Muss meine Werkstatt E-Rechnungen ausstellen?
Ja, aber gestaffelt und nur im Geschäft mit anderen Unternehmen. Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab dem Januar 2027. Alle übrigen Betriebe folgen am 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen muss sie dagegen jeder Betrieb — seit dem Januar 2025, ohne Ausnahme.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten XML-Format nach EN 16931, das eine Software automatisch auslesen kann. Ein PDF per E-Mail ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“.
Welche Fristen gelten wann?
| Ab wann | Für wen | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Empfangspflicht — ausnahmslos, gilt bereits |
| bis 31.12.2026 | alle Aussteller | Papier/PDF im B2B noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellungspflicht |
| bis 31.12.2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung) |
| 01.01.2028 | alle übrigen | Ausstellungspflicht, unabhängig vom Umsatz |
| dauerhaft | Kleinunternehmer § 19 UStG | vom Ausstellen befreit, zum Empfang verpflichtet |
Die meisten Kfz-Betriebe liegen unter der 800.000-€-Grenze und haben damit formal bis 2028 Zeit. Das ist der Punkt, an dem sich zwei Betriebe unterscheiden: Der eine wartet bis Dezember 2027, der andere stellt um, wenn es ruhig ist.
Weiterführend: Alle Fristen im Detail →
Betrifft die E-Rechnung auch Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Die Rechnung an den Privatkunden, der seinen Golf abholt, bleibt unverändert — als Papier oder PDF. Für eine Werkstatt ist genau diese Trennung entscheidend, weil beide Rechnungsarten täglich nebeneinander laufen.
Was Sie empfangen
Ihre Lieferanten sind selten klein. Teilegroßhandel, Reifenlieferant, Werkzeuggroßhändler, Prüforganisation — viele liegen über der 800.000-€-Grenze und stellen zum 1. Januar 2027 um. Ab dann kommt XML in Ihr Postfach, ob Ihre Ablage darauf vorbereitet ist oder nicht. Und die Aufbewahrungspflicht trifft den strukturierten Teil: acht Jahre, unverändert.
Was Sie ausstellen
Auf der Ausgangsseite betrifft es Ihre gewerblichen Kunden — und das sind meist die mit den größten Beträgen:
- Fuhrparks und Firmenwagenflotten
- Leasinggesellschaften
- Versicherungen bei Unfallinstandsetzung
- Autohäuser, für die Sie Arbeiten übernehmen
- Handwerksbetriebe mit Transportern
Der Privatkundenanteil bleibt außen vor. Wer also hört „E-Rechnung betrifft mich nicht, ich habe fast nur Privatkunden“, hat halb recht — und übersieht, dass die margenstärksten Rechnungen genau in der anderen Hälfte liegen.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnung ausstellen kann?
Sie riskieren keine Strafe im engeren Sinne, aber drei Dinge passieren zuverlässig: Ihr Firmenkunde kann die Vorsteuer nicht sauber ziehen, seine Buchhaltung schickt die Rechnung zurück, und Sie warten auf Ihr Geld. In der Betriebsprüfung ist eine formell fehlerhafte Rechnung zusätzlich ein Ansatzpunkt. Kurz: Es kostet Sie kein Bußgeld, sondern Liquidität und Nerven.
Reicht es nicht, das PDF einfach zu mailen?
Nein. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Definition eng: E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 — XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD ist zudem seit 2025 der XML-Teil maßgeblich: Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt das XML.
Weiterführend: XRechnung oder ZUGFeRD — was passt zur Werkstatt? →
Wie erstelle ich eine E-Rechnung in CarsKeeper?
Gar nicht anders als bisher. Sie schreiben Ihre Rechnung wie immer aus dem Auftrag heraus; beim Abschließen erzeugt CarsKeeper zusätzlich zum PDF den strukturierten Datensatz nach EN 16931 und legt ihn unveränderbar ab. Es gibt keinen Extra-Schalter, kein Zusatzmodul und keinen Aufpreis — der Unterschied zwischen „vorbereitet“ und „nicht vorbereitet“ ist bei CarsKeeper kein Projekt, sondern eine Voreinstellung.
| Was die Pflicht verlangt | Wie CarsKeeper es löst |
|---|---|
| Strukturiertes Format nach EN 16931 | XRechnung und ZUGFeRD ≥ 2.0.1 werden erzeugt |
| Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG im XML | Aus Auftrag, Kunde und Fahrzeugakte übernommen, nicht abgetippt |
| XML führend bei Hybridrechnungen | Das eingebettete XML ist die Quelle, das PDF nur die Ansicht |
| 8 Jahre unveränderbare Aufbewahrung | Abgeschlossene Rechnungen sind unveränderlich, mit Prüfsumme und Änderungsprotokoll |
| Korrekturen als E-Rechnung | Stornorechnung mit Bezug auf das Original |
| B2C weiterhin als PDF | Privatkundenrechnung bleibt, wie sie war |
XRechnung und ZUGFeRD sind im Preis enthalten.
Und das Empfangen?
Für die Empfangsseite genügt zunächst ein E-Mail-Postfach — mehr verlangt der Gesetzgeber nicht. Wer die eingehenden Lieferantenrechnungen gleich digital erfassen will, fotografiert sie, lässt die Felder auslesen und bucht sie direkt im System. Eingangsrechnungen erfassen →
Wann sollte ich umstellen?
Wenn Ihr Betrieb unter 800.000 € liegt, haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Sinnvoll ist trotzdem früher, aus einem unspektakulären Grund: Ihre Lieferanten stellen zum Januar 2027 um, und Sie wollen die Empfangsseite nicht gleichzeitig mit der Ausstellungsseite lernen. Ein Betrieb, der 2026 umstellt, hat 2027 einen normalen Januar.
- 01
Heute
Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen sauber ankommen und revisionssicher abgelegt werden. Das ist seit 2025 Pflicht.
- 02
Bis Ende 2026
Bei Firmenkunden E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang erfragen und im Kundenstamm hinterlegen.
- 03
2027
Ausgangsrechnungen an Firmenkunden auf E-Rechnung umstellen — ohne Hektik, weil die Software es ohnehin kann.