Checklisten und Prüfpunkte am Werkstattauftrag

Prüfpunkte mit Messwerten, Fotos und Dateien

Ein Prüfpunkt ohne Felder ist ein einfacher Haken. Braucht er Werte, geben Sie ihm Felder. Acht Feldarten stehen zur Verfügung:

Für Häufiges gibt es Vorlagen: Kilometerstand, Liter und Menge. Einen Prüfpunkt, den Sie ausmustern, schalten Sie inaktiv. Er bleibt auf den Aufträgen, die ihn schon tragen, und neue Aufträge bekommen ihn nicht mehr angeboten.

Werte in die Fahrzeugakte zurückschreiben

Ein Feld kann in Ihre Stammdaten schreiben. So wird jeder Wert nur einmal eingetippt:

• Kilometerstand → Fahrzeug
• HU-Datum → Fahrzeug
• Reifensaison und Lagerplatz → Reifensatz
• TÜV-Bericht und andere Dateien → Dokumente am Fahrzeug
• Fotos → Bilder am Fahrzeug

Material aus Prüfpunkten auf die Rechnung übernehmen

Hinterlegen Sie am Prüfpunkt oder an der Checkliste Artikel aus Ihrem Katalog. Ist der Punkt erledigt, werden sie zu Rechnungspositionen. Die Menge kommt aus dem Feld: Wer 8,5 Liter einträgt, berechnet 8,5 Liter.

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Acht Checklisten-Vorlagen zum Installieren

Aus diesen Vorlagen legt CarsKeeper Checklisten und Prüfpunkte an, die Sie danach frei ändern. Schon vorhandene Prüfpunkte werden wiederverwendet statt verdoppelt.

In einer Checkliste ziehen Sie die Punkte in die Reihenfolge, in der der Mechaniker arbeitet, und markieren die wichtigen als Pflicht. Aufgaben aus Ihrem Aufgabenkatalog bringen ihre eigene Checkliste mit: Wer „Bremsen vorne“ auf den Auftrag legt, bekommt die passenden Prüfpunkte dazu.

Drei eingebaute Prüfpunkte

• Auftrag unterschrieben: erledigt, sobald der Kunde den Auftrag unterschrieben hat.
• Schäden dokumentiert: erledigt über die Schadensdokumentation, auch mit „Ohne Schäden abschließen“.
• DSGVO-Angaben geprüft: erledigt, wenn der Kunde seine Daten und Einwilligungen geprüft hat.

Workflow-Designer: Prüfpunkte an Status und Schritte binden

Der Workflow-Designer zeichnet den Weg eines Auftrags als Diagramm: jeder Status eine Karte, jeder Schritt ein Pfeil. Dort legen Sie fest, wo welche Prüfpunkte gelten.

1. 01
   Schritt 01:

   Prüfpunkte automatisch bei einem Status hinzufügen

   Hängen Sie die Checkliste „Fahrzeugannahme“ an den Status „Angenommen“, landet sie auf jedem Auftrag, sobald er angenommen wird. Aufgehalten wird dadurch niemand. Kommt ein Auftrag später in denselben Status zurück, wird ergänzt statt verdoppelt.

2. 02
   Schritt 02:

   Prüfpunkte als Voraussetzung für einen Schritt

   Hängen Sie die Übergabe-Checkliste an den Schritt „An Kunden übergeben“, wird dieser Schritt erst möglich, wenn jeder Pflichtpunkt erledigt ist. Der Pfeil im Diagramm wird orange und zeigt ein Schloss mit der Zahl der Punkte.

3. 03
   Schritt 03:

   Hinweis am Auftrag mit den offenen Pflichtpunkten

   An der Stelle des gesperrten Schritts steht ein gelber Hinweis, zum Beispiel „20 Pflicht-Prüfpunkt(e) sind noch offen“, mit den offenen Punkten. Ist eine Checkliste noch nicht am Auftrag, fügt „Fehlende Prüfpunkte jetzt hinzufügen“ sie mit einem Klick hinzu.

4. 04
   Schritt 04:

   Regeln pausieren oder entfernen

   Eine Regel lässt sich pausieren und später wieder einschalten. Das wirkt nur auf künftige Aufträge: Was schon auf einem Auftrag steht oder abgehakt ist, bleibt.

Eine Checkliste, die noch nicht am Auftrag hängt, zählt als offen, und ein Pflichtpunkt bleibt am Auftrag. Trifft er beim Fahrzeug nicht zu, setzt ihn der Mechaniker auf „Entfällt“, und der Schritt wird frei. Auch in Mein Tag auf dem Tablet erscheint der Statusknopf erst, wenn die Checkliste erledigt ist.

Den Workflow-Designer stellen Nutzer mit der Rolle Buchhaltung oder Admin ein. Er arbeitet mit den Status Gebucht, Angenommen, In Arbeit, Wartet auf Teile, In Endkontrolle, Abholbereit und Abgeschlossen, dazu Storniert. Die Minuten je Aufgabe pflegen Sie in Ihrem Aufgabenkatalog.