Barzahlungen bucht CarsKeeper automatisch
Sie markieren die Rechnung als bezahlt und wählen „Bar“. Damit steht die Kassenbewegung im Buch: mit dem Bruttobetrag, dem Zahlungsdatum (nicht dem heutigen), der enthaltenen Umsatzsteuer und einem Verweis auf die Rechnung.
Dasselbe gilt in die andere Richtung: eine Lieferantenrechnung, die aus der Schublade bezahlt wird, ist eine Ausgabe im Kassenbuch. Und wird eine Gutschrift bar ausgezahlt, bucht CarsKeeper sie selbst als Rückerstattung. Ihr Betrag ist negativ, weil das Geld aus der Kasse geht.
| Zahlungsart | Wo die Zahlung steht |
|---|---|
| Bar | Buchung im Kassenbuch, Betrag brutto, Datum der Zahlung |
| EC / Kreditkarte | steht im Bankkonto, weil das Geld über die Bank läuft |
| Überweisung, PayPal | steht im Bankkonto |
Ein Kassenbuch wird gegen das geprüft, was tatsächlich in der Kasse liegt. EC-Zahlungen laufen über die Bank und stehen deshalb im Bankkonto.
Nehmen Sie eine Zahlung zurück, wird die Kassenbuchung storniert statt gelöscht. Wird eine bereits bar bezahlte Eingangsrechnung storniert, ebenso.
Einlagen, Entnahmen und Vorschüsse von Hand buchen
Von Hand erfassen Sie Bewegungen ohne Rechnung. Die Art der Bewegung bestimmt das Formular:
| Art | Wofür |
|---|---|
| Einlage | Der Inhaber legt privates Geld in die Kasse |
| Entnahme | Der Inhaber nimmt Geld heraus |
| Vorschuss / Auslage | Bargeld an jemanden, der damit etwas besorgt; der Beleg kommt später |
| Vorschuss-Rückgabe | Das übrige Geld kommt zurück; sie rechnet den Vorschuss ab |
| Sonstige Bewegung | Alles Übrige, mit freiem Verwendungszweck |
Bar bezahlte Rechnungen bucht CarsKeeper selbst. So steht jeder Vorgang genau einmal im Buch.
Ein Betrag wird immer positiv erfasst; ob er den Bestand hebt oder senkt, ergibt die Richtung. Rutscht die Kasse dabei ins Minus, zeigt CarsKeeper eine Warnung und bucht trotzdem, denn das Geld hat die Kasse ja verlassen. Ein negativer Bestand ist ein Hinweis: Meist fehlt im Buch eine Einnahme.
Korrekturen im Kassenbuch per Gegenbuchung
Ein Eintrag im Kassenbuch ist unveränderlich. Einen Fehler korrigieren Sie mit einer Gegenbuchung als Storno. Beide Zeilen bleiben stehen, und die eine zeigt auf die andere.
So laufen die Nummern lückenlos, wie es eine Prüfung erwartet. Aus demselben Grund merkt sich das Buch neben dem Buchungsdatum, wann der Eintrag erfasst wurde, und zeigt es an, sobald beide auseinanderfallen.
Kassensturz und Festschreibung
Beide Schritte sichern das Kassenbuch ab, auf unterschiedliche Weise.
Der Kassensturz hält fest, was tatsächlich in der Kasse lag, und stellt es dem gegenüber, was das Kassenbuch in diesem Moment sagt. Er bewegt kein Geld. Eine Differenz wird festgehalten und danach als eigene Buchung ausgeglichen.
Die Festschreibung schließt einen vergangenen Zeitraum ab. Danach ist in ihm keine Buchung mehr möglich, auch keine nachträgliche. Der spätest mögliche Tag ist gestern, und die Grenze wandert nur nach vorn, nie zurück.
Eine Barzahlung wird auf den Tag gebucht, an dem das Geld bewegt wurde. Fällt dieser Tag in einen bereits festgeschriebenen Zeitraum, wird sie nicht automatisch gebucht. CarsKeeper sagt es Ihnen, und Sie tragen sie auf einem offenen Tag nach.
Eine gespeicherte Zählung bleibt stehen, wie sie erfasst wurde; vertut man sich, zählt man neu, und beide bleiben im Protokoll. Ein Zählprotokoll mit einzelnen Stückelungen verlangt CarsKeeper nicht, weil die Finanzverwaltung es ausdrücklich auch nicht tut.
Was ist ein GoBD-konformes Kassenbuch?
Die GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Für ein Kassenbuch heißt das vor allem: nichts wird nachträglich geändert, nichts fehlt, alles wird zeitnah erfasst und ist für einen Dritten nachprüfbar.
So setzt CarsKeeper die einzelnen Anforderungen um:
| Anforderung | Wie CarsKeeper sie erfüllt |
|---|---|
| Unveränderbarkeit | Ein Eintrag lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Korrigiert wird durch Storno; beide Zeilen bleiben stehen und verweisen aufeinander |
| Vollständigkeit | Die Nummern laufen lückenlos, auch wenn zwei Barzahlungen im selben Moment gebucht werden |
| Zeitgerechte Erfassung | Neben dem Buchungsdatum wird festgehalten, wann der Eintrag erfasst wurde; fallen beide auseinander, steht es in der Liste und auf dem Ausdruck |
| Nachvollziehbarkeit | Jede automatische Buchung verweist auf ihren Beleg, also Rechnung oder Eingangsrechnung. Zu jeder Bewegung lassen sich weitere Belege ablegen; eine falsche Datei wird ersetzt, nicht gelöscht |
| Festschreibung | Ein abgeschlossener Zeitraum wird festgeschrieben. Danach ist darin keine Buchung mehr möglich, und es ist vermerkt, wann und durch wen |
| Maschinelle Auswertbarkeit | Export als CSV in deutscher Schreibweise (Semikolon, Dezimalkomma, TT.MM.JJJJ), direkt in Excel lesbar |
| Kassensturzfähigkeit | Der Bestand laut Buch steht jederzeit fest und lässt sich gegen das Gezählte stellen |
Ausdruck, CSV und DATEV für Prüfer und Steuerberater
Drei Wege, alle ohne Abtippen:
- Das gedruckte Kassenbuch für einen Zeitraum: älteste Buchung zuerst, mit Anfangs- und Endbestand, der Rechnung „Anfangsbestand + Einnahmen − Ausgaben = Endbestand“ ausgeschrieben, einer Aufstellung der Umsatzsteuer nach Sätzen, zwei Unterschriftszeilen und der Angabe, ob der Zeitraum festgeschrieben ist. Stornierte Zeilen stehen durchgestrichen darin, nicht ausgeblendet.
- Der CSV-Export, damit die Daten auch außerhalb von CarsKeeper auswertbar sind. Den Datenzugriff für die Prüfung muss der Betrieb ermöglichen, der die Daten hält.
- Der DATEV-Export, wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet: Jede Kassenbuchung des Zeitraums geht als Buchung in den Stapel, zusammen mit Ausgangs- und Eingangsrechnungen. DATEV-Export →
Kassenbuch für Barzahlungen zu Rechnungen
Das Kassenbuch gehört zur Buchhaltung. Es zeichnet die Bargeldbewegung zu einer Rechnung auf, für einen namentlich bekannten Kunden, dazu Einlagen, Entnahmen und Vorschüsse.
Kassensystem mit TSE für den Verkauf über den Tresen.