Inhalt des DATEV-Exports: Stapel, Stammdaten, Belegbilder
Eine ZIP-Datei je Zeitraum. Darin liegen der Buchungsstapel und die Stammdaten als CSV-Dateien im DATEV-Format, eine eigene ZIP-Datei mit den Belegbildern und eine LIESMICH.txt, die den Inhalt und die Reihenfolge beim Einlesen beschreibt. Der Dateiname nennt die „Mandantennummer“ und den Zeitraum.
Der Stapel entsteht aus dem, was in CarsKeeper ohnehin gebucht ist:
| Inhalt | Woher es kommt |
|---|---|
| Ausgangsrechnungen | abgeschlossene Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften mit Rechnungsdatum im Zeitraum |
| Eingangsrechnungen | gebuchte Lieferantenbelege, brutto, mit ihrem Vorsteuerschlüssel |
| Kassenbuch | jede Kassenbuchung mit Buchungsdatum im Zeitraum |
| Debitoren und Kreditoren | Name und Anschrift zu jedem Personenkonto im Stapel, damit DATEV keine namenlosen Konten anlegt |
| Kontenbeschriftungen | die Bezeichnungen der Sachkonten, die Sie selbst angelegt oder umbenannt haben |
| Belegbilder | Rechnungs-PDFs und Lieferantenbelege, mit ihrer Buchung verknüpft |
Wie Eingangsrechnungen und Kassenbuchungen entstehen, steht auf Eingangsrechnungen und Kassenbuch.
Voraussetzungen für den ersten Export
Sie brauchen einen Kontenrahmen nach SKR03 oder SKR04, denn jede Kontonummer im Stapel hängt davon ab. Dazu kommen „Beraternummer“ und „Mandantennummer“ von Ihrem Steuerberater, denn DATEV ordnet den Stapel genau diesen Nummern zu. Beginnt Ihr Wirtschaftsjahr nicht am 1. Januar, tragen Sie außerdem dessen Beginn ein.
Die Nummern trägt ein Administrator in den Organisationseinstellungen ein. Solange eines der beiden fehlt, sagt die Exportseite genau, was, und führt Administratoren direkt dorthin, wo es behoben wird; „Export erstellen“ bleibt bis dahin ausgegraut.
Eine lückenhafte Kontenzuordnung hält den Export nicht auf. Nur der betroffene Beleg bleibt draußen, der Rest geht in den Export.
Warum dieselbe Kontonummer in SKR03 und SKR04 etwas anderes bedeutet: SKR03 oder SKR04 →
Zeitraum und Inhalt des Exports wählen
Üblich ist ein Monat. Ein Zeitraum muss innerhalb eines Wirtschaftsjahres liegen, weil ein DATEV-Stapel genau eines trägt; einer über den Beginn des Wirtschaftsjahres hinweg wird abgelehnt. Für jede Art von Inhalt gibt es einen Schalter, und die Schalter stehen so, wie Sie den letzten Export erstellt haben. Sie ändern nur, was diesmal anders sein soll.
| Schalter | Beim ersten Export | Bedeutung |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnungen | an | Rechnungen, Stornorechnungen und Gutschriften des Zeitraums |
| Eingangsrechnungen | an | gebuchte Lieferantenbelege mit Vorsteuerschlüssel |
| Kassenbuch | an | jede Kassenbuchung des Zeitraums |
| Debitoren und Kreditoren | an | Stammdaten zu jedem Personenkonto im Stapel |
| Kontenbeschriftungen | an | Namen selbst angelegter oder umbenannter Sachkonten |
| Belegbilder | an | setzt DATEV Unternehmen online (Belege online) beim Steuerberater voraus |
| Stapel festschreiben | aus | siehe unten |
| Stornorechnungen als Generalumkehr | aus | siehe unten |
setzt das Festschreibungskennzeichen im Stapel. DATEV schreibt die Buchungen dann beim Einlesen fest: Ihr Steuerberater kann eine Zeile danach nur noch per Generalumkehr korrigieren, und jedes Aufheben einer Festschreibung wird für die Betriebsprüfung protokolliert. Beim ersten Export ist der Schalter aus, damit Ihr Steuerberater den Stapel zuerst prüfen kann.
entscheidet, wie eine Stornorechnung ankommt. Ausgeschaltet als Gegenbuchung unter ihrer eigenen Nummer: umsatzsteuerlich richtig, aber die Jahresverkehrszahlen steigen. Eingeschaltet als Generalumkehr unter der Nummer der ursprünglichen Rechnung, die auch deren offenen Posten ausgleicht.
