Alles, was die Werkstatt wirklich braucht.
Von der Kundenakte bis zur Bilanz — ein durchgängiger Werkzeugkasten für den Werkstatt-Alltag.
Eine Plattform. Der gesamte Werkstatt-Alltag.
Jede Akte. Jede Historie. Ein Klick.
Alle Stammdaten zu Kunde und Fahrzeug an einem Ort — von der HU bis zum letzten Ölwechsel. Volltextsuche, Filter, Drilldown.
- Fahrzeug-Akte mit allem — Stammdaten, HU/AU-Termine, Kilometerstand, kompletter Service-Verlauf.
- Reifen-Zuordnung — Saison, Profiltiefe, Stellplatz im Lager — direkt am Fahrzeug.
- Dokumente an der Akte — Fahrzeugschein, Schadensbilder, PDFs — alles am richtigen Datensatz.
Vom KV bis zur Abnahme. Ohne Medienbruch.
Ein Auftrag fließt vom ersten Anruf bis zur bezahlten Rechnung durch ein einziges System. Keine Doppelerfassung mehr.
- Positions-Katalog — Standard-Arbeiten als Vorlage — Bremsen, Service, Reifenwechsel mit einem Klick.
- Digitale Freigabe — Kunde gibt Kostenvoranschlag online frei — rechtssicher dokumentiert.
- Status-Tracking — Wo steht jedes Fahrzeug gerade? Annahme, Werkstatt, Abnahme — auf einen Blick.
DATEV-ready. Bilanz inklusive.
Echte doppelte Buchführung, kein abgespecktes Kassenbuch. Ihr Steuerberater bekommt sauber, was er braucht.
- Doppelte Buchführung — GoBD-konform, mit GuV und Bilanz — keine separate Software mehr nötig.
- DATEV-Export — Direkt-Schnittstelle für Ihren Steuerberater. Monatsabschluss in Minuten.
- Mahnwesen integriert — Mahnstufen, Fristen, Texte — automatisch aus dem offenen Posten heraus.
Jedes Detail. Nichts ausgelassen.
Die komplette Liste aller Funktionen — auch der kleinen, die im Alltag den Unterschied machen.
Werkstatt-Kernprozess
Kunden-Akte
Vollständige Stammdatenverwaltung pro Kunde mit Anschrift, Kontaktkanälen, Salutation, Profilbild und Kundengruppen — alles auf einer Karte statt verteilt über fünf Module.
Fahrzeug-Akte
Pro Fahrzeug: Kennzeichen, FIN, KW/PS, Farbe, Kilometerstand, HU-/AU-Termin, Inspektion, Ölwechsel, Bremsflüssigkeit, Zahnriemen — plus Fotos und Dokumente direkt am Datensatz.
Reifen-Verwaltung
Reifen pro Fahrzeug nach Saison, Marke, Größe, Profiltiefe und Lagerplatz. Saisonwechsel mit einem Klick, Lagerübersicht für alle eingelagerten Reifen auf einer Seite.
Auftragsannahme & Auftrags-Board
Vom ersten Telefonat bis zur Abnahme: jeder Auftrag durchläuft Annahme, Werkstatt und Auslieferung im selben System. Kanban-Board zeigt auf einen Blick, wo welches Fahrzeug steht.
Kostenvoranschlag (KV)
Strukturierter Kostenvoranschlag mit Positionskatalog, Skonto-Stufen und PDF-Versand. Kunde kann digital freigeben, ohne dass etwas auf Papier den Hof verlässt.
Rechnungs-Stellung
Rechnungen direkt aus dem Auftrag heraus mit allen Positionen, Stornierung und automatischer Nummernvergabe nach Ihrem Muster.
Mahnwesen
Mehrstufige Mahnungen mit eigenen Texten pro Stufe, automatischer Fristenberechnung, Mahngebühren-Optionen — alles aus den offenen Posten heraus.
Auftragsunterschrift
Digitale Auftragsabnahme auf Tablet oder Bildschirm — rechtssicher dokumentiert, mit unveränderbarem PDF-Beleg und SHA-256-Hash.
Artikel-Katalog
Eigene Artikel, Bündel und Standard-Arbeiten als Vorlage. Bremsen, Service, Reifenwechsel werden mit einem Klick zum Auftrag hinzugefügt.
