Typische Probleme in der Aufbereitung
„Was war im Komplett-Paket noch mal drin?“
Die Pakete stehen auf der Website, die Preise im Kopf, und bei der Rechnung fehlt die Felgenversiegelung oder die Lederpflege. Jeder Mitarbeiter arbeitet das Paket ein bisschen anders ab.
„Die Delle war vorher nicht da“
Nach der Politur sieht man jeden Kratzer im Licht, auch den, der schon bei der Abgabe da war. Ohne Foto von vorher steht Aussage gegen Aussage, gerade beim Neukunden.
Vergessene Nachpflege-Termine
Die Keramikversiegelung braucht nach Herstellervorgabe regelmäßig Pflege. Genau dieser Termin fällt durch, sobald die Saison läuft, und mit ihm geht ein Stammkunde verloren.
Ablauf: Annahme, Paket, Abholung und Nachpflege
Schadensdokumentation, Checklisten, Artikel-Bundles und wiederkehrende Leistungen passen genau auf die Aufbereitung. Alles hier läuft heute in CarsKeeper.
- Schritt 01:
Annahme mit Schadensdokumentation
Sie wählen eine von 10 Silhouetten, vom Kleinwagen bis zum Wohnmobil, und tippen in 5 Ansichten auf die Stelle. Jeder Marker bekommt eine von 8 Schadensarten, einen von 3 Schweregraden, eine Beschreibung und bis zu 10 Fotos. Gespeichert wird automatisch, die Historie zeigt, wer wann was erfasst hat.
Eine der fünf Ansichten aus der Schadensdokumentation. Sie tippen auf die Stelle, CarsKeeper setzt den Marker, Sie hängen bis zu zehn Fotos an.Fahrzeugsilhouette aus der CarsKeeper-Schadensdokumentation - Schritt 02:
Pakete als Bundles
Innen, Außen, Komplett und Keramik legen Sie als Bundles aus Artikeln und Arbeitsleistungen an. Im Auftrag ist das eine Position, auf der Rechnung stehen die Inhalte sauber darunter. Zusätze wie Ozonbehandlung oder Tierhaarentfernung bleiben einzelne Artikel.
- Schritt 03:
Arbeitsschritte als Checkliste
Jedes Paket bekommt seine eigene Checkliste: Vorwäsche, Kneten, Politur in zwei Stufen, Versiegelung, dazu Fotofelder für das Ergebnis und eine Zahl mit Einheit für die gemessene Lackschichtdicke. Pflichtpunkte können „abholbereit“ sperren, bis sie erledigt sind. Der Mitarbeiter füllt die Checkliste am Auftrag auf dem Tablet aus und hakt seine Aufgaben in Mein Tag ab.
- Schritt 04:
Abholung mit Unterschrift
Ist das Fahrzeug fertig, bekommt der Kunde auf Wunsch die WhatsApp-Nachricht „abholbereit“, sofern er eingewilligt hat. Bei der Abholung unterschreibt er den Auftrag auf dem Tablet.
Am Auftrag: Unterschrift in der Werkstatt auf dem Tablet oder als Link per E-Mail, dazu die Datenschutz-Prüfung des Kunden.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 05:
Nachpflege als wiederkehrende Leistung
Die Pflege der Versiegelung legen Sie als wiederkehrende Leistung an, zum Beispiel alle 12 Monate. CarsKeeper erstellt zum Termin den Rechnungsentwurf. Den Termin vereinbaren Sie mit dem Kunden, die Terminerinnerung geht 24 oder 48 Stunden vorher per E-Mail an ihn.
Wiederkehrende Leistungen, zum Beispiel die Einlagerungsgebühr: CarsKeeper legt die Rechnung zum Termin als Entwurf an oder schließt und verschickt sie auf Wunsch selbst.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten
Händleraufträge mit vielen Fahrzeugen
Das Autohaus schickt zwölf Gebrauchte für die Verkaufsaufbereitung, alle bis Freitag. Jeder Wagen bekommt seinen eigenen Auftrag mit Kennzeichen, Paket und Schadensdokumentation. Auf der Plantafel sehen Sie, welcher Mitarbeiter an welchem Platz welches Fahrzeug hat. Wer frei ist, zieht den nächsten Block.
