Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Ausstellungspflicht kommt in zwei Stufen: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Betroffen sind ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
| Datum | Wen es trifft | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Pflicht | Papier/PDF noch erlaubt |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz > 800.000 € | Pflicht | Pflicht |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | Pflicht | Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung) |
| 01.01.2028 | alle | Pflicht | Pflicht |
| dauerhaft | Kleinunternehmer § 19 UStG | Pflicht | befreit |
Die 800.000-Euro-Grenze
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Stufe zum 1. Januar 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen an Firmenkunden ausstellen. Liegt er darunter, haben Sie ein weiteres Jahr Zeit, und die Pflicht greift zum 1. Januar 2028.
Für die meisten Kfz-Betriebe heißt das: 2028. Ein Meisterbetrieb mit mehreren Hebebühnen, Karosserieabteilung und Flottenkunden kann die Grenze allerdings schneller erreichen, als man denkt: 800.000 € Jahresumsatz sind rund 67.000 € im Monat.
Die Grenze schaut zurück: Entscheidend ist allein, was Sie 2026 umgesetzt haben.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Vom Ausstellen dauerhaft ausgenommen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Ebenfalls außen vor bleiben Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und bestimmte steuerfreie Leistungen. Vom Empfangen ist dagegen niemand ausgenommen.
| Fall | Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| Rechnung an Privatkunden (B2C) | nicht betroffen | — |
| Kleinbetrag bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) | nicht betroffen | — |
| Kleinunternehmer § 19 UStG | dauerhaft befreit | Pflicht |
| Rechnung an Firmenkunden im Inland | Pflicht (2027/2028) | Pflicht |
| Rechnung ins EU-Ausland | nicht von dieser Regel erfasst | — |
Zeitplan für die Kfz-Werkstatt
Sofort (die Pflicht läuft bereits)
Sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen ankommen, lesbar sind und acht Jahre unverändert abgelegt werden. Das betrifft Sie unabhängig von Ihrer Umsatzhöhe und ist seit Januar 2025 in Kraft.
Bis Ende 2026
Bei Firmenkunden die Rechnungs-E-Mail-Adresse erfassen. Viele Fuhrparks haben eine eigene Adresse für den Rechnungseingang; die sammelt man besser in Ruhe als im Januar.
2027
Ausgangsrechnungen an Firmenkunden umstellen. Wer über 800.000 € liegt, muss. Wer darunter liegt, sollte es trotzdem tun, weil die Lieferanten ohnehin umstellen und man Empfang und Ausstellung so nacheinander lernt.
E-Rechnung und Ihre Werkstattsoftware
Prüfen Sie, ob Ihr heutiges Programm XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 ausgibt und den strukturierten Teil unverändert aufbewahrt. CarsKeeper bettet die E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931) in jedes Rechnungs-PDF ein, bewahrt sie unveränderbar auf und hat das im Nutzerpreis enthalten. Das Format verarbeiten auch XRechnung-Empfänger.