Wer E-Rechnungen ausstellen muss
Ja, aber gestaffelt und nur im Geschäft mit anderen Unternehmen. Liegt Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Alle übrigen Betriebe folgen am 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen dauerhaft keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen muss sie dagegen jeder Betrieb, seit dem 1. Januar 2025 und ohne Ausnahme.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten XML-Format nach EN 16931, das eine Software automatisch auslesen kann. Ein PDF per E-Mail zählt seit 2025 als „sonstige Rechnung“.
Fristen 2025, 2027 und 2028
| Ab wann | Für wen | Was gilt |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Empfangspflicht, ausnahmslos, gilt bereits |
| bis 31.12.2026 | alle Aussteller | Papier/PDF im B2B noch erlaubt (mit Zustimmung des Empfängers) |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | Ausstellungspflicht |
| bis 31.12.2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung) |
| 01.01.2028 | alle übrigen | Ausstellungspflicht, unabhängig vom Umsatz |
| dauerhaft | Kleinunternehmer § 19 UStG | vom Ausstellen befreit, zum Empfang verpflichtet |
Die meisten Kfz-Betriebe liegen unter der 800.000-€-Grenze und haben damit formal bis 2028 Zeit. Wer schon vorher umstellt, hat dafür eine ruhige Phase.
Weiterführend: Alle Fristen im Detail →
Betrifft die E-Rechnung auch Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Die Rechnung an den Privatkunden, der seinen Golf abholt, bleibt unverändert als Papier oder PDF. Für eine Werkstatt ist genau diese Trennung entscheidend, weil beide Rechnungsarten täglich nebeneinander laufen.
Was Sie empfangen
Ihre Lieferanten sind selten klein. Teilegroßhandel, Reifenlieferant, Werkzeuggroßhändler und Prüforganisation liegen oft über der 800.000-€-Grenze und stellen zum 1. Januar 2027 um. Ab dann kommt XML in Ihr Postfach, und den strukturierten Teil müssen Sie acht Jahre unverändert aufbewahren.
Was Sie ausstellen
Auf der Ausgangsseite betrifft es Ihre gewerblichen Kunden, meist die mit den größten Beträgen:
- Fuhrparks und Firmenwagenflotten
- Leasinggesellschaften
- Versicherungen bei Unfallinstandsetzung
- Autohäuser, für die Sie Arbeiten übernehmen
- Handwerksbetriebe mit Transportern
Rechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher. Auch Betriebe mit vielen Privatkunden sollten umstellen, denn die höchsten Rechnungsbeträge gehen oft an Firmenkunden.
Folgen einer fehlenden E-Rechnung
Sie riskieren keine Strafe im engeren Sinne, aber drei Dinge passieren zuverlässig: Ihr Firmenkunde kann die Vorsteuer nicht sauber ziehen, seine Buchhaltung schickt die Rechnung zurück, und Sie warten auf Ihr Geld. In der Betriebsprüfung ist eine formell fehlerhafte Rechnung zusätzlich ein Ansatzpunkt.
Was als E-Rechnung zählt
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Definition eng: E-Rechnung ist nur ein strukturiertes Format nach EN 16931: XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD ab 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Bei ZUGFeRD ist zudem seit 2025 der XML-Teil maßgeblich: Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt das XML.
Weiterführend: XRechnung oder ZUGFeRD: der Unterschied für Werkstätten →
E-Rechnungen mit CarsKeeper ausstellen
Wie bisher. Sie schreiben Ihre Rechnung aus dem Auftrag heraus; beim Abschließen erzeugt CarsKeeper den ZUGFeRD-Datensatz nach EN 16931, bettet ihn in das PDF ein und legt beides unveränderbar ab. Das läuft automatisch und ist im Nutzerpreis enthalten. Jede Rechnung aus CarsKeeper ist damit schon heute eine E-Rechnung.
| Was die Pflicht verlangt | Wie CarsKeeper es löst |
|---|---|
| Strukturiertes Format nach EN 16931 | ZUGFeRD/Factur-X (EN 16931), in jedes Rechnungs-PDF eingebettet |
| Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG im XML | Aus Auftrag, Kunde und Fahrzeugakte übernommen |
| XML führend bei Hybridrechnungen | Das eingebettete XML ist die Quelle, das PDF nur die Ansicht |
| 8 Jahre unveränderbare Aufbewahrung | Abgeschlossene Rechnungen sind unveränderlich, mit Prüfsumme und Änderungsprotokoll |
| Korrekturen als E-Rechnung | Stornorechnung oder Rechnungskorrektur nach § 17 UStG, mit Bezug auf das Original |
| B2C weiterhin als PDF | Privatkunden bekommen das gewohnte PDF, das XML steckt unsichtbar darin |
Die E-Rechnung ist im Preis enthalten. Sie kommt im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931), das auch XRechnung-Empfänger verarbeiten.
E-Rechnungen empfangen
CarsKeeper stellt E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format aus und liest eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen als Daten ein. Papier- und PDF-Belege werden fotografiert oder hochgeladen und ausgelesen. Eingangsrechnungen im Detail →
Der richtige Zeitpunkt für die Umstellung
Wenn Ihr Betrieb unter 800.000 € liegt, haben Sie bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Früher umzustellen lohnt sich trotzdem: Ihre Lieferanten stellen zum 1. Januar 2027 um. Wer vorher umstellt, lernt Empfang und Ausstellung nacheinander. Wer 2026 umstellt, hat im Januar 2027 nichts mehr zu tun.
- 01
Heute
Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen ankommen und unverändert aufbewahrt werden. Das ist seit 2025 Pflicht.
- 02
Bis Ende 2026
Bei Firmenkunden E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang erfragen und im Kundenstamm hinterlegen.
- 03
2027
Ausgangsrechnungen an Firmenkunden auf E-Rechnung umstellen. Mit CarsKeeper ist das schon heute der Standard.