Beide Schalter stimmen Sie mit Ihrem Steuerberater ab.
Die Vorschau zeigt offene Belege vor dem Export
Bevor ein Export entsteht, rechnet die Vorschau ihn durch, ohne etwas zu schreiben. Darunter steht jeder Beleg, der noch geklärt werden muss, mit dem Grund und einem Link auf den Beleg selbst. Mit einem geratenen Konto wird nie gebucht; den Rest können Sie sofort exportieren.
Die Vorschau zeigt, wie viele Buchungszeilen und wie viel Umsatz der Stapel enthielte, wie viele Personenkonten er nennt, wie viele Belegbilder mitgehen und die Zeilen nach Herkunft. Typische Gründe für einen offenen Beleg:
- Für eine Art von Buchung ist in der Kontenzuordnung noch kein Konto gewählt.
- Eine Eingangsrechnung hat keine Kostenart, oder sie weist Umsatzsteuer aus, aber keinen Steuersatz.
- Die Debitorennummer eines Kunden liegt außerhalb des DATEV-Bereichs.
- Eine Kassenbuchung der Art „Sonstiges“ hat kein Gegenkonto, oder ihr Konto ist in der Zuordnung ein DATEV-Automatikkonto.
Eine zweite Liste, die Hinweise, nennt Belege, die exportiert werden, an denen aber etwas zu beachten ist, etwa ein Rechnungs-PDF, das im Speicher fehlt.
Jeder Beleg geht nur einmal an DATEV
Jeder Beleg aus einem fertigen Export wird vermerkt und von jedem späteren Export übersprungen. Exportieren Sie denselben Monat noch einmal, enthält der zweite Export nur, was seitdem dazugekommen oder geklärt worden ist. Ein fehlgeschlagener Export vermerkt nichts; sein Zeitraum wird einfach erneut exportiert.
Ein Beleg geht immer mit dem Monat, in dem er datiert ist. Eine Lieferantenrechnung, die erst nach dem Export ihres Monats gebucht wurde, kommt nur zu DATEV, wenn Sie diesen Monat noch einmal exportieren. Ein späterer Monat nimmt sie nie mit, weil DATEV jede Buchung innerhalb der Daten ihres Stapels erwartet. Damit nichts liegen bleibt, listet die Exportseite die zuletzt exportierten Zeiträume, in denen noch solche Belege stehen.
DATEV selbst bemerkt einen doppelt eingelesenen Stapel nicht. Soll ein Zeitraum vollständig neu übergeben werden, löscht Ihr Steuerberater den Stapel vorher in DATEV oder nimmt ihn per Generalumkehr zurück, falls er festgeschrieben ist.
Übergabe an den Steuerberater in drei Schritten
Sie laden es herunter und geben es weiter. Der Export wird im Hintergrund erstellt; ist er fertig, liefert „Herunterladen“ die ZIP-Datei. Jeder Export bleibt in der Liste stehen, mit Zeitraum, Status und dem Namen dessen, der ihn angefordert hat. So ist belegt, was wann übergeben wurde.
Beim Einlesen kommt es auf die Reihenfolge an. Die Exportseite zeigt dieselben drei Schritte neben der Liste:
- Schritt 01:
Belegbilder hochladen
die Belegbilder-ZIP unverändert mit DATEV Belegtransfer hochladen, nicht entpacken. - Schritt 02:
Stapel einlesen
die CSV-Dateien in DATEV Rechnungswesen über die Stapelverarbeitung einlesen. - Schritt 03:
Buchungsinformationen übergeben
damit die Belege in Belege online als gebucht erscheinen.
Belegbilder gehen über DATEV Unternehmen online (Belege online), das Ihr Steuerberater für Ihren Betrieb einrichtet. Nutzt er es nicht, schalten Sie „Belegbilder“ vor dem Export aus.
Arbeitsteilung mit Ihrem Steuerberater
CarsKeeper liefert die gebuchten Belege eines Zeitraums in einer Form, die DATEV einliest. Ihr Steuerberater liest den Stapel ein, prüft ihn und erstellt daraus Abschluss und Auswertungen. Bankumsätze bucht er wie gewohnt aus dem Kontoauszug.