Was eine Kundenverwaltung in der Werkstatt leisten muss
In der Werkstatt hängen Kunde, Fahrzeug und Arbeiten zusammen. Ein Kunde hat mehrere Fahrzeuge, ein Fahrzeug hat eine Historie, und diese Historie bleibt auch nach einem Halterwechsel am Auto. Beim nächsten Anruf zählt, was zuletzt gemacht wurde, was damals empfohlen wurde und was als Nächstes ansteht.
Inhalt der Kundenakte
Die Kundenakte ist der Einstieg in alles, was mit diesem Kunden zusammenhängt. Sie öffnen sie einmal und sehen die Fahrzeuge, die offenen und abgeschlossenen Aufträge, die Rechnungen samt Zahlungsstand und die eingelagerten Reifen, ohne die Ansicht zu wechseln.
| Was in der Akte hängt | Wofür Sie es im Alltag brauchen |
|---|---|
| Kontakt- und Rechnungsdaten | Rechnung ohne Nachfragen erstellen |
| Alle Fahrzeuge des Kunden | am Telefon sofort das richtige Fahrzeug öffnen |
| Aufträge und Kostenvoranschläge | nachvollziehen, was wann gemacht wurde |
| Rechnungen mit Zahlungsstand | offene Posten erkennen, bevor gemahnt wird |
| Eingelagerte Reifen | Saison-Termin und Lagerplatz sofort finden |
| HU-Fälligkeit der Fahrzeuge | den nächsten Prüftermin ansprechen |
Kunden und Fahrzeuge verknüpfen
Das Fahrzeug hat eine eigene Akte mit Kennzeichen, FIN, HSN/TSN, Erstzulassung, Dokumenten, Bildern und seiner Historie. Ein Kunde kann beliebig viele Fahrzeuge haben. Wechselt ein Fahrzeug den Halter, bleibt die Historie am Fahrzeug. Die Stammdaten lesen Sie aus dem Fahrzeugschein ein.
Die Kundenakte füllt sich aus den Aufträgen und Rechnungen, die Sie ohnehin schreiben.
Vom Anruf zum Auftrag
Kennzeichen in die Suche, Akte offen, Auftrag angelegt: Kunde und Fahrzeug hängen von Anfang an daran und bleiben bis zur Rechnung verknüpft. Was in der Werkstatt passiert, steht dadurch in der Historie.
Kunden über Kennzeichen, Name oder FIN finden
Über die Suche in der Kopfzeile, die auf jeder Seite steht, oder über die Befehlspalette mit Strg + K. Sie tippen, was Sie gerade haben: einen Teil des Namens, ein halbes Kennzeichen, eine Auftrags- oder Rechnungsnummer. Die Treffer erscheinen nach Art gruppiert und führen direkt in die Akte.
| Gesucht wird in | Beispiel |
|---|---|
| Kunden, Fahrzeuge, Aufträge, Aufgaben, Reifen | „Neumann“, „BTU-PU 968“, „AUF-26-0046“ |
| Rechnungen, Kostenvoranschläge, Mahnungen | „RG-20260010“ |
| Artikel, Bündel, Kreditoren, Sachkonten | „Ölfilter“, „8400“ |
| Prüfpunkte und Checklisten | „Kleine Inspektion“ |
Zwei Details helfen am Telefon. Erstens ist das Kennzeichen unempfindlich gegen Schreibweise: „M-AB 123", „MAB123" und „m ab123" finden dasselbe Fahrzeug. Zweitens genügt bei der FIN ein Ausschnitt: Die letzten sechs Stellen vom Zettel in der Hand reichen.
Die Suche kennt außerdem die Rolle des Anmeldenden. Ein Mitarbeiter findet Kunden, Fahrzeuge, Aufträge, Aufgaben und Reifen; Rechnungen, Mahnungen und Sachkonten erscheinen mit der Rolle Buchhaltung. Zahlen aus der Buchhaltung sehen nur Nutzer mit der Rolle Buchhaltung oder Admin.
Dubletten zusammenführen und Fahrzeuge archivieren
Doppelte und verkaufte Fahrzeuge gibt es in jedem Betrieb. CarsKeeper hat dafür zwei eigene Werkzeuge.
Dubletten zusammenführen
Nach einer Datenübernahme steht dasselbe Auto gern zweimal im System: einmal mit FIN, einmal ohne. CarsKeeper sucht genau dieses Muster (gleiches Kennzeichen, höchstens eines mit FIN) und schlägt die Paare zum Zusammenführen vor. Sie sehen beide Datensätze nebeneinander, legen fest, welcher der Zielsatz ist, und alles vom anderen wandert hinüber: Reifen, Dokumente, Bilder, Aufträge, Rechnungen, Kostenvoranschläge und die Verlaufseinträge. Danach wird das Quellfahrzeug gelöscht. Das lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb sehen Sie die Übersicht, bevor Sie bestätigen.
Fahrzeuge archivieren
Für verkaufte oder verschrottete Fahrzeuge gibt es „Als archiviert markieren“. Das Fahrzeug bleibt mit seinen Aufträgen und Rechnungen verknüpft, verschwindet aber aus Auswahllisten, aus der globalen Suche und von der Kundenseite. Nur die Fahrzeugliste blendet es über den Filter „Archivstatus" wieder ein. Dort nehmen Sie das Häkchen auch wieder heraus, wenn das Auto doch zurückkommt.
Beides kommt vor allem nach einer Datenübernahme zum Tragen, wenn ein Altbestand doppelte Fahrzeuge mitbringt: Umstieg & Datenübernahme →
Datenschutz in der Kundenverwaltung
Kundendaten sind personenbezogene Daten. Sie liegen auf Servern in Deutschland, jeder Zugriff hängt an einem Benutzerkonto, und Kundendaten lassen sich auf Wunsch löschen. Abgeschlossene Rechnungen bleiben davon unberührt, weil sie aufbewahrungspflichtig sind.
Die Kundenakte in der Demo
In der Demo öffnen wir eine Kundenakte und gehen mit Ihnen den Weg vom Anruf bis zur Rechnung, an einem Beispiel aus Ihrem Betrieb.
Kunde, Fahrzeug und Historie in einer Akte
Sehen Sie in der Demo, wie die Kundenakte im Alltag funktioniert.
30 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. Flex-Tarif monatlich kündbar.
Weiter: Reifeneinlagerung → · Terminerinnerungen → · Im Blog: Kundenverwaltung in der Werkstatt → · Alle Funktionen →
Stand: September 2026