Aufgaben-Vorlagen
Pflegen Sie Standard-Tätigkeiten mit Zeitschätzung — pro Auftrag wiederverwendbar, Sie schreiben jede Tätigkeit nur einmal.
Hebebühnen-Verwaltung
Hebebühnen werden im System abgebildet und können pro Auftrag belegt werden — praktisch in der Werkstatt-Planung.
Buchhaltung & Steuer
Doppelte Buchhaltung
GoBD-konform mit GuV und Bilanz — keine separate Buchhaltungssoftware mehr nötig.
DATEV-Export
Direkt-Schnittstelle für Ihren Steuerberater — der Monatsabschluss ist in Minuten beim Berater.
GoBD-Konformität
Rechnungen, Mahnungen und Belege werden unveränderbar gespeichert. SHA-256-Hash und Audit-Spur halten auch der Betriebsprüfung stand.
XRechnung / E-Rechnung (UStG)
Rechnungs-Layouts unterstützen die kommenden Pflichten zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber Geschäftskunden.
Skonto-Steuerung pro Organisation
Bis zu zwei Skonto-Stufen frei konfigurierbar — landen automatisch im Zahlungsbereich der Rechnung, ohne Umsatzsteuerberechnung zu verfälschen.
Rechnungs-PDF-Layouts
Sechs vorgefertigte PDF-Layouts (classic, modern, minimal, workshop, elegant, automotive) pro Organisation konfigurierbar.
Stornorechnung
Korrektur bestehender Rechnungen über revisionssichere Stornorechnungen mit automatischer Verknüpfung zur Original-Rechnung.
Zahlungsverfolgung & Offene Posten
Sehen Sie auf einen Blick, welche Rechnung bezahlt, welche überfällig und welche im Mahnverfahren ist — ohne Excel-Export.
DSGVO & Compliance
DSGVO-Kunden-Audit
Jährliche Datenschutz-Prüfung pro Kunde mit Tablet-Ablauf, dokumentiertem Einwilligungsstatus und unveränderbarem PDF-Nachweis.
Datenauskunft (Art. 15 DSGVO)
Auskunftsanfragen pro Kunde mit einem Klick: JSON-Bundle aller Stammdaten, Fahrzeuge, Aufträge und Rechnungen plus PDF-Bestätigung.
Berichtigung & Löschung (Art. 16/17 DSGVO)
Workflow für Korrektur- und Lösch-Anfragen — inkl. Behandlung der Spannung mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO).
Verarbeitungseinschränkung (Art. 18 DSGVO)
Markieren Sie Kundendatensätze als verarbeitungseingeschränkt — bleiben für Buchhaltung erhalten, sind aber operativ nicht mehr nutzbar.
Daten-Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
JSON-Export der vom Kunden bereitgestellten Daten — direkt aus der Anfragebearbeitung heraus.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Per-Kanal-Widerspruch (E-Mail, WhatsApp) wird beim Abschluss automatisch in den Kunden-Einstellungen umgesetzt.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Per-Werkstatt-AVV mit PrimeLayer GmbH — versionierter Vertragstext, digitale Signatur, unveränderbare PDF-Ausfertigung.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT)
Art. 30 DSGVO Register pro Organisation, mit Beispiel-Tätigkeiten und PDF-Export für die Aufsichtsbehörde.
Organisations-Datenexport
Vollständiger Daten-Export Ihrer Werkstatt als ZIP — bei Vertragsende oder für eigene Sicherungen, 7 Tage abrufbar.
Sicherheit
Zwei-Faktor-Authentifizierung
TOTP (Google Authenticator etc.) und Hardware-Security-Keys (WebAuthn / FIDO2). Backup-Codes für Notfall-Zugang.
Passkeys (Passwordless)
Komplett passwortlose Anmeldung via Passkey auf modernen Geräten — schneller und sicherer als Passwörter.
Single Sign-On (SSO)
Google- und Apple-SSO für Werkstätten mit gemeinsamen Domain-E-Mail-Adressen.
Passwort-Breach-Schutz
Jedes Passwort wird gegen die HIBP-Datenbank kompromittierter Passwörter geprüft — bevor es überhaupt gespeichert wird.
