Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO beantworten
Sie erfassen die Anfrage beim Kunden, bearbeiten sie und schließen sie ab. CarsKeeper erzeugt dabei eine unveränderliche Bestätigung als PDF. Die legen Sie vor, wenn später jemand wissen will, ob und wann Sie geantwortet haben.
| Recht | Artikel |
|---|---|
| Auskunft | Art. 15 |
| Berichtigung | Art. 16 |
| Löschung | Art. 17 |
| Einschränkung der Verarbeitung | Art. 18 |
| Datenübertragbarkeit | Art. 20 |
| Widerspruch | Art. 21 |
Offene Anfragen stehen sichtbar am Kunden. So bleibt jede Anfrage bis zur Antwort im Blick, und die Monatsfrist lässt sich einhalten.
Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO
Praktisch ja. Jede Aufsichtsbehörde kann die Vorlage des Verzeichnisses verlangen (Art. 30 Abs. 4 DSGVO). Die Ausnahme für kleine Unternehmen gilt nicht, sobald regelmäßig personenbezogene Daten verarbeitet werden, und das tut jede Werkstatt mit Kundenkartei.
CarsKeeper führt das Verzeichnis im Betrieb und liefert Beispieltexte für die typischen Werkstatt-Tätigkeiten mit: Kundenstammdatenpflege, Fahrzeug- und Servicehistorie, Rechnungsstellung und Buchhaltung, Bearbeitung von Betroffenenrechtsanfragen. Das sind Vorlagen, die Sie an die Abläufe in Ihrem Betrieb anpassen. Das Ergebnis lässt sich als PDF ausgeben.
Auftragsverarbeitungsvertrag in der Software zeichnen
Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) regelt, was ein Dienstleister mit den personenbezogenen Daten tun darf, die er für Sie verarbeitet. Nach Art. 28 DSGVO braucht ihn jeder, der Kundendaten in fremder Software speichert, also auch jede Werkstatt mit Werkstattsoftware.
In CarsKeeper zeichnen Sie ihn in der Software. Die Fassung, der Zeitpunkt, der Name des Unterzeichners und die IP-Adresse werden festgehalten, und Sie laden das Ergebnis als PDF herunter. Liegt eine neue Fassung vor, weist CarsKeeper Sie darauf hin.
Verantwortlich für die Daten Ihrer Kunden bleiben Sie. CarsKeeper ist der Auftragsverarbeiter. Genau diese Rollen schreibt der AVV fest.
Kundendaten und Einwilligungen regelmäßig prüfen
Mit einer wiederkehrenden Prüfung. Sie legen ein Intervall zwischen 6 und 36 Monaten fest, und CarsKeeper zeigt Ihnen, bei welchen Kunden die Prüfung fällig ist. Die Prüfung selbst geht auf zwei Wegen:
- Vor Ort: Der Kunde sieht am Tresen auf dem Tablet die zu ihm gespeicherten Kontaktdaten, korrigiert sie, entscheidet über seine Einwilligungen und unterschreibt.
- Per E-Mail: derselbe Ablauf über einen Link, wenn der Kunde gerade nicht im Haus ist. Der Link lässt sich zurückziehen.
CarsKeeper fragt dabei vier Einwilligungen getrennt ab: Speicherung, WhatsApp, Servicenachrichten und Werbung. Wer die Nachricht „Ihr Fahrzeug ist abholbereit“ bekommen möchte, stimmt nur dieser Nachricht zu. Einem Newsletter stimmt er gesondert zu.
Export aller Werkstattdaten als ZIP
Während Ihres Vertrags und Ihrer Testphase erzeugen Sie den vollständigen Export selbst in den Einstellungen und bekommen ein ZIP-Archiv: alle Daten in maschinenlesbarer Form und die hinterlegten Dateien wie Rechnungs-PDFs, Unterschriftsbilder und Fahrzeugfotos im Original. Das Archiv steht sieben Tage zum Download bereit.
Erzeugen Sie den Export am besten vor dem Vertragsende. Hindert Sie ein Grund, den Sie nicht zu vertreten haben, stellen wir Ihnen den Export auf Anfrage innerhalb von 30 Tagen einmal kostenfrei bereit, siehe AGB § 14.
Anmeldung und Rollen schützen die Kundendaten
Zum Datenschutz gehört auch, wer sich anmelden darf. In CarsKeeper geht das mit Passkey, Sicherheitsschlüssel oder Passwort plus Authenticator-App, und der Admin kann Zwei-Faktor für alle vorschreiben. Was jemand sieht, hängt an seiner Rolle in Ihrem Betrieb: Mitarbeiter, Buchhaltung oder Admin.
CarsKeeper gibt Ihnen die Werkzeuge für die Datenschutzpflichten Ihrer Werkstatt: Anfragen beantworten, das Verzeichnis führen, den AVV zeichnen, Kundendaten aktuell halten und Daten herausgeben.