Aufträge: Status-Board, Kalender und Kundenunterschrift
Jeder Auftrag hat einen Status, einen verantwortlichen Mechaniker und eine Spur auf dem Status-Board. Jeder Statuswechsel wird protokolliert.
Status-Board
Eine Spalte je Status, eine Bahn je Hebebühne oder Arbeitsplatz. Karten ziehen Sie auf den nächsten Status oder auf eine andere Bühne. Bis zu 8 Felder pro Karte sind frei wählbar.
Fester Statusablauf
Gebucht, angenommen, in Arbeit, wartet auf Teile, in Prüfung, abholbereit, abgeschlossen oder storniert. Jede Änderung steht mit Zeit und Person in der Historie.
Kalender
Tag, Woche und Monat. Termine per Ziehen verschieben, ein Klick auf eine freie Zeit legt dort einen Auftrag an.
Direktannahme für Laufkundschaft
Kunde, Fahrzeug und Auftrag in einem Dialog. Der Auftrag steht danach gleich auf „angenommen“.
Vorlagen und Kategorien
Wiederkehrende Arbeiten als Auftragsvorlage mit Titel, Aufgaben und Prüfpunkten.
Warnung bei Doppelbuchung
Hat dasselbe Fahrzeug am selben Tag schon einen Auftrag, fragt CarsKeeper vor dem Speichern nach.
Überfällige Aufträge
Nicht erschienene Kunden und verpasste Abholungen werden markiert.
Verantwortlicher Mechaniker
Ein Mechaniker je Auftrag. Er wird benachrichtigt, sobald ihm ein Auftrag zugewiesen wird.
Rechnung aus dem Auftrag
Ein Klick erzeugt den Rechnungsentwurf mit dem Material aus den erledigten Prüfpunkten.
Kundenunterschrift auf dem Auftrag
Am Tablet oder am gekoppelten Unterschriftengerät mit AGB- und Einwilligungsschritt, oder per Link in einer E-Mail, der abläuft und die Widerrufsbelehrung enthält.
Mehr dazu: Digitaler Auftragsdurchlauf → · Werkstattplanung → · Kostenvoranschlag →
Plantafel und Kapazitätsplanung im Professional-Modus
Jede Werkstatt startet im Basic-Modus: ein Termin je Auftrag, direkt auf dem Status-Board. Der Professional-Modus plant nach Mechaniker, Arbeitsplatz und Stunden. Er ist im Nutzerpreis enthalten. Beim Zurückschalten bleiben alle Daten erhalten.
Überblick
6 Kacheln zum Tag, eine Liste „Was heute zu tun ist“ mit Knopf zum Beheben und die Auslastung der Woche als Balken.
Plantafel
Eine Zeile je Mechaniker plus ein Streifen für die Arbeitsplätze, oder umgedreht mit einer Zeile je Arbeitsplatz. Pausen, geschlossene Zeiten und Abwesenheiten sind schraffiert, eine rote Linie zeigt „jetzt“, rechts steht die Auslastung je Zeile.
Verteilen per Ziehen
Blöcke rasten auf 15 Minuten ein, CarsKeeper wählt den ersten passenden freien Arbeitsplatz. Einen Block auf einen anderen Mechaniker ziehen übergibt den ganzen Auftrag. „Vorschläge übernehmen“ bestätigt alle Vorschläge der Annahme auf einmal.
Konflikte rot markiert
Rote Umrandung bei doppelt belegter Person oder Bühne, Arbeit außerhalb der Arbeitszeit, abwesendem Mechaniker, falschem Arbeitsplatztyp oder Arbeit vor Ankunft des Fahrzeugs. Ein Satz im Tooltip erklärt jeden Konflikt.
Abgabe und Arbeit getrennt
Terminart „Fahrzeug wird abgegeben“ oder „Kunde wartet“. Eine gestrichelte Linie zeigt, wie lange das Auto bis zum Arbeitsbeginn steht.
Überzug und Teilewarten
Ein Auftrag, der wartet, behält seinen Arbeitsplatz. Ein überzogener Block wächst bis „jetzt“ und schiebt die folgenden sichtbar nach hinten.
Kapazität im Kalender
Über jedem Tag Balken für Mechaniker, Arbeitsplätze und Annahme, dazu ein Hinweis, wo der Engpass liegt.
