- Aufpreis für Professional
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- Raster auf der Plantafel
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- sucht Termin finden voraus
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- Schritte in der Live-Tour
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Zwei Planungsmodi: Basic und Professional
Jede Werkstatt startet in Basic. Ein Auftrag ist dort ein Termin: Beginn, geschätzte Dauer, Mechaniker. Wer nach Personen, Bühnen und Stunden plant, schaltet Professional ein. Das darf ein Administrator jederzeit tun, und zurück geht es genauso. Beim Umschalten wird nichts gelöscht, es werden nur Ansichten ein- oder ausgeblendet.
| Basic | Professional | |
|---|---|---|
| Ein Auftrag ist | ein Termin: Beginn, Dauer, Mechaniker | eine Abgabe plus Arbeitsblöcke je Person und Arbeitsplatz |
| „Aufträge“ öffnet | das Status-Board | den Überblick |
| Kalender | Termine, Montag bis Samstag | Abgabe und Arbeit, Kapazität je Tag |
| Plantafel, Termin finden, Mein Tag | nein | ja |
| Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Öffnungszeiten | nein | ja |
| Preis | im Nutzerpreis enthalten | im Nutzerpreis enthalten, ohne Aufpreis |
Status-Board mit Spalten je Status und Zeilen je Bühne
In beiden Modi zeigt das Status-Board jeden offenen Auftrag als Karte. Die Spalten sind die Status von Gebucht bis Abholbereit, die Zeilen Ihre Arbeitsplätze. Eine Karte nach rechts ziehen bringt den Auftrag weiter, nach unten ziehen setzt ihn auf eine andere Bühne. Welche Angaben auf der Karte stehen, legen Sie fest: bis zu 8 Felder, vom Kennzeichen bis zum Mechaniker.
Plantafel: Aufträge auf Mechaniker und Arbeitsplätze verteilen
Die Plantafel ist das Brett des Meisters. Jeder Mechaniker hat eine Zeile, darunter liegt ein Streifen mit den Arbeitsplätzen. Ein Knopf dreht die Tafel um, dann sind die Arbeitsplätze die Zeilen. Links warten die Autos, die heute abgegeben werden und noch niemandem zugeteilt sind, und die Aufträge ohne Termin.
- Pausen, geschlossene Zeiten und Abwesenheiten sind schraffiert. Eine Lücke um zwölf liest sich so als Pause und nicht als freie Zeit.
- Eine rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit. Rechts steht je Zeile die Auslastung, geplante gegen planbare Stunden, rot sobald es zu viel ist.
- Ein gezogener Block rastet auf 15 Minuten ein. Die Tafel wählt den ersten passenden freien Arbeitsplatz: Braucht der Auftrag einen Achsmessstand, bekommt er einen, und ein Ölwechsel blockiert ihn nicht.
- Ein Block auf der Zeile eines anderen Mechanikers übergibt den ganzen Auftrag an ihn. Jeder Auftrag hat einen verantwortlichen Mechaniker.
- Hat die Annahme Blöcke vorgemerkt, bestätigt „Vorschläge übernehmen (n)“ alle auf einmal.
- Ein Auftrag, der auf Teile wartet, behält seinen Arbeitsplatz. Wird das Auto weggefahren, gibt „Fahrzeug abgestellt“ die Bühne wieder frei.
- Läuft eine Arbeit länger als geplant, wächst ihr Block bis zur aktuellen Uhrzeit und zeigt die Minuten, zum Beispiel +25′. Die späteren Blöcke der Zeile bekommen einen gelben Rand.
- Die Tafel funktioniert mit Maus und mit dem Finger auf dem Tablet. Ein Klick auf eine freie Stelle legt dort einen neuen Auftrag an.
Konflikte auf der Plantafel erkennen
Ein Block mit einem Problem bekommt einen roten Rand. Fünf Fälle erkennt die Tafel:
- eine Person oder ein Arbeitsplatz ist zur selben Zeit doppelt belegt,
- die Arbeit läuft über die Arbeitszeit des Mechanikers hinaus,
- der Mechaniker ist an dem Tag abwesend,
- der Arbeitsplatz passt nicht zur Arbeit, etwa eine Achsvermessung auf der Scherenbühne,
- die Arbeit beginnt, bevor das Auto überhaupt abgegeben ist.
Fährt man mit der Maus über den Block, sagt ein Tooltip in einem Satz, was los ist und mit welchem anderen Auftrag. Der rote Zähler über der Tafel ist ein Schalter: Er blendet alles andere grau aus, bis nur noch die Konflikte übrig sind. Die Entscheidung trifft der Meister: Einen Auftrag dazwischenzuschieben ist manchmal genau richtig.
Terminarten: Fahrzeug wird abgegeben oder Kunde wartet
Jeder Termin hat eine Terminart: „Fahrzeug wird abgegeben“, dann kann die Arbeit irgendwann vor der Abholung liegen, oder „Kunde wartet“, dann muss sie bei seiner Ankunft beginnen. Auf der Tafel führt eine gestrichelte Linie von der Abgabe zum ersten Block, zum Beispiel „Abgabe 07:15 · wartet 1 h 45 min“. Ist das Auto angenommen, beginnt die Linie bei der tatsächlichen Ankunft.