Brute-Force-Schutz
Mehrstufige Rate-Limiter auf Login, 2FA-Versuche und Recovery-Code-Eingabe verhindern automatisierte Angriffe.
Verschlüsselte 2FA-Secrets
TOTP-Schlüssel werden mit XChaCha20-Poly1305 verschlüsselt in der Datenbank abgelegt.
2FA-Pflicht per Organisation
Werkstatt-Admins können 2FA für alle Mitarbeiter verpflichtend machen — kein Login mehr ohne zweiten Faktor.
Vertrauenswürdige Browser
Optionale 30-Tage-Vertrauensstellung pro Browser — schneller Alltag, ohne 2FA bei jedem Login.
Audit-Log auf Login
Alle Anmeldeversuche, fehlgeschlagenen Eingaben und Rate-Limit-Trigger werden in den Logs nachvollziehbar gespeichert.
Mandant & Team
Multi-Werkstatt-Architektur
Eine CarsKeeper-Installation, viele Werkstätten — Daten sind strikt nach Organisation isoliert, niemand sieht die Kunden des Nachbarn.
Rollenhierarchie
Vier Rollen-Stufen (Member, Accounting, Admin, Super-Admin) — pro Werkstatt einstellbar, mit klarem Berechtigungsschnitt.
Mitglieder-Verwaltung
Lade neue Mitarbeiter per E-Mail-Einladung ein — sie melden sich selbst an, Sie behalten die Übersicht.
Wer-zu-welcher-Werkstatt
Ein Benutzer kann Mitglied mehrerer Werkstätten sein und in der Top-Bar zwischen ihnen wechseln.
Super-Admin Switch-User
PrimeLayer-Support kann zur Fehlerbehebung kurzzeitig in eine Werkstatt „hineinschauen“ — sauber dokumentiert, nicht heimlich.
Suche & Navigation
Globale Volltextsuche
MeiliSearch-getriebene Tipp-und-finde-Suche über Kunden, Fahrzeuge, Aufträge, Rechnungen — Ergebnisse landen direkt im Dropdown.
Per-Liste-Filtersuche
Jede Listenseite (Kunden, Fahrzeuge, Aufträge, Rechnungen, Reifen, Artikel, Mahnungen, Reifenlager) hat eine eigene Filtersuche im Kopfbereich.
Rollen-aware Suche
Die globale Suche zeigt nur, was die Rolle des Benutzers sehen darf — kein Leak von Rechnungsdaten an Mitarbeiter ohne Buchhaltungszugang.
Integrationen & Plattform
Stripe-Abrechnung
SaaS-Abrechnung über Stripe — sauber getrennt von Ihrer Werkstatt-Buchhaltung.
PayPal-Abrechnung
Alternative zu Stripe — gleiches Abomodell, gleiche Funktionalität.
Hosting in Deutschland
CarsKeeper läuft auf Hetzner-Servern in Deutschland — keine US-Datenexporte, klare Auftragsverarbeitung.
E-Mail-Versand
Transaktionale E-Mails (Rechnungen, Mahnungen, Erinnerungen) via Mailgun EU — DSGVO-konform und nachweisbar zugestellt.
Gotenberg-PDF-Render
Pixelgenaue PDF-Erstellung über Gotenberg — gleiche Schrift, gleiche Position, immer und überall.
Mehrsprachiges UI
Deutsch (Vollausbau) plus Englisch (Basis-UI für internationale Teams).
Backup-Strategie
Datenbank-Dumps und Datei-Snapshots werden täglich automatisiert auf einen separaten Backup-Server gezogen.
Geräte & Mobile
Mobil-tauglich
Komplette UI ist auf Tablet und Smartphone bedienbar — nicht „responsive geschrumpft“, sondern bewusst für mobile Nutzung designed.
Tablet-Kiosk für Kunden-Signaturen
Tablet wird zum Kunden gedreht: Auftrag, AGB, Datenschutz — Kunde unterschreibt mit dem Finger, fertig.
Dunkelmodus
Vollständiger Dark-Mode für nächtliche Schreibtischarbeit oder grelle Werkstatt-Halogene.