Termin finden
Dauer, Arbeitsplatztyp, Terminart und Wochentage eingeben: CarsKeeper sucht bis zu 12 Wochen voraus, zeigt eine 10-Tage-Ampel und bis zu 3 Vorschläge. „Diesen Termin nehmen“ füllt den Auftrag vor, auch bevor er angelegt ist.
Mein Tag
Die Liste des Mechanikers auf Tablet oder Handy: große Statusknöpfe, Aufgaben abhaken, Foto, und „Befund / Mehrarbeit“ geht direkt an die Annahme.
Öffnungs- und Annahmezeiten
Öffnungszeiten und Abgabefenster je Wochentag, eine Obergrenze für Abgaben pro 30 Minuten, Feiertage nach Bundesland und Betriebsurlaub.
Arbeitszeiten und Abwesenheiten
Arbeitszeit, produktiver Anteil und Abwesenheiten je Person, auch halbe Tage.
Live-Tour „Zeig's mir in Echtzeit“
44 Schritte in 10 Kapiteln an Ihren echten Daten. Die Tour wartet, bis Sie den Schritt selbst gemacht haben, und ändert nie etwas an Ihrer Planung.
Arbeitsplatzkatalog
Arbeitsplätze mit Typ, etwa 2-Säulen-Bühne, Achsvermessung, Grube oder Reifenplatz. Aufgaben können einen Typ verlangen.
Mehr dazu: Werkstattplanung und Plantafel →
Schadensdokumentation bei der Annahme
Direkt am Auftrag über „Schäden dokumentieren“: Stelle am Fahrzeugbild antippen, Schaden beschreiben, Fotos anhängen. Gespeichert wird automatisch.
10 Fahrzeugsilhouetten
Kleinwagen, Limousine, Kombi, Transporter, Wohnmobil, Wohnwagen, Bus, Lkw, Anhänger und Motorrad. Die Wahl merkt sich CarsKeeper je Fahrzeug.
5 Ansichten
Oben, vorne, hinten, links und rechts. Ein Tipp auf die Stelle setzt den Marker.
8 Schadensarten, 3 Schweregrade
Kratzer, Delle, Lackschaden, Rost, Riss, Bruch, Steinschlag und Sonstiges, jeweils leicht, mittel oder schwer.
Beschreibung und Fotos
Bis zu 2000 Zeichen je Schaden, per Diktat möglich, und bis zu 10 Fotos pro Marker.
Eingebauter Prüfpunkt
„Als erledigt markieren“ oder „Ohne Schäden abschließen“ hakt den Prüfpunkt „Schäden dokumentiert“ ab.
Verlauf
Wer wann was gespeichert hat, bleibt am Auftrag nachvollziehbar.
Mehr dazu: Schadensdokumentation im Detail →
Prüfpunkte und Checklisten am Auftrag
Prüfpunkte halten fest, was am Fahrzeug gemessen und erledigt wurde. Pflichtpunkte und der Workflow-Designer geben den nächsten Status erst frei, wenn sie erledigt sind.
8 Feldtypen
Zahl mit Einheit, Text, Auswahl, Datum, Ja/Nein, Foto, Datei und Verweis. Vorlagen für Kilometerstand, Liter und Menge.
Material abrechnen
Ein Prüfpunkt kann Material mitbringen, das als Rechnungsposition erscheint, etwa 8,5 Liter Motoröl.
Zurückschreiben in die Stammdaten
Kilometerstand, HU-Datum, Reifensaison, Lagerplatz sowie Fahrzeugdokumente und -bilder landen direkt am Fahrzeug.
8 installierbare Vorlagen
Kleine und große Inspektion, Ölwechsel, Reifenwechsel, HU-Vorbereitung, Klimaservice, Bremsen und Fahrzeugannahme.
3 eingebaute Prüfpunkte
Auftrag unterschrieben, Schäden dokumentiert und DSGVO-Angaben geprüft.
Pflichtpunkte und Workflow-Designer
Prüfpunkte an einen Status hängen oder als Voraussetzung für einen Schritt festlegen. Ist ein Pflichtpunkt offen, nennt der Auftrag ihn beim Namen und bietet „jetzt hinzufügen“ mit einem Klick an.
Aufgaben mit eigener Checkliste
Eine Aufgabe aus dem Katalog bringt ihre Prüfpunkte gleich mit auf den Auftrag.