Kalender mit Kapazität und Termin finden
Der Kalender zeigt Tag, Woche und Monat. In Professional steht über jedem Tag ein Kapazitätskopf mit drei Balken: Mechaniker, Arbeitsplätze und Annahme. Ein Hinweis nennt den Engpass, etwa „Überbucht · Engpass Annahme“. Wer einen Auftrag auf einen vollen Tag zieht, bekommt vorher eine Warnung und den nächsten freien Termin angeboten.
Termin finden beantwortet die Frage „Wann kann ich das Auto bringen?“, bevor es einen Kunden oder Auftrag gibt. Sie geben die Dauer ein, die Terminart, den benötigten Arbeitsplatztyp und die Wochentage, an denen der Kunde kann. CarsKeeper sucht bis zu 12 Wochen voraus und zeigt:
- eine Tagesampel für 10 Tage mit den freien Stunden, dazu eine Monatsansicht,
- ein Raster je Mechaniker und Arbeitsplatz mit ihren Aufträgen, Pausen und Abwesenheiten,
- bis zu 3 Vorschläge, an denen Mechaniker und passender Arbeitsplatz beide frei sind.
„Übernehmen“ öffnet den neuen Auftrag mit Termin, Abholung, Terminart, Mechaniker und Arbeitsplatz. Sie wählen nur noch Kunde und Fahrzeug. Dieselbe Suche steckt auch im Auftragsformular und rechnet dort mit der Summe der Aufgaben.
Überblick und Mein Tag: die Tagesansichten der Werkstatt
In Professional öffnet „Aufträge“ den Überblick. Sechs Kacheln zählen die Aufträge des Tages: gebucht, fertig, in Arbeit, wartet auf Teile, nicht in Arbeit, storniert. Darunter steht „Was heute zu tun ist“, nur mit den Dingen, die eine Entscheidung brauchen: ein überbuchter Tag, ein Auto auf niemandes Zeile, eine verpasste Abholung. Jede Zeile hat den passenden Knopf, zum Beispiel „Tag verteilen“. Ganz unten zeigt die Woche, welcher Tag noch Luft hat.
Mein Tag ist die Liste des Mechanikers, auf dem Tablet oder dem Handy. Seine Aufträge stehen in der Reihenfolge, die der Meister auf der Plantafel festgelegt hat. Der aktuelle Auftrag zeigt Kundenwunsch, Arbeitsplatz, Aufgaben zum Abhaken und die Laufzeit. Große Knöpfe schalten den Status weiter, zum Beispiel „Warte auf Teile“ oder „Zur Endkontrolle“. „Foto“ legt ein Bild direkt am Auftrag ab, „Befund / Mehrarbeit“ schickt eine Notiz an die Annahme, die beim Kunden die Freigabe einholt. Plant der Meister um, aktualisiert sich die Liste innerhalb einer Minute von selbst.
Planungseinstellungen: Öffnungszeiten, Annahme und Team
Unter Werkstattplanung legen Sie fest, womit die Planung rechnet. Die Plantafel und Termin finden halten sich daran.
| Einstellung | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Öffnungs- und Abgabezeiten je Wochentag | wann offen ist und wann Kunden ihr Auto bringen können |
| Maximale Abgaben pro 30 Minuten | wie viele Autos die Annahme in einer halben Stunde schafft |
| Feiertage nach Bundesland | an Feiertagen wird niemand eingeplant, der Kalender nennt den Tag |
| Schließzeiten | Betriebsurlaub und Brückentage mit Von, Bis und Name |
| Arbeitszeit je Person | eigene Zeiten je Wochentag und ein produktiver Anteil, weil der Meister nicht den ganzen Tag am Auto steht |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit, Schulung, auch halbe Tage; die Planung zieht sie ab |
| Arbeitsplätze mit Typ | 2-Säulen-Bühne, Achsvermessung, Grube, Reifenplatz; Aufgaben können einen Typ verlangen |
Ein Schalter je Person entscheidet, ob sie Aufträge annimmt. So steht das Büro nicht in der Auswahl der Mechaniker.
Live-Tour „Zeig’s mir in Echtzeit“ mit Ihren eigenen Daten
Wer Professional ausprobieren will, startet die Live-Tour direkt aus dem Hinweis im Status-Board. Sie hat 44 Schritte in 10 Kapiteln, vom Überblick über Plantafel, Kalender und Termin finden bis zu Team, Abwesenheiten und Arbeitsplätzen. Bei den Mitmach-Schritten wartet die Tour, bis Sie die Aktion selbst ausgeführt haben, etwa die Konflikte hervorheben oder einen Wochentag abwählen. Ihre Planung verändert sie nie. Wo die Vorführung eine Änderung wäre, erklärt sie nur, wie es geht.
Als Nächstes geplant für die Werkstattplanung
Online-Terminbuchung für Ihre Endkunden, Arbeitswerte und Wartungspläne der Hersteller sowie eine Ersatzwagen- und Hol-und-Bring-Verwaltung. Die Dauer einer Arbeit kommt heute aus Ihrem eigenen Aufgabenkatalog.
Wie ein Auftrag vom Anruf bis zur Rechnung durch die Status läuft, steht unter Digitaler Auftragsdurchlauf. Welche Prüfpunkte vor einem Statuswechsel erledigt sein müssen, regeln Sie mit Checklisten und Prüfpunkten.