XRechnung und ZUGFeRD im direkten Vergleich
XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne sichtbares Layout, die eine Software liest. ZUGFeRD ist eine Hybridrechnung: ein normales PDF, in das dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Der Mensch sieht das PDF, die Buchhaltungssoftware liest das XML. Beide sind gleichermaßen zulässig.
| XRechnung | ZUGFeRD ≥ 2.0.1 | |
|---|---|---|
| Aufbau | reines XML | PDF mit eingebettetem XML |
| Für Menschen lesbar | nur mit Viewer | ja, es ist ein PDF |
| Typischer Einsatz | Behörden, große Kunden mit Portal | Firmenkunden, gemischte Empfänger |
| Rechtlich zulässig | ja | ja (außer Profile MINIMUM und BASIC-WL) |
| Bei Konflikt maßgeblich | XML | XML, nicht das sichtbare PDF |
Bei ZUGFeRD sieht der Empfänger auch ohne Spezialsoftware eine Rechnung. Deshalb ist es im Mittelstand der Normalfall.
ZUGFeRD-Profile und die Norm EN 16931
Nein. ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, und die beiden kleinsten, MINIMUM und BASIC-WL, enthalten zu wenige Pflichtangaben und erfüllen EN 16931 für den B2B-Bereich nicht. Wer eine E-Rechnung nach diesen Profilen verschickt, hat rechtlich keine E-Rechnung verschickt. Sie brauchen mindestens das Profil BASIC, üblich ist EN 16931 (Comfort).
Fragen Sie deshalb bei jedem Rechnungsprogramm nach dem Profil, nicht nur nach dem Wort „ZUGFeRD“. CarsKeeper erzeugt das Profil EN 16931.
Was gilt, wenn PDF und XML unterschiedliche Beträge zeigen?
Das XML gilt. Seit dem 1. Januar 2025 ist bei Hybridrechnungen der strukturierte Teil führend, früher war es das sichtbare PDF. Praktisch heißt das: Was Ihr Kunde am Bildschirm sieht, ist nicht mehr die maßgebliche Rechnung. Beide Teile müssen deshalb aus derselben Quelle entstehen und dürfen nie getrennt bearbeitet werden.
Hier entstehen die teuren Fehler: Jemand öffnet das PDF, korrigiert von Hand einen Betrag und verschickt es. Im XML steht weiterhin der alte Betrag, und der zählt.
Das Format von CarsKeeper: ZUGFeRD/Factur-X
Ausgestellt wird ZUGFeRD/Factur-X nach EN 16931: Beim Abschließen einer Rechnung entsteht der XML-Datensatz aus den Auftragsdaten und wird in das PDF eingebettet. Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer. Abgeschlossene Rechnungen sind unveränderlich, PDF und XML bleiben also deckungsgleich.
Eingehende Rechnungen liest CarsKeeper in beiden Formaten, als XRechnung und als ZUGFeRD. Das ausgestellte ZUGFeRD-Format im Profil EN 16931 verarbeiten auch XRechnung-Empfänger.
| Anforderung | Umsetzung |
|---|---|
| ZUGFeRD/Factur-X ausstellen | ja, als Hybrid-PDF im Profil EN 16931 |
| XRechnung und ZUGFeRD empfangen | ja, beide werden als Daten gelesen |
| Untaugliche Profile vermeiden | CarsKeeper nutzt das Profil EN 16931 |
| XML und PDF konsistent halten | beide entstehen beim Abschließen aus einer Quelle |
| Unveränderbare Aufbewahrung | abgeschlossene Rechnung ist gesperrt, mit Prüfsumme |