Das Rechnungsprogramm für die Kfz-Werkstatt

Was ein Rechnungsprogramm in der Kfz-Werkstatt können muss

Vier Dinge unterscheiden ein Rechnungsprogramm für Werkstätten von einem allgemeinen. Erstens kommen die Positionen aus dem Artikelkatalog: Bremsensatz, Ölwechsel, Filter, jeweils mit hinterlegtem Preis. Zweitens lassen sich Arbeitslohn und Teile zu einem Paket bündeln, etwa „Ölwechsel komplett“. Drittens stehen Fahrzeug und Kunde auf der Rechnung, also Kennzeichen und FIN neben Name und Anschrift. Viertens entsteht die Rechnung direkt aus dem Auftrag.

Rechnung aus dem Auftrag erstellen

Der Auftrag ist abgearbeitet, Zeiten und Material sind erfasst. Ein Klick auf „Rechnung erstellen“ öffnet den Rechnungsentwurf mit denselben Positionen, demselben Betrag und derselben Mehrwertsteuer. Was im Auftrag stand, steht auf der Rechnung, ohne dass jemand es neu eingibt. Nach dem Prüfen schreiben Sie die Rechnung fest.

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Sechs PDF-Layouts für Rechnung, Kostenvoranschlag und Mahnung

CarsKeeper bringt sechs fertige PDF-Layouts mit. Sie wählen eines für Ihren Betrieb und laden Ihr Logo hoch. Ab da folgen alle Rechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen derselben Vorlage. Die Pflichtangaben stehen in jedem Layout an festem Platz.

Das Logo erscheint in allen sechs Layouts. Ist keines hinterlegt, zeigt das PDF an seiner Stelle einen gestrichelten Platzhalter, damit die Lücke sofort auffällt. Wie das Ergebnis wirkt, prüfen Sie mit „Test-PDF erzeugen“. Das zeigt eine Beispielrechnung mit Ihren aktuellen Einstellungen in einem neuen Tab.

Die Vorschau vor dem Abschließen

Eine abgeschlossene Rechnung ist festgeschrieben. Deshalb sehen Sie sie vorher. Solange sie ein Entwurf ist, erzeugt „Vorschau (PDF)“ genau das Dokument, das später herausgeht, mit dem Wasserzeichen „Vorschau“ quer darüber. Die Datei bekommt keine Rechnungsnummer, wird nirgends abgelegt und verschwindet nach dem Anzeigen wieder. Für Kostenvoranschläge funktioniert dieselbe Vorschau.

GiroCode und Bezahlt-Stempel

Auf Wunsch druckt CarsKeeper einen GiroCode auf die Rechnung. Diesen QR-Code lesen Banking-Apps ein, sodass der Kunde Betrag, IBAN und Verwendungszweck nicht abtippt. Dafür müssen IBAN und Firmenname hinterlegt sein; sechs Darstellungen stehen zur Wahl. Ist die Rechnung schon bezahlt, entfällt der QR-Code, und das PDF trägt einen grünen „Bezahlt“-Stempel mit Datum. Dafür setzen Sie beim Abschließen den Schalter „Diese Rechnung ist bereits bezahlt“.

Sonderfälle: Differenzbesteuerung, Gutschrift, Storno und Freitext

Die meisten Werkstattrechnungen sind Routine. Für die Ausnahmen hat CarsKeeper eigene Einstellungen je Rechnung.

§ 25a: Differenzbesteuerung für Gebrauchtfahrzeuge

Wer gebrauchte Fahrzeuge verkauft, rechnet oft nach § 25a UStG ab. In CarsKeeper ist das eine Einstellung je Rechnung: Sie stellen „Besteuerung“ von Regelbesteuerung auf „Differenzbesteuerung § 25a“ um. Das Dokument weist dann nur den Gesamtbetrag aus, ohne Nettosumme und Mehrwertsteuerzeile, und trägt den vorgeschriebenen Hinweis:

Die enthaltene Umsatzsteuer rechnet CarsKeeper intern aus dem Einkaufspreis je Position mit. Sie ist für Ihre Buchhaltung bestimmt und erscheint nicht auf dem Kundendokument. Im Kontenrahmen laufen Differenzumsätze auf eigene Konten (SKR03 8199 / SKR04 4134), sodass sie im DATEV-Export getrennt bleiben.

