Typische Probleme in der Umrüstsaison
Hunderte Radwechsel in sechs Wochen
Zweimal im Jahr, im Oktober und November und wieder im März und April, will jeder gleichzeitig. Das Telefon klingelt durch, der Reifenplatz ist doppelt verplant, und Spontankunden stehen zwischen den Terminkunden.
„Wo steht der Satz von Frau Becker?“
Der Einlagerungsschein liegt im Ordner, die Nummer steht mit Kreide auf dem Reifen, und im Regal steht der Satz auf Platz 41 statt 14. Die Suche kostet Minuten, während der Kunde an der Theke wartet.
„Die Felge war schon verkratzt“
Bei der Rückgabe zeigt der Kunde auf einen Bordsteinschaden. Ohne Foto und ohne unterschriebenes Protokoll von der Einlagerung steht Aussage gegen Aussage. Meist zahlt der Reifenhändler.
Ablauf: Einlagerung, Unterschrift und Rückgabe
Jeder Schritt hier ist heute in CarsKeeper im Einsatz. Das Protokoll trägt eine eigene Nummer, zum Beispiel EL-26-0001 bei der Einlagerung und AL-26-0001 bei der Auslagerung.
- Schritt 01:
Termin am Reifenplatz
Legen Sie Ihre Montageplätze als Arbeitsplätze mit dem Typ Reifenplatz an. Termin finden sucht dann dort freie Zeit, auf Wunsch getrennt nach „Kunde wartet“ und „Fahrzeug wird abgegeben“. In den Planungseinstellungen legen Sie fest, wie viele Abgaben pro 30 Minuten angenommen werden. So stehen morgens um acht höchstens so viele Autos auf dem Hof, wie Sie abarbeiten können.
- Schritt 02:
Einlagern mit Protokoll je Rad
Der Satz wird in einem Fenster mit rund acht Feldern eingelagert, CarsKeeper schlägt den nächsten freien Lagerplatz vor. Im Einlagerungsprotokoll erfassen Sie für VL, VR, HL und HR die Profiltiefe von 0 bis 30 mm auf 0,1 mm genau, den Zustand, DOT und mehrere Fotos je Rad. Auf Tablet oder Handy öffnet „Foto aufnehmen“ direkt die Rückkamera.
Die Reifenliste zeigt die Profiltiefe je Satz. Orange heißt: vor der nächsten Saison ersetzen.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 03:
Unterschrift an der Theke
Der Kunde unterschreibt das Protokoll persönlich auf dem Tablet oder Unterschriftengerät. Das PDF erscheint im Layout Ihrer Rechnungen, die Einlagerungsbedingungen werden je Protokoll versioniert. Nach dem Ausstellen ist das PDF eingefroren. Jede Bewegung des Satzes landet in der Verwahrungshistorie, die nur ergänzt wird.
Der Kunde unterschreibt das Protokoll an der Theke auf dem Tablet oder Unterschriftengerät. Danach ist das PDF eingefroren.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 04:
Auslagern im Frühjahr
„Wo sind die Reifen?“ beantwortet die globale Suche mit Kennzeichen oder Namen. Das Auslagerungsprotokoll zeigt unter jedem Rad den zuletzt gemessenen Wert, hält die Lagerdauer fest und hat ein eigenes Feld „Schäden bei Rückgabe“. Einzelne Räder lassen sich auch getrennt übergeben.
- Schritt 05:
Lagergebühr als wiederkehrende Rechnung
Die Einlagerung legen Sie als wiederkehrende Leistung an, zum Beispiel halbjährlich. CarsKeeper erstellt die Rechnung zum Termin als Entwurf oder schließt und verschickt sie auf Wunsch selbst. Zahlt der Kunde per Überweisung, ordnet die optionale Bankanbindung (7,90 € pro Betrieb und Monat) den Betrag nachts der Rechnung zu.
Wiederkehrende Leistungen, zum Beispiel die Einlagerungsgebühr: CarsKeeper legt die Rechnung zum Termin als Entwurf an oder schließt und verschickt sie auf Wunsch selbst.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten
Profiltiefe als Anlass für das Reifenangebot
Jeder gemessene Satz trägt seinen kleinsten Wert als Profiltiefe. CarsKeeper färbt ihn orange, wenn Sommerreifen 3 mm oder Winter- und Ganzjahresreifen 4 mm erreicht haben, und rot ab 1,6 mm, der gesetzlichen Mindestprofiltiefe.