Mehr dazu: Checklisten und Prüfpunkte im Detail →
Reifenlager mit Ein- und Auslagerungsprotokoll
Vor der Umrüstsaison zählt, dass jeder Satz auffindbar ist und sein Zustand bei der Übergabe feststeht. CarsKeeper führt das Lager, die Protokolle und eine Verwahrungshistorie, in der jede Bewegung dauerhaft erhalten bleibt.
Reifenlager
Sätze je Fahrzeug oder Kunde mit den Status montiert, eingelagert und ausgelagert, dazu ein Filter nach Reifenalter.
Lagerplätze
Vorschlag für den nächsten freien Platz. Die globale Suche beantwortet „Wo sind die Reifen?“.
Einlagern in einem Fenster
Rund 8 Felder. Die Größenauswahl beschränkt sich auf das, was die Fahrzeugpapiere erlauben.
Einlagerungs- und Auslagerungsprotokoll
Nummern wie EL-26-0001 und AL-26-0001, je Rad (VL, VR, HL, HR) mit Profiltiefe von 0 bis 30 mm auf 0,1 mm, Zustand, mehreren Fotos, DOT und Lagerplatz. Auch einzelne Räder lassen sich übergeben.
Unterschrift vor Ort
Der Kunde unterschreibt am Tablet oder am Unterschriftengerät. Das PDF im Layout Ihrer Rechnungen wird beim Ausstellen eingefroren, die Bedingungen sind je Protokoll versioniert.
Auslagerung mit Lagerdauer
Das Auslagerungsprotokoll hält fest, wie lange der Satz eingelagert war, und hat ein Feld „Schäden bei Rückgabe“.
Verwahrungshistorie
Jede Bewegung wird dauerhaft angehängt. Ein Satz mit Historie bleibt als Nachweis erhalten.
Warnung bei Profiltiefe
Orange ab 3 mm bei Sommerreifen und ab 4 mm bei Winter- und Ganzjahresreifen, rot ab 1,6 mm. Die Warnung steht in der Reifenliste, am Fahrzeug, im Dashboard-Widget „Reifen zum Tauschen“ und im Auftragsformular.
Mehr dazu: Reifeneinlagerung im Detail →
Kundenakte und Fahrzeugakte mit Statistik
Kundenakte und Fahrzeugakte hängen zusammen. Was auf Rechnung, Auftrag oder Prüfpunkt erfasst wird, landet am richtigen Datensatz.
Kundenakte
Privat- und Geschäftskunden mit USt-IdNr., Zu-Händen-Zeile und Kundengruppen.
Kundenstatistik
Umsatz, offener Saldo, Besuche, versäumte Termine und Zahlungsverhalten.
Fahrzeugakte
FIN, HSN/TSN, KBA-Katalog, freie Typbezeichnung für Importe und Oldtimer, Ansprechpartner, Dokumente, Bilder und eine Zeitleiste der Historie.
HU-Fälligkeit
Nach § 29 StVZO je Fahrzeugart abgeleitet, in der App angezeigt und filterbar.
Fahrzeugstatistik
Gesamtausgaben, Besuche, Kilometer pro Jahr und die am häufigsten getauschten Teile.
Kilometerstand aus der Rechnung
Der Kilometerstand auf der Rechnung wird ans Fahrzeug geschrieben.
Fahrzeugschein-Scan
Per Upload oder Handy- und Tablet-Kamera. Gelesen werden FIN, HSN, TSN, Kennzeichen, Erstzulassung, kW, Hubraum, Reifengrößen, Klasse, Marke und Farbe. Unsichere Felder werden markiert, „Alle übernehmen“ füllt den Rest. Die Erkennung läuft auf unseren eigenen Servern in Deutschland.
Suche und Befehlspalette
Globale Suche und Befehlspalette mit Strg+K, dazu eine Merkliste und die Benachrichtigungsglocke.
Mehr dazu: Kundenverwaltung → · Fahrzeugschein scannen → · HU-Termine →
Rechnungen, Kostenvoranschläge, Mahnungen und Versand
Rechnungen sind Entwürfe, bis Sie sie festschreiben. Danach sind sie unveränderlich, und jede Korrektur ist ein eigenes Dokument mit eigener Nummer.
Rechnungen
6 PDF-Layouts, Inhaltsvorlagen und Positionen per Artikelnummer. GiroCode auf dem PDF, damit der Kunde per Banking-App zahlt.
Besondere Steuerfälle
Differenzbesteuerung nach § 25a, Kleinunternehmer nach § 19 und Gutschrift nach § 14 Abs. 2 UStG.