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Gutschrift nach § 14 Abs. 2 und Stornorechnung

Im Alltag heißt „Gutschrift“ beides, im Umsatzsteuerrecht nicht. Eine Stornorechnung hebt eine bereits abgeschlossene Rechnung auf: CarsKeeper erzeugt sie aus der Originalrechnung, mit negierten Beträgen, eigener Nummer und dem Verweis „Stornierung der Rechnung Nr. … vom …“. Sie entsteht immer aus einem vorhandenen Beleg und ergibt mit ihm zusammen genau 0,00 €. Soll nur ein Teil zurückgehen, gibt es die Rechnungskorrektur nach § 17 UStG.

Eine Gutschrift im Gutschriftverfahren ist ein eigenständiges Dokument: Sie rechnen die Leistung Ihres Kunden ab, die Rollen sind vertauscht. Der Schalter heißt „Als Gutschrift im Namen des Leistenden ausstellen“; das PDF trägt dann die Überschrift „Gutschrift“ und den Hinweis „Gutschrift gemäß § 14 Abs. 2 UStG – ausgestellt durch den Leistungsempfänger“ samt Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden. Ohne diese Nummer lässt CarsKeeper die Gutschrift nicht abschließen. Weil hier Geld in die andere Richtung fließt, taucht eine Gutschrift nicht in den offenen Posten und nicht im Mahnwesen auf.

Freitext-Positionen für Leistungen ohne Artikelnummer

Manche Leistung hat keine Artikelnummer. Neben „Position hinzufügen“ steht deshalb „Freitext-Position“: Bezeichnung, Beschreibung, Menge, Einheit, Einzelpreis und der Steuersatz werden von Hand eingetragen, die Zeile rechnet sich in die Summen ein wie jede andere. Stellt sich heraus, dass Sie dieselbe Freitext-Zeile zum dritten Mal tippen, übernimmt „Als Artikel anlegen“ sie in den Artikelstamm, ohne den Beleg zu ändern. Wer die Artikelnummer im Kopf hat, tippt sie direkt ins Feld „Artikelnummer“ und setzt die Position ohne Suchen.

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Versand per E-Mail und Brief mit Zustellstatus

Auf eine Rechnung im Spam-Ordner warten Sie vier Wochen umsonst. CarsKeeper verschickt Rechnungen, Kostenvoranschläge und Mahnungen per E-Mail mit Ihrem Logo und dem PDF im Anhang und führt unter jedem Dokument eine Versandhistorie mit Kanal, Empfänger, Zeitpunkt und Zustellstatus.

Scheitert der Versand, steht der Grund daneben: „E-Mail-Postfach existiert nicht“, „Postfach voll“, „Vom Empfänger-Server abgelehnt“. Dauerhaft unerreichbare Adressen kommen auf eine Sperrliste, damit nicht jede weitere Mahnung ins Leere läuft. Ob ein Kunde Dokumente per E-Mail bekommt, steht als Zustellwunsch in seiner Akte.

Wer Papier möchte, bekommt Papier: Per eBrief druckt ein Dienstleister die Rechnung und schickt sie für Sie per Post, auf Wunsch als Einwurf-Einschreiben. Jeder Schritt des Briefs steht ebenfalls in der Versandhistorie, ein Brief kostet ab 0,99 € (1 Seite, farbig), ein Einschreiben 3,63 € zusätzlich.

E-Rechnung im ZUGFeRD-Format

Beim Abschließen bettet CarsKeeper die E-Rechnung im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931) in jedes Rechnungs-PDF ein, ohne Zusatzmodul und ohne extra Schritt. Das Format verarbeiten auch XRechnung-Empfänger. Ausstellen müssen Sie E-Rechnungen an Firmenkunden ab 01.01.2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 01.01.2028 in jedem Fall. Einzelheiten stehen auf der Seite zur E-Rechnung.

E-Rechnung für Werkstätten: Pflichten und Fristen →

Offene Rechnungen und Mahnwesen

Bleibt die Rechnung offen, läuft sie ins Mahnwesen: bis zu 4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr und eigenem Text, die Sie einmal hinterlegen. Wie das funktioniert, lesen Sie auf der Seite zum Mahnwesen.

Mahnwesen automatisch: offene Posten im Griff →

Pflichtangaben auf der Werkstattrechnung

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG kommen aus den Stammdaten und dem Auftrag. Die Tabelle zeigt, woher CarsKeeper jede Angabe zieht.

Stand: September 2026. Pflichtangaben nach § 14 UStG, kein Anspruch auf Vollständigkeit.

Vom Auftrag zur Rechnung in einem Klick

In der Demo zeigen wir Ihnen, wie aus dem fertigen Auftrag mit einem Klick die Rechnung wird, mit E-Rechnung im PDF.