Die Warnung erscheint in der Reifenliste, am Fahrzeug, im Dashboard-Widget „Reifen zum Tauschen“ und im Auftragsformular. Wer im September einen Termin für den Wechsel anlegt, sieht sofort, dass der eingelagerte Wintersatz dieses Kunden nur noch 1,9 mm hat. Das ist der Moment für den Anruf, solange die Wunschgröße noch lieferbar ist.
Die Reifenliste lässt sich auf Sätze unter der Grenze filtern. Das ist Ihre Anrufliste für die Wochen vor der Saison.
Wichtige Funktionen für den Reifenhandel
Reifeneinlagerung
Reifenlager mit Sätzen je Fahrzeug oder Kunde, Status, Altersfilter, Lagerplätzen und Protokollen.
Mehr dazu →Termin finden und Plantafel
Freie Zeit am Reifenplatz bis zu 12 Wochen voraus, Kunde wartet oder Abgabe, Abgabe-Obergrenze je 30 Minuten.
Mehr dazu →Wiederkehrende Rechnungen
Die Lagergebühr erstellt sich zum Termin als Rechnungsentwurf, auf Wunsch automatisch verschickt.
Mehr dazu →Bankanbindung
Optional für 7,90 € pro Betrieb und Monat: Zahlungseingänge werden nachts gelesen und eindeutigen Rechnungen centgenau zugeordnet.
Mehr dazu →Terminerinnerung
Erinnerung an den vereinbarten Wechseltermin per E-Mail, 24 oder 48 Stunden vorher.
Mehr dazu →Fahrzeugschein scannen
Liest auch die Reifengrößen aus den Papieren. Die Größenauswahl beim Einlagern passt sich daran an.
Mehr dazu →Außerdem inklusive
- WhatsApp „abholbereit“: nur mit Einwilligung, Zustellstatus auf der Auftragskarte
- E-Rechnung: im ZUGFeRD-/Factur-X-Format (EN 16931), in jedem Rechnungs-PDF eingebettet
- DATEV-Export: Buchungsstapel, Stammdaten und Belegbilder, jeder Beleg genau einmal
- Umsatzsteuer-Voranmeldung: Kennzahlen aus den gebuchten Belegen, Übermittlung an ELSTER über das Zertifikat von CarsKeeper
- Mahnwesen: 4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr und Text
- Steuerberater-Zugang: nur lesend, ohne zusätzlichen Nutzerplatz
- DSGVO-Werkzeuge: Datenprüfung am Tablet, Auskunft und Löschung nach Art. 15 bis 21, Verarbeitungsverzeichnis
- Hosting in Deutschland: Anmeldung mit Passkey oder Authenticator-App, unveränderliches Änderungsprotokoll
Preisbeispiel: 3 Nutzer an Theke und Montage
15 € pro Nutzer und Monat bei 12 Monaten Laufzeit, 19 € monatlich kündbar, netto, ab 2 Nutzern. Jeder, der sich anmeldet, braucht einen Platz, auch der Monteur, der die Protokolle auf dem Tablet ausfüllt. Alle Plätze haben alle Funktionen.
- 3 Nutzer × 15 € bei 12 Monaten Laufzeit
- 45 € pro Monat
- monatlich kündbar: 3 × 19 €
- 57 € pro Monat
- Alle Werkstatt- und Buchhaltungsfunktionen
- im Nutzerpreis enthalten
- Steuerberater-Zugang
- ohne zusätzlichen Nutzerplatz
- Bankanbindung mit Kontoabgleich (optional)
- 7,90 € pro Betrieb und Monat
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Kommt in der Saison eine Aushilfe dazu, laden Sie sie ein. CarsKeeper zeigt die Kosten des zusätzlichen Platzes an, bevor die Einladung rausgeht.
Auf der Roadmap
- Online-Terminbuchung für Ihre Kunden
- CarsKeeper-App für Ihre Endkunden