Wie läuft ein digitaler Werkstattauftrag ab?
Der Auftrag durchläuft fünf Stationen: Annahme, Auftrag mit Freigabe, Werkstatt, Abnahme und Rechnung. Jede Station schreibt in denselben Datensatz, niemand tippt etwas doppelt ab. Der Status ist jederzeit für alle sichtbar — am Tresen, in der Halle, im Büro.
01 — Annahme
Kunde und Fahrzeug sind in Sekunden gefunden, weil beide bereits Akten haben. Kennzeichen eintippen genügt; wer ganz neu ist, wird per Fahrzeugschein-Scan angelegt. Schäden werden am Fahrzeugbild markiert, Fotos hängen direkt am Auftrag statt in der Kamerarolle eines privaten Handys.
02 — Auftrag und Freigabe
Der Auftrag entsteht in der Werkstatt: Arbeiten, Aufgaben und Checklisten werden angelegt, Positionen kommen aus dem Katalog statt aus dem Kopf. Wer vorab einen Kostenvoranschlag geschrieben hat, macht daraus per Klick einen Auftrag — zwingend ist der Kostenvoranschlag nicht.Freigegeben wird der Auftrag. Der Kunde sieht Fahrzeugdaten, die geplanten Arbeiten und die geschätzten Kosten, bestätigt die Reparaturbedingungen und unterschreibt digital — entweder in der Werkstatt auf dem Tablet oder von zu Hause, über einen Link per E-Mail. Die Unterschrift wird als PDF eingefroren und protokolliert. Ändert sich der Auftrag danach, verlangt CarsKeeper eine neue Unterschrift. Die Diskussion „Das habe ich nie beauftragt" endet damit, bevor sie anfängt.In der WerkstattDer Kunde unterschreibt auf dem Tablet am Tresen oder an einem fest montierten Gerät.Aus der FerneDer Kunde bekommt einen persönlichen Link per E-Mail und unterschreibt auf dem eigenen Handy.
03 — Werkstatt
Der Monteur sieht auf dem Tablet, was zu tun ist, und hakt ab, was erledigt ist. Prüfpunkte und Checklisten hängen am Auftrag, nicht an einer Erinnerung. Zusatzarbeiten werden dort erfasst, wo sie entstehen — an der Hebebühne, nicht zwei Stunden später aus dem Gedächtnis.
04 — Abnahme
Vor der Übergabe steht, was gemacht wurde, was auffiel und was beim nächsten Mal ansteht. Der Auftrag geht auf „abholbereit", der Kunde wird benachrichtigt, und die Fahrzeugakte wächst um einen Eintrag, den in drei Jahren noch jemand versteht.
05 — Rechnung
Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag — mit denselben Positionen, denselben Zeiten, demselben Material. Kein Abtippen, keine vergessene Position. Beim Abschließen entsteht zusätzlich die E-Rechnung nach EN 16931, wenn der Kunde ein Unternehmen ist.
Was ersetzt der digitale Auftrag im Alltag?
| Heute | Danach |
|---|---|
| Auftragszettel mit handschriftlichen Notizen | ein Auftrag, für alle lesbar |
| Whiteboard mit Kennzeichen und Pfeilen | Auftragsübersicht mit Status |
| Fotos auf dem Privathandy des Monteurs | Bilder am Auftrag, in der Fahrzeugakte |
| „Hat der Kunde das freigegeben?" | unterschriebener Auftrag mit Zeitstempel |
| Rechnung abends aus dem Gedächtnis | Rechnung aus dem Auftrag, ein Klick |
| Vergessene Zusatzarbeit | erfasst, wo sie entsteht |
Woher weiß der Tresen, ob das Auto fertig ist?
Weil der Auftrag es sagt. Jeder Auftrag hat einen Status — geplant, angenommen, in Arbeit, wartet auf Teile, in Prüfung, abholbereit, fertig — und jeder Statuswechsel wird protokolliert. Der Anruf „Ist der Passat schon fertig?" wird am Bildschirm beantwortet, nicht durch einen Gang in die Halle.
- geplant
- angenommen
- in Arbeit
- wartet auf Teile
- in Prüfung
- abholbereit
- fertig
Wartet auf Teile
Der ehrlichste Status im ganzen System. Ein Auftrag, der auf ein Teil wartet, ist nicht „in Arbeit" — und wenn am Freitag drei Aufträge in diesem Status stehen, ist das eine Information über Ihren Lieferanten, keine über Ihre Monteure.
Der Kunde wird informiert, ohne dass jemand anruft
Ist das Fahrzeug abholbereit, kann CarsKeeper den Kunden benachrichtigen — per E-Mail oder WhatsApp, sofern er eingewilligt hat. Fünf Rückrufe weniger pro Tag, und der Kunde erfährt es früher als über den Umweg „Ich wollte gerade anrufen".
Was habe ich davon außer weniger Papier?
Drei Dinge, die sich rechnen: Sie verlieren keine Positionen mehr zwischen Halle und Rechnung, Sie können Streit über Beauftragungen mit einem Zeitstempel beenden, und Sie sehen abends in zehn Sekunden, was morgen ansteht. Die Zettelwirtschaft kostet keinen Betrieb Geld, weil sie Zettel ist — sondern weil sie Positionen verliert.
Die häufigste vergessene Position ist nicht das große Ersatzteil. Es sind die 15 Minuten Zusatzarbeit, die niemand mehr aufschreibt, weil das Auto schon vor der Tür steht.
Sehen Sie es an Ihrem eigenen Ablauf
In der Demo gehen wir Ihren Montagmorgen durch: ein echter Auftrag, Ihre Positionen, Ihre Abläufe. 20 Minuten, ohne Vertrag.
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