Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout — sie wird von Software gelesen, nicht von Menschen. ZUGFeRD ist eine Hybridrechnung: ein ganz normales PDF, in das dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML. Beide sind gleichermaßen zulässig.
| XRechnung | ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, es ist ein PDF |
| Typischer Einsatz | Behörden, große Kunden mit Portal | Firmenkunden, gemischte Empfänger |
| Rechtlich zulässig | ja | ja (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL) |
| Bei Konflikt maßgeblich | XML | XML, nicht das sichtbare PDF |
ZUGFeRD ist die freundlichere Variante, weil der Empfänger auch ohne Spezialsoftware etwas sieht. Deshalb ist sie im Mittelstand der Normalfall.
Reicht jedes ZUGFeRD-Profil?
Nein. ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, und die beiden kleinsten — MINIMUM und BASIC-WL — enthalten zu wenige Pflichtangaben und erfüllen EN 16931 für den B2B-Bereich nicht. Wer eine E-Rechnung nach diesen Profilen verschickt, hat rechtlich keine E-Rechnung verschickt. Sie brauchen mindestens das Profil BASIC, üblich ist EN 16931 (Comfort).
Das ist einer der Punkte, an denen billige Rechnungswerkzeuge stillschweigend durchfallen: Sie schreiben „ZUGFeRD“ auf die Verpackung und liefern MINIMUM.
Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen?
Das XML gilt. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Hybridrechnungen der strukturierte Teil führend — früher war es das sichtbare PDF. Praktisch heißt das: Was Ihr Kunde am Bildschirm sieht, ist nicht mehr die maßgebliche Rechnung. Beide Teile müssen deshalb aus derselben Quelle entstehen und dürfen nie getrennt bearbeitet werden.
Genau hier entstehen die teuren Fehler: Jemand öffnet das PDF, korrigiert von Hand einen Betrag und verschickt es. Das XML sagt weiterhin das Alte — und das XML zählt.
Welches Format erzeugt CarsKeeper?
Beide. Beim Abschließen einer Rechnung entsteht der strukturierte Datensatz nach EN 16931 automatisch aus den Auftragsdaten — als XRechnung oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML. Sie wählen kein Format aus, Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer. Nachträgliches Bearbeiten des PDFs ist gar nicht möglich, weil abgeschlossene Rechnungen unveränderlich sind.
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| XRechnung erzeugen | ja, aus dem Rechnungsabschluss |
| ZUGFeRD ≥ 2.0.1 erzeugen | ja, als Hybrid-PDF |
| Untaugliche Profile vermeiden | MINIMUM/BASIC-WL werden nicht verwendet |
| XML und PDF konsistent halten | eine Quelle, ein Abschluss, keine Nachbearbeitung |
| Unveränderbare Aufbewahrung | abgeschlossene Rechnung ist gesperrt, mit Prüfsumme |