Die Auftragsstatus von Gebucht bis Abgeschlossen
Jeder Auftrag durchläuft dieselben Status. Ein Auftrag kann storniert werden, solange er gebucht oder angenommen ist. Jeder Wechsel wird protokolliert.
- Schritt 01:
Gebucht
Der Auftrag entsteht am Telefon, aus dem Kalender oder aus einem Kostenvoranschlag. Kunde, Fahrzeug, Termin, Aufgaben aus Ihrem Katalog und ein verantwortlicher Mechaniker, der benachrichtigt wird. Hat das Auto am selben Tag schon einen Auftrag, warnt das Formular. - Schritt 02:
Angenommen
Das Auto steht auf dem Hof. Bei der Annahme dokumentieren Sie Vorschäden am Fahrzeugbild, und der Kunde unterschreibt den Auftrag. Bis hierhin lässt sich der Auftrag noch stornieren. - Schritt 03:
In Arbeit ⇄ Wartet auf Teile
Der Mechaniker schaltet in Mein Tag weiter und hakt Aufgaben und Prüfpunkte ab. Fehlen Teile, wartet der Auftrag und behält seinen Arbeitsplatz. Sind die Teile da, geht es zurück in Arbeit. - Schritt 04:
In Endkontrolle
Jemand prüft die Arbeit. Fällt die Kontrolle durch, geht der Auftrag zurück in Arbeit. Gibt es nichts zu prüfen, darf ein Auftrag auch direkt abholbereit werden. - Schritt 05:
Abholbereit
Der Kunde bekommt auf Wunsch eine WhatsApp-Nachricht, wenn er dem zugestimmt hat. Den Zustellstatus sehen Sie auf der Karte im Status-Board. Jetzt kann die Buchhaltung die Rechnung erstellen. - Schritt 06:
Abgeschlossen
Das Auto ist übergeben. Im Verlauf des Auftrags steht, wer ihn wann in welchen Status geschoben hat, samt Kommentar zum Statuswechsel.
Wer nach Mechanikern und Hebebühnen plant, verteilt die Aufträge zusätzlich auf der Plantafel. Mehr dazu unter Werkstattplanung und Plantafel.
Laufkundschaft in einem Dialog aufnehmen
Kommt jemand ohne Termin vorbei, öffnet „Direktannahme“ einen Dialog über der aktuellen Ansicht. Kunde, Fahrzeug und Auftrag werden darin zusammen angelegt:
- Kunde suchen oder neu anlegen, dafür reichen Anrede, Name und Telefonnummer.
- Fahrzeug über das Kennzeichen suchen oder neu anlegen. Ein Kennzeichen, das es schon gibt, wird abgelehnt, damit die Historie an einem Fahrzeug bleibt.
- Leistung aus einer Auftragsvorlage wählen, mit ihren Aufgaben und Prüfpunkten, oder frei beschreiben.
„Auftrag anlegen“ speichert alles auf einmal. Der Auftrag startet als angenommen, denn das Auto steht ja schon da. Fehlt etwas, bleibt der Dialog offen und alles Eingetippte steht noch drin.
Vorschäden am Fahrzeugbild markieren
Bei der Annahme tippt man auf dem Fahrzeugbild auf die Stelle mit dem Kratzer. 10 Fahrzeugtypen, 5 Ansichten, 8 Schadensarten und bis zu 10 Fotos je Schaden. Der Bericht bleibt am Auftrag.
Kundenunterschrift am Tablet oder per Link
Für die Unterschrift gibt es zwei Wege:
- Am Tresen auf dem Tablet der Werkstatt oder am gekoppelten Unterschriften-Terminal. Der Kunde bestätigt vorher AGB und Einwilligungen.
- Aus der Ferne per Link in einer E-Mail. Der Link läuft ab, gilt nur für diesen Auftrag und fragt die Widerrufsbelehrung mit ab.
Die Unterschrift ist zugleich ein eingebauter Prüfpunkt „Auftrag unterschrieben“. Sie können ihn zur Pflicht machen, bevor die Arbeit beginnt.
Pflicht-Prüfpunkte vor dem nächsten Status
Jeder Auftrag trägt seine Aufgaben und Prüfpunkte: Kilometerstand, Ölsorte und Liter, Bremsen, Beleuchtung, Fotos. Im Workflow-Designer legen Sie fest, welche Checklisten ein Auftrag beim Erreichen eines Status bekommt und welche vor einem Schritt erledigt sein müssen. Ist ein Pflicht-Prüfpunkt offen, fehlt der Knopf für den nächsten Status, und ein gelber Kasten nennt, was noch fehlt. Fehlt eine Pflicht-Checkliste ganz, fügt ein Klick sie hinzu.
Was ein Prüfpunkt an Material verbraucht, wird später zur Rechnungsposition. Der gemessene Kilometerstand landet am Fahrzeug. Checklisten und Prüfpunkte im Detail →
Mein Tag: Befund und Mehrarbeit an die Annahme melden
Der Mechaniker arbeitet in Mein Tag auf dem Tablet oder dem Handy. Er hakt Aufgaben ab und schaltet den Status mit großen Knöpfen weiter. Findet er etwas, schickt „Befund / Mehrarbeit“ eine Notiz an die Annahme, die beim Kunden die Freigabe einholt. „Foto“ legt ein Bild direkt am Auftrag ab. Mein Tag gehört zum Planungsmodus Professional, der ohne Aufpreis enthalten ist.
Rechnung aus dem Auftrag erstellen
Ist der Auftrag abholbereit oder abgeschlossen, sieht die Buchhaltung „Rechnung erstellen“. Ein Klick öffnet einen Entwurf für Kunde und Fahrzeug. Jedes Material aus abgehakten Prüfpunkten und erledigten Aufgaben steht darin schon als Position. Stammt der Auftrag aus einem Kostenvoranschlag, kommen dessen Positionen zu den angebotenen Preisen dazu. Solange der Entwurf offen ist, heißt der Knopf „Rechnungsentwurf öffnen“, ein zweiter Klick erzeugt also keine zweite Rechnung.
Beim Festschreiben bekommt die Rechnung ihre Nummer und ein PDF mit eingebetteter E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format. Mehr zum Rechnungsprogramm →