E-Rechnung
E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931), in jedem Rechnungs-PDF eingebettet. Die Zahlen im XML und im PDF stammen aus derselben Berechnung.
Stornorechnung
Hebt eine Rechnung vollständig auf und ergibt mit ihr zusammen genau 0,00 €.
Rechnungskorrektur nach § 17 UStG
Teilgutschrift als eigenes, nummeriertes Dokument, vorbefüllt mit den negierten Positionen und gegen zu hohe Gutschriften gesichert. Sie wird mit einer offenen Rechnung verrechnet oder als Erstattung ausgewiesen.
Kostenvoranschlag
Festschreiben, ablehnen, in einen Auftrag umwandeln und zu den angebotenen Preisen abrechnen.
Mahnwesen
4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr in € oder %, eigenem Text und automatischer Ausstellung.
Wiederkehrende Leistungen
Zum Beispiel die Einlagerungsgebühr: CarsKeeper legt Rechnungsentwürfe an und schreibt sie auf Wunsch fest und verschickt sie.
Artikel
Artikel mit Varianten, Bündeln und Lieferantenpreisen.
Versand per E-Mail
E-Mails in Ihrem Erscheinungsbild mit dem PDF im Anhang, automatischer Versand je Dokumentart.
Briefversand per Post
CarsKeeper druckt und verschickt den Brief für Sie, auf Wunsch als Einwurf-Einschreiben, mit Zeitleiste und Sendungsverfolgung. Ab 0,99 € je Brief (1 Seite, farbig), längere Briefe nach Seitenzahl, Einschreiben +3,63 € je Brief. Unzustellbare Briefe werden nicht berechnet.
Terminerinnerung
E-Mail 24 oder 48 Stunden vor dem Termin, mit Ihrem eigenen Text.
WhatsApp „abholbereit“
Nur mit Einwilligung des Kunden. Der Zustellstatus steht auf der Karte im Status-Board.
Mehr dazu: Kfz-Rechnungsprogramm → · E-Rechnung → · Kostenvoranschlag → · Mahnwesen → · Wiederkehrende Rechnungen → · Terminerinnerung → · WhatsApp-Benachrichtigung →
Buchhaltung, Umsatzsteuer und DATEV-Export
Von der Rechnung über den Zahlungseingang bis zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und zum DATEV-Export für Ihren Steuerberater.
Buchhaltungsübersicht
Offene Forderungen und Verbindlichkeiten, Fälligkeiten und was heute zu erledigen ist.
Eingangsrechnungen
Per Upload oder Foto. XRechnung und ZUGFeRD werden als Daten gelesen. Nach dem Verbuchen GoBD-gerecht eingefroren, Originale mit Prüfsumme aufbewahrt, Skonto berücksichtigt.
Kreditoren und Kontenrahmen
Kreditoren, Kostenarten und SKR03 oder SKR04 mit Kontenzuordnung.
Bankanbindung mit Zahlungsabgleich
Optional für 7,90 € pro Betrieb und Monat. Lesender Zugriff auf Ihr Konto, nächtlich abgeglichen. Automatisch zugeordnet wird nur bei einem eindeutigen, centgenauen Treffer, sonst macht CarsKeeper einen Vorschlag. Teilzahlungen werden unterstützt, Zahler werden gelernt, und der GiroCode der Rechnung wird erkannt.
GoBD-Kassenbuch
Barzahlungen werden automatisch eingetragen, Korrektur per Storno statt Löschen, mit Kassensturz und Periodensperre.
Umsatzsteuer-Voranmeldung
Kennzahlen 81, 86, 35/36, 66 und 83. Unklare Belege werden als Hinderungsgrund aufgelistet. CSV für Ihren Steuerberater und die Frist mit Dauerfristverlängerung.
Übermittlung per ELSTER
„Mit ELSTER prüfen“ und „Übermitteln“ direkt aus CarsKeeper, über das ELSTER-Zertifikat von CarsKeeper. Das Übertragungsprotokoll wird aufbewahrt, und eine Sperre verhindert die doppelte Abgabe.
DATEV-Export
Buchungsstapel, Debitoren- und Kreditorenstammdaten und Belegbilder. Mit Vorschau, Lückenliste und optionaler Festschreibung, jeder Beleg wird nur einmal exportiert.