Das Autohaus legen Sie als Firmenkunden an, mit USt-IdNr. und einer z. Hd.-Zeile für den Ansprechpartner. Jede Rechnung enthält die E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format, die die Buchhaltung des Händlers direkt einlesen kann. Ab 2027 fordern viele Händler genau das.
Zahlt ein Händler langsam, übernimmt das Mahnwesen mit 4 Stufen. Die Kundenstatistik zeigt Umsatz, offene Posten und Zahlungsverhalten je Händler.
Wichtige Funktionen für die Aufbereitung
Schadensdokumentation
10 Fahrzeugsilhouetten, 5 Ansichten, 8 Schadensarten, bis zu 10 Fotos je Marker, mit Historie.
Mehr dazu →Checklisten und Prüfpunkte
Eigene Checkliste je Paket mit Foto-, Zahl- und Ja/Nein-Feldern und Pflichtpunkten.
Mehr dazu →Plantafel
Wer arbeitet an welchem Platz an welchem Fahrzeug, Konflikte rot markiert. Ohne Aufpreis.
Mehr dazu →Wiederkehrende Rechnungen
Nachpflege oder Pflegevertrag als Intervall, Rechnungsentwurf zum Termin.
Mehr dazu →E-Rechnung für Händler
ZUGFeRD-/Factur-X-Format in jedem Rechnungs-PDF, bereit für die Pflicht ab 2027.
Mehr dazu →WhatsApp „abholbereit“
Mit Einwilligung des Kunden, Zustellstatus auf der Auftragskarte.
Mehr dazu →Außerdem inklusive
- Terminerinnerung per E-Mail: 24 oder 48 Stunden vorher, mit eigenem Text
- Mahnwesen: 4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr und Text
- DATEV-Export: Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbilder, jeder Beleg genau einmal
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Kennzahlen aus den gebuchten Belegen, Übermittlung an ELSTER über das Zertifikat von CarsKeeper
- Eingangsrechnungen und Kassenbuch: Beleg per Foto, GoBD-konform festgeschrieben
- Steuerberater-Zugang: nur lesend, ohne zusätzlichen Nutzerplatz
- DSGVO-Werkzeuge: Datenprüfung am Tablet, Auskunft und Löschung nach Art. 15 bis 21, Verarbeitungsverzeichnis
- Hosting in Deutschland: Anmeldung mit Passkey oder Authenticator-App, unveränderliches Änderungsprotokoll
Optional gegen Aufpreis
- Bankanbindung mit Kontoabgleich: Umsätze werden nachts gelesen und eindeutigen Rechnungen centgenau zugeordnet. 7,90 € pro Betrieb und Monat.
Preisbeispiel: 3 Nutzer in der Aufbereitung
15 € pro Nutzer und Monat bei 12 Monaten Laufzeit, 19 € monatlich kündbar, netto, ab 2 Nutzern. Inhaber und zwei Mitarbeiter: drei Plätze mit allen Funktionen, Schadensdokumentation und Plantafel eingeschlossen.
- 3 Nutzer × 15 € bei 12 Monaten Laufzeit
- 45 € pro Monat
- monatlich kündbar: 3 × 19 €
- 57 € pro Monat
- Alle Werkstatt- und Buchhaltungsfunktionen
- im Nutzerpreis enthalten
- Steuerberater-Zugang
- ohne zusätzlichen Nutzerplatz
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Einen Platz braucht, wer sich anmeldet, etwa um Checklisten auszufüllen oder Fotos anzuhängen.
Auf der Roadmap
- Schadensbericht als PDF mit Kundenunterschrift
- Online-Terminbuchung für Ihre Kunden
- CarsKeeper-App für Ihre Endkunden