altsystem weiter. Für diesen Zeitraum gibt es einen zweiten, kleinen Lauf, der nur die neu hinzugekommenen Datensätze nachzieht.
Dubletten und unvollständige Datensätze aufräumen
Für den Altbestand hat CarsKeeper zwei Werkzeuge. Beide helfen auch später gegen die Dublette vom Tresen.
Fahrzeuge zusammenführen. CarsKeeper listet Fahrzeuge mit demselben Kennzeichen als Dublettengruppe auf. Beim Zusammenführen sehen Sie beide Datensätze nebeneinander und entscheiden Feld für Feld, welcher Wert bleibt: FIN, Kunde, Hersteller, Modell, Kilometerstand, HU-Termin, Notizen. Reifen, Dokumente, Bilder, Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge und der Verlauf hängen sich an das verbleibende Fahrzeug um; das leere Duplikat verschwindet. Freigegeben ist das für Buchhaltung und Administration.
Archivieren. Ein Fahrzeug, das der Betrieb nicht mehr sieht, wird archiviert: Es verschwindet aus den Auswahllisten für Rechnung, Kostenvoranschlag, Auftrag und Reifen, bleibt aber an jedem alten Beleg hängen. Das passt zu einem Altbestand, in dem viele Fahrzeuge längst verkauft sind.
Die Spalte zeigt je Fahrzeug, wie viel noch fehlt. FIN, Erstzulassung, HU-Termin, Motordaten, Farbe, Schlüssel- und Radiocode und rund ein Dutzend weiterer Angaben zählen hinein. Wer die Liste einmal von oben nach unten durcharbeitet, hat einen vollständigeren Fahrzeugbestand als je zuvor.
Die ersten Tage in CarsKeeper
Mit dem Betrieb. Ein neues Konto startet mit einem Einrichtungs-Assistenten in drei Schritten. Erstens Werkstattname und Adresse, damit entstehen Ihr Konto und der 30-Tage-Test. Zweitens die Leistungen und Fahrzeugklassen, die Sie anbieten. Drittens die erste echte Aufgabe: Fahrzeugschein scannen, ersten Kunden anlegen oder direkt aufs Dashboard. Jeder Schritt lässt sich überspringen.
Danach steht auf dem Dashboard die Liste „Erste Schritte“ mit sechs Punkten: Werkstattdaten, erster Kunde, erstes Fahrzeug, erster Auftrag oder Reifensatz, erster Artikel, erste Rechnung. CarsKeeper erkennt an den echten Daten, was erledigt ist. Nach einer Datenübernahme ist deshalb gleich die Hälfte abgehakt, weil Kunden, Fahrzeuge und Rechnungen schon da sind. Ist alles erledigt, verschwindet die Liste.
Das läuft unabhängig von der Datenübernahme. Sie schreiben ab dem ersten Tag Aufträge, während wir den Altbestand noch prüfen. Kommt er später dazu, stehen die alten Rechnungen mit in der Kundenakte.
Umstieg auf CarsKeeper besprechen
Unser Übernahme-Werkzeug hat bereits einen kompletten Altbestand samt Original-PDFs übernommen. Der Testlauf zeigt vorher, was passiert. Mit Zusammenführen und Archivieren räumen Sie den Bestand danach auf.