Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen. Die Ausstellungspflicht kommt in zwei Stufen: ab dem 1. Januar 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Betroffen sind ausschließlich Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland.
| Datum | Wen es trifft | Empfangen | Ausstellen |
|---|---|---|---|
| seit 01.01.2025 | alle inländischen Unternehmen | Pflicht | Papier/PDF noch erlaubt |
| 01.01.2027 | Vorjahresumsatz > 800.000 € | Pflicht | Pflicht |
| 01.01.2027 – 31.12.2027 | Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € | Pflicht | Papier/PDF noch erlaubt (mit Zustimmung) |
| 01.01.2028 | alle | Pflicht | Pflicht |
| dauerhaft | Kleinunternehmer § 19 UStG | Pflicht | befreit |
Was bedeutet die 800.000-Euro-Grenze genau?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Stufe zum 1. Januar 2027 zählt also der Umsatz des Jahres 2026. Liegt er über 800.000 €, müssen Sie ab Januar 2027 E-Rechnungen an Firmenkunden ausstellen. Liegt er darunter, haben Sie ein weiteres Jahr Zeit — die Pflicht greift dann zum 1. Januar 2028.
Für die meisten Kfz-Betriebe heißt das: 2028. Ein Meisterbetrieb mit mehreren Hebebühnen, Karosserieabteilung und Flottenkunden kann die Grenze allerdings schneller reißen, als es sich anfühlt — 800.000 € Jahresumsatz sind rund 67.000 € im Monat.
Die Grenze schaut zurück, nicht nach vorn. Entscheidend ist, was Sie 2026 umgesetzt haben, nicht was Sie 2027 planen.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG — dauerhaft, nicht nur übergangsweise. Ebenfalls außen vor bleiben Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und bestimmte steuerfreie Leistungen. Vom Empfangen ist dagegen niemand ausgenommen.
| Fall | Ausstellen | Empfangen |
|---|---|---|
| Rechnung an Privatkunden (B2C) | nicht betroffen | — |
| Kleinbetrag bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) | nicht betroffen | — |
| Kleinunternehmer § 19 UStG | dauerhaft befreit | Pflicht |
| Rechnung an Firmenkunden im Inland | Pflicht (2027/2028) | Pflicht |
| Rechnung ins EU-Ausland | nicht von dieser Regel erfasst | — |
Was muss eine Kfz-Werkstatt bis wann tun?
Sofort (die Pflicht läuft bereits)
Sicherstellen, dass eingehende E-Rechnungen ankommen, lesbar sind und acht Jahre unverändert abgelegt werden. Das betrifft Sie unabhängig von Ihrer Umsatzhöhe und ist seit Januar 2025 in Kraft.
Bis Ende 2026
Bei Firmenkunden die Rechnungs-E-Mail-Adresse erfassen. Viele Fuhrparks haben eine eigene Adresse für den Rechnungseingang; die sammelt man besser in Ruhe als im Januar.
2027
Ausgangsrechnungen an Firmenkunden umstellen. Wer über 800.000 € liegt, muss; wer darunter liegt, sollte — weil die Lieferantenseite ohnehin umstellt und man beides nicht gleichzeitig lernen will.
Muss ich dafür meine Software wechseln?
Nur wenn Ihre heutige Software keine E-Rechnung erzeugt. Die Frage ist nicht, ob ein Programm „Rechnungen kann", sondern ob es XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 ausgibt und den strukturierten Teil revisionssicher aufbewahrt. Bei CarsKeeper ist beides eingebaut und im Preis enthalten — es gibt kein E-Rechnungs-Modul, das man dazubucht.