Wie schreibe ich einen Kostenvoranschlag in der Werkstatt?
In drei Schritten: Sie stellen den Kostenvoranschlag aus dem Positionskatalog zusammen, senden ihn dem Kunden als PDF, und wenn er zusagt, wird daraus mit einem Klick ein Auftrag — ohne dass eine Position neu erfasst wird.
01 — Zusammenstellen statt tippen
Positionen kommen aus Ihrem Katalog: Arbeitswerte, Teile, Pauschalen. Wer regelmäßig dieselbe Inspektion anbietet, legt sie einmal als Paket an und ruft sie danach ab. Preise ziehen sich aus der Preisliste, nicht aus dem Gedächtnis.
02 — Rausschicken
Der Kostenvoranschlag geht als PDF per E-Mail an den Kunden — sofern er der E-Mail-Kommunikation zugestimmt hat. Der Betrieb sieht am Vorgang, ob die E-Mail zugestellt wurde, und muss nicht raten, ob sie im Nirwana gelandet ist.
03 — Aus dem Kostenvoranschlag wird ein Auftrag
Sagt der Kunde zu, machen Sie aus dem Kostenvoranschlag per Klick einen Auftrag. Alle Positionen wandern mit. Und dieser Auftrag ist es, den der Kunde anschließend unterschreibt.
Wer gibt frei — und was wird dabei dokumentiert?
Unterschrieben wird der Auftrag, nicht der Kostenvoranschlag. Das ist kein Umweg, sondern die ehrlichere Reihenfolge: Der Auftrag enthält den Stand, der tatsächlich in die Halle geht — mit den Arbeiten, die aufgenommen wurden, und den geschätzten Kosten. Der Kunde sieht Fahrzeugdaten, geplante Arbeiten und Kosten, bestätigt die Reparaturbedingungen und unterschreibt.
„In der Werkstatt"
Der Kunde unterschreibt am Tresen auf dem Tablet oder an einem fest montierten Gerät.
„Aus der Ferne"
Der Kunde bekommt einen persönlichen Link per E-Mail und unterschreibt auf dem eigenen Handy.
Festgehalten wird nicht nur, DASS unterschrieben wurde, sondern WAS. Im Moment der Unterschrift friert CarsKeeper den Auftrag als PDF ein und sichert ihn mit einer Prüfsumme. Ändert sich der Auftrag danach, gilt die Unterschrift als überholt und CarsKeeper verlangt eine neue. Genau daran scheitern Zettel und E-Mail-Ketten: Sie belegen ein „Ja", aber nicht, wozu.
| Beleg | Was er zeigt | Was er nicht zeigt |
|---|---|---|
| Mündliche Zusage am Telefon | — | alles |
| Unterschrift auf Papier | dass unterschrieben wurde | ob die Position später ergänzt wurde |
| E-Mail „passt so" | ein Einverständnis | auf welchen Stand es sich bezog |
| Unterschriebener Auftrag in CarsKeeper | Zeitpunkt, Unterzeichner und den eingefrorenen Auftragsstand | — |
Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS Art. 25 Abs. 1 — kein qualifiziertes Zertifikat, keine Signaturkarte. Durch das eingefrorene Dokument, die Prüfsumme und das lückenlose Protokoll ist sie im Streitfall aber deutlich mehr wert als ein Kringel auf einem Durchschlag.
Was passiert, wenn während der Arbeit etwas dazukommt?
Der häufigste Fall im Betrieb — und der häufigste Streitpunkt. Die Zusatzarbeit wird am Auftrag erfasst, dort wo sie entsteht, an der Hebebühne. Damit ändert sich der Auftrag, die vorhandene Unterschrift gilt als überholt, und CarsKeeper fragt nach einer neuen Freigabe. Das dauert am Telefon zwei Minuten und ist danach dokumentiert. Der Kunde erlebt dabei etwas, das er von Werkstätten selten kennt: Er wird gefragt, bevor es teurer wird.
Vom Kostenvoranschlag über den Auftrag zur Rechnung
Eine Kette ohne Abschreibfehler: Die Positionen des Kostenvoranschlags wandern in den Auftrag, der Auftrag wird unterschrieben, und aus demselben Auftrag entsteht später die Rechnung — mit genau den Positionen, die der Kunde gesehen und freigegeben hat. Niemand tippt zwischendurch etwas ab.
Einmal an einem echten Vorgang gesehen
In der Demo stellen wir einen Kostenvoranschlag mit Ihren Positionen zusammen, machen daraus einen Auftrag und schicken die Unterschrift an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Dann sehen Sie, was Ihr Kunde sehen würde.
Einmal an einem echten Vorgang gesehen
In der Demo stellen wir einen Kostenvoranschlag mit Ihren Positionen zusammen, machen daraus einen Auftrag und schicken die Unterschrift an Ihre eigene E-Mail-Adresse. Dann sehen Sie, was Ihr Kunde sehen würde.
Ohne Kreditkarte. Monatlich kündbar.
Weiter: Digitaler Auftragsdurchlauf → · Alle Funktionen →
Stand: August 2026