Steuerberater-Zugang
Ihr Steuerberater bekommt ein eigenes Konto und belegt keinen Nutzerplatz. Sie geben ihm einen einmaligen Code, 72 Stunden gültig. Der Zugang umfasst Buchhaltung, Rechnungen, Mahnungen, Voranmeldung und DATEV, nur lesend. Sofort widerrufbar, alle Admins werden per E-Mail informiert, Ihre 2FA-Pflicht gilt auch für den Steuerberater.
Mehr dazu: Buchhaltung → · Eingangsrechnungen → · Bankanbindung → · Kassenbuch → · Umsatzsteuer-Voranmeldung → · DATEV-Export → · Steuerberater-Zugang →
Datenschutz nach DSGVO am Tresen und per E-Mail
Die DSGVO-Pflichten einer Werkstatt sind in die täglichen Abläufe eingebaut.
Datenprüfung durch den Kunden
Am Tresen, am Tablet oder per E-Mail, mit getrennten Einwilligungen für WhatsApp, Werbung, Servicenachrichten und Speicherung. Prüfintervall zwischen 6 und 36 Monaten.
Betroffenenrechte
Anfragen nach Art. 15 bis 21 DSGVO mit PDF-Bestätigung und maschinenlesbarem Export.
Verzeichnis und AVV
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten mit Beispielen, Auftragsverarbeitungsvertrag in der App unterschreiben, kompletter Datenexport als ZIP.
Mehr dazu: Datenschutz und Betroffenenrechte →
Sicherheit und Team
Anmeldung, Rollen und ein Änderungsprotokoll, das zeigt, wer welches Feld wann geändert hat.
Anmeldung mit zweitem Faktor
Authenticator-App, Passkey oder Wiederherstellungscodes. Der Admin kann den zweiten Faktor für alle vorschreiben.
Passwortprüfung
Passwörter werden gegen bekannte Datenlecks geprüft.
Änderungsprotokoll
Unveränderlich, mit Änderungen auf Feldebene und CSV-Export.
Hosting in Deutschland
Die Anwendung läuft auf Servern in Deutschland.
Rollen je Werkstatt
Mitarbeiter, Buchhaltung und Admin, jeweils pro Werkstatt. Ein Login für mehrere Werkstätten.
Einladungen
14 Tage gültig, die Kosten für den zusätzlichen Platz stehen vor dem Absenden da. Ein Schalter „Nimmt Aufträge an“ je Person hält das Büro aus der Mechanikerauswahl.
Mehr dazu: Sicherheit und Zugriff →
Einrichtung, Datenübernahme und Dashboard
Ein Assistent führt durch die Einrichtung, das Handbuch steckt in der App. Einrichtung und Datenübernahme kosten bei 12 Monaten Laufzeit 0 €.
Einrichtungsassistent
3 Schritte, danach eine Checkliste „Erste Schritte“ bis zur ersten Rechnung.
Handbuch und Neuigkeiten
Das Handbuch steckt in der App, die Versionshinweise zeigen, was neu ist.
Demo-Umgebung
Zum Ausprobieren mit Beispieldaten.
Datenübernahme
Übernahme aus ATB durch uns. Für andere Altsysteme sehen wir uns Ihren Export an und sagen Ihnen vorher, was übernommen wird. Bei 12 Monaten Laufzeit kostet die Übernahme 0 €.
Dashboard
Widgets per Ziehen anordnen, für jeden Nutzer eigen.
Mehr dazu: Umstieg und Datenübernahme → · Dashboard und Kennzahlen →
Optionale Hardware: Tablet und Unterschriftenterminal
CarsKeeper läuft im Browser auf PC, Mac, Tablet und Handy. Zusätzliche Geräte sind optional.
Werkstatt-Tablet
Für Mein Tag, Fotos und Schadensdokumentation direkt am Fahrzeug.
Unterschriftenterminal
Am Tresen für die Unterschrift unter Auftrag und Reifenprotokoll.
Mehr dazu: Werkstatt-Hardware →
Auf der Roadmap
Daran arbeiten wir als Nächstes:
- Jahresabschluss mit Bilanz und GuV
- Kassensystem mit TSE
- Online-Terminbuchung für Endkunden
- CarsKeeper-App für Ihre Endkunden
- Teilekatalog und TecDoc-Anbindung
- Anbindung an DAT, Audatex und GT Motive
- Arbeitswerte und Wartungspläne der Hersteller
- Schadensbericht als PDF mit Kundenunterschrift