Typische Risiken im Schlüsseldienst
Eigentumsnachweis vor dem Nachschlüssel
Ein Nachschlüssel ohne Eigentumsnachweis ist das größte Risiko des Geschäfts. Wird das Fahrzeug später gestohlen, will die Polizei wissen, wer den Schlüssel bestellt hat. Ein Kreuz auf einem Zettel hilft dann wenig.
Fotos auf dem Privathandy
Beim Außeneinsatz fotografiert der Techniker Fahrzeugschein und FIN mit dem eigenen Handy. Die Bilder landen in der Galerie oder in einem Chat. Wenn der Mitarbeiter geht, gehen sie mit.
Doppelte Erfassung im Büro
Kennzeichen, FIN, Modell, Name, Rohling, Anfahrt und Arbeitszeit stehen auf einem Zettel oder in einer Nachricht und werden abends für die Rechnung abgetippt. Ein Tippfehler in der FIN fällt erst beim nächsten Auftrag auf.
Ablauf: vom Fahrzeugschein bis zur Rechnung
Die Bausteine für den Schlüsseldienst sind Fahrzeugakte, Prüfungen mit Fotofeldern, Unterschrift und Rechnung. Alle laufen heute in CarsKeeper.
- Schritt 01:
Fahrzeug per Handykamera anlegen
Am Fahrzeug fotografieren Sie den Fahrzeugschein mit dem Handy. CarsKeeper liest FIN, HSN/TSN, Kennzeichen, Erstzulassung, Marke und Farbe aus und markiert unsichere Felder. Übernommen wird erst nach Ihrer Bestätigung. Das Auslesen läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland, die Fahrzeugdaten bleiben bei uns.
- Schritt 02:
Pflichtprüfung „Eigentum geprüft“
Sie legen einmal eine eigene Prüfung an, mit Ja/Nein-Feldern, einer Auswahl und Fotofeldern. Als Pflicht markiert und im Workflow-Designer an den Status „in Arbeit“ gehängt, startet der Auftrag erst, wenn die Prüfung erledigt ist. CarsKeeper nennt, was offen ist, und das Änderungsprotokoll hält fest, wer sie wann abgehakt hat.
- Schritt 03:
Unterschrift des Auftraggebers
Der Auftraggeber unterschreibt den Auftrag auf dem Tablet, mit Ihren AGB und den Einwilligungen. Ist er woanders, geht ein zeitlich begrenzter Unterschriftslink mit Widerrufsbelehrung per E-Mail an ihn.
Am Auftrag: Unterschrift in der Werkstatt auf dem Tablet oder als Link per E-Mail, dazu die Datenschutz-Prüfung des Kunden.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 04:
Rechnung am Einsatzort
Aus dem Auftrag wird mit einem Klick die Rechnung. Sie geht als PDF mit Ihrem Logo per E-Mail raus, mit GiroCode für die Überweisung per Banking-App. Überweist der Kunde, ordnet die optionale Bankanbindung die Zahlung nachts der Rechnung zu.
- Schritt 05:
Datenschutz für Ausweis- und Fahrzeugfotos
Fotos von Ausweis und Fahrzeugschein sind personenbezogene Daten. Sie liegen am Auftrag, gehostet in Deutschland. Fragt ein Kunde nach seinen Daten oder verlangt die Löschung, bearbeiten Sie das über die DSGVO-Werkzeuge nach Art. 15 bis 21 mit PDF-Bestätigung.
Checkliste für die Eigentumsprüfung
Eine Prüfung in CarsKeeper kann Zahlen, Text, eine Auswahl, Datum, Ja/Nein, Fotos und Dateien enthalten. Für einen Schlüsseldienst hat sich dieser Aufbau bewährt. Passen Sie ihn an Ihre Abläufe an:
- Fahrzeugschein (Teil I) im Original vorgelegt: Ja/Nein, dazu ein Foto
- Auftraggeber ist: Auswahl Halter, Bevollmächtigter oder Firma
- Name im Ausweis stimmt mit dem Halter oder der Vollmacht überein: Ja/Nein
- Foto des Ausweises: nur mit Zustimmung des Inhabers, Angaben, die Sie nicht brauchen, geschwärzt
- FIN am Fahrzeug mit dem Fahrzeugschein abgeglichen: Ja/Nein, dazu ein Foto der FIN
Wichtige Funktionen für Schlüsseldienste
Checklisten und Prüfpunkte
Eigene Prüfungen mit Foto- und Ja/Nein-Feldern, Pflichtpunkte, die einen Statuswechsel sperren.
Mehr dazu →Fahrzeugschein scannen
Per Upload oder Handykamera, ausgelesen auf eigenen Servern in Deutschland, unsichere Felder markiert.
Mehr dazu →Rechnung aus dem Auftrag
Ein Klick vom Auftrag zur Rechnung, PDF per E-Mail, GiroCode, festgeschrieben und unveränderlich.
Mehr dazu →Datenschutz im Betrieb
Auskunft und Löschung mit PDF-Bestätigung, Einwilligungen, Verarbeitungsverzeichnis, AVV in der App.
Mehr dazu →Kundenverwaltung
Privat- und Firmenkunden, Fahrzeuge je Kunde, Historie und Zahlungsverhalten.
Mehr dazu →Sicherheit und Zugriff
Anmeldung mit Passkey oder Authenticator-App, drei Rollen, 2FA-Pflicht für alle einstellbar.
Mehr dazu →Außerdem inklusive
- E-Rechnung: im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931), in jedem Rechnungs-PDF eingebettet
- Mahnwesen: 4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr und Text
- DATEV-Export: Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbilder, jeder Beleg genau einmal
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Kennzahlen aus den gebuchten Belegen, Übermittlung an ELSTER über das Zertifikat von CarsKeeper
- Eingangsrechnungen und Kassenbuch: Beleg per Foto, GoBD-konform festgeschrieben
- Steuerberater-Zugang: nur lesend, ohne zusätzlichen Nutzerplatz
- Hosting in Deutschland: Anmeldung mit Passkey oder Authenticator-App, unveränderliches Änderungsprotokoll
Optional gegen Aufpreis
- Bankanbindung mit Kontoabgleich: Umsätze werden nachts gelesen und eindeutigen Rechnungen centgenau zugeordnet. 7,90 € pro Betrieb und Monat.
Preisbeispiel: 2 Nutzer, Außendienst und Büro
15 € pro Nutzer und Monat bei 12 Monaten Laufzeit, 19 € monatlich kündbar, netto, ab 2 Nutzern. Zwei Plätze, beide mit allen Funktionen. Der Techniker arbeitet am Handy, das Büro am PC.
- 2 Nutzer × 15 € bei 12 Monaten Laufzeit
- 30 € pro Monat
- monatlich kündbar: 2 × 19 €
- 38 € pro Monat
- Alle Werkstatt- und Buchhaltungsfunktionen
- im Nutzerpreis enthalten
- Steuerberater-Zugang
- ohne zusätzlichen Nutzerplatz
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Kommt ein zweiter Techniker dazu, kostet sein Platz ebenfalls ab 15 € im Monat. Der Zugang Ihres Steuerberaters ist inklusive.
Auf der Roadmap
- Kassensystem mit TSE
- Online-Terminbuchung für Ihre Kunden