Offene Posten und überfällige Rechnungen in einer Liste
Die Liste aktualisiert sich aus den Fälligkeitsdaten. Jede abgeschlossene Rechnung hat ein Fälligkeitsdatum; ist es überschritten und die Zahlung nicht vermerkt, steht sie als überfällig in der Übersicht. Abgleichen und Suchen entfällt.
| Ansicht | Was sie beantwortet |
|---|---|
| Offen | Welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt? |
| Überfällig | Wo ist die Frist bereits abgelaufen? |
| Mahnstufe | Wer wurde wie oft angeschrieben? |
| Kunde | Welcher Kunde fällt wiederholt auf? |
Bis zu vier Mahnstufen mit eigenen Fristen
In der Praxis drei bis vier: eine freundliche Zahlungserinnerung, eine erste Mahnung, eine zweite Mahnung mit deutlicherer Frist und, falls nötig, die letzte Stufe vor der Übergabe an ein Inkasso. CarsKeeper unterstützt bis zu vier Stufen. Je Stufe legen Sie fest, nach wie vielen Tagen sie fällig wird, wie der Text lautet und ob sie automatisch ausgestellt wird.
| Stufe | Typischer Abstand | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | 7–10 Tage nach Fälligkeit | freundlich, „vermutlich übersehen" |
| 1. Mahnung | +10 Tage | sachlich, mit klarer Frist |
| 2. Mahnung | +10 Tage | bestimmt, Folgen benennen |
| Letzte Stufe | +10 Tage | Ankündigung weiterer Schritte |
Die Abstände sind Vorschläge. Wichtig ist, dass sie eingehalten werden. Das übernimmt die automatische Ausstellung.
Mahnungen automatisch ausstellen und versenden
Sie schalten die automatische Ausstellung je Stufe ein. Bei diesen Stufen stellt CarsKeeper die Mahnung aus, sobald ihr Datum erreicht ist. Die übrigen Stufen stellen Sie selbst mit einem Klick in der Übersicht aus, etwa nachdem Sie einen Stammkunden angerufen haben.
Wie die Mahnung zum Kunden kommt, legen Sie in den Versandeinstellungen fest: per E-Mail mit PDF oder als eBrief. Beim eBrief druckt ein Dienstleister die Mahnung und schickt sie per Post, auf Wunsch als Einwurf-Einschreiben. Ein Brief mit 1 Seite kostet 0,99 €, farbig gedruckt, unter dem Standardporto von 1,25 €; längere Briefe kosten nach Seitenzahl mehr, ein Einschreiben 3,63 € zusätzlich. Selbst gedruckt, kuvertiert und frankiert kostet ein Brief rund 2,90 €. Abgerechnet wird je Brief, ein unzustellbarer Brief kostet nichts. Den Weg des Briefs sehen Sie Schritt für Schritt in der Versandhistorie.
Wer pünktlich nach zehn Tagen erinnert, bekommt sein Geld früher.
Wann darf ich Mahngebühren und Verzugszinsen berechnen?
Sobald sich der Kunde in Verzug befindet, in der Regel 30 Tage nach Zugang der Rechnung, bei Verbrauchern nur, wenn darauf in der Rechnung hingewiesen wurde, oder früher nach einer Mahnung. Ersatzfähig sind die tatsächlichen Kosten der Rechtsverfolgung; ein pauschaler „Mahnkostenersatz" in beliebiger Höhe ist es nicht. Verzugszinsen richten sich nach § 288 BGB.
In CarsKeeper hinterlegen Sie je Mahnstufe eine Gebühr, als festen Betrag oder als Prozentsatz der Rechnung. Welche Beträge für Ihren Betrieb angemessen sind, klären Sie bitte einmal mit Ihrem Steuerberater oder Anwalt.
Stand: August 2026. Dieser Abschnitt ersetzt keine Rechtsberatung.
Mahnung und Auftrag im selben System
Die Rechnung entsteht im Auftrag. Deshalb kennt die Mahnung die Historie: welches Fahrzeug, welche Leistung, welcher Ansprechpartner.
Mahnstufen in der Demo einrichten
In der Demo richten wir Ihre Mahnstufen gemeinsam ein, mit Ihren Fristen und Ihrem Ton.
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Stand: August 2026