Wo die freie Werkstatt Zeit verliert
Zwei Programme für eine Rechnung
Die Rechnung kommt aus dem Werkstattprogramm, gebucht wird in Lexware oder sevdesk. Also exportieren, importieren, den Zahlungseingang zweimal abhaken und am Monatsende die Belege für den Steuerberater zusammensuchen.
„Wer steht gerade an Bühne 2?“
Die Planung steht auf dem Whiteboard oder im Kopf des Meisters. Ruft ein Kunde an, wird herumgefragt. Eine doppelt belegte Bühne fällt morgens um halb acht auf, wenn beide Autos auf dem Hof stehen.
E-Rechnungspflicht ab 2027
Flotten- und Gewerbekunden fragen schon nach der E-Rechnung, ab 2027 wird sie für viele Betriebe Pflicht. Ein PDF aus Word reicht dann nicht mehr. Ein Umstieg mitten im Jahr ist der ungünstigste Zeitpunkt.
Ablauf: vom Anruf bis zum DATEV-Export
So sieht ein Werkstatttag aus, wenn Planung und Buchhaltung im selben System liegen. Jeder Schritt ist eine Funktion, die heute in CarsKeeper läuft.
- Schritt 01:
Termin am Telefon finden
Der Kunde will Bremsen und Achsvermessung. Sie geben Dauer, den nötigen Arbeitsplatztyp und die Wochentage ein, an denen er kann. CarsKeeper sucht bis zu 12 Wochen voraus und schlägt bis zu drei Termine mit Mechaniker und Bühne vor. „Diesen Termin nehmen“ füllt den Auftrag vor, auch bevor der Kunde angelegt ist.
Termin finden: Dauer, Terminart und Wochentage eingeben, dann zeigt die Tagesampel, wo es passt, und bis zu drei Vorschläge mit Mechaniker und Bühne.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 02:
Fahrzeugannahme mit Scan und Unterschrift
Bei der Annahme fotografieren Sie den Fahrzeugschein. FIN, HSN/TSN, Kennzeichen und Erstzulassung werden ausgelesen. Vorschäden setzen Sie per Tipp auf die Fahrzeugsilhouette. Der Kunde unterschreibt den Auftrag auf dem Tablet, mit AGB und Einwilligungen.
Am Auftrag: Unterschrift in der Werkstatt auf dem Tablet oder als Link per E-Mail, dazu die Datenschutz-Prüfung des Kunden.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 03:
Plantafel und Mein Tag
Der Meister sieht eine Zeile je Mechaniker und je Bühne. Ein Block rastet auf 15 Minuten ein, ein Zug auf eine andere Zeile übergibt den Auftrag. Doppelbelegung, Arbeit außerhalb der Arbeitszeit oder die falsche Bühne markiert CarsKeeper rot, verschieben können Sie trotzdem. Der Mechaniker arbeitet seine Liste in Mein Tag ab und meldet „Befund / Mehrarbeit“ an die Annahme.
Konflikte sind rot umrandet und mit einem Satz erklärt, hier ein doppelt verplanter Mechaniker. Verschieben können Sie trotzdem.Screenshot aus CarsKeeper · Demodaten - Schritt 04:
Rechnung mit einem Klick
Aus dem fertigen Auftrag wird mit einem Klick die Rechnung, mit eingebetteter E-Rechnung und GiroCode. Beim Festschreiben wird sie unveränderlich, der Kilometerstand landet am Fahrzeug. Korrekturen laufen über Stornorechnung oder Rechnungskorrektur nach § 17 UStG.
- Schritt 05:
Zahlungseingang, Umsatzsteuer und Steuerberater
Nachts liest die optionale Bankanbindung Ihre Umsätze und ordnet eindeutige Zahlungen centgenau der Rechnung zu. Eingangsrechnungen fotografieren Sie, die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht direkt an ELSTER. Ihr Steuerberater holt sich den DATEV-Export über seinen eigenen, nur lesenden Zugang.
Buchhaltung im Werkstattprogramm
In den meisten freien Werkstätten sitzt die Rechnung in einem Programm und die Buchung in einem anderen. An dieser Stelle gehen Belege verloren, und am Monatsende gleicht jemand von Hand ab.
In CarsKeeper ist die festgeschriebene Rechnung bereits der Buchungsbeleg. Kostenarten und Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) sind hinterlegt, Bareinnahmen landen automatisch im Kassenbuch. Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung listet CarsKeeper unklare Belege als offene Punkte auf, damit Sie sie klären. Die Voranmeldung prüfen Sie mit „Mit ELSTER prüfen“ und übermitteln sie über das Zertifikat von CarsKeeper.
Ihr Steuerberater bekommt einen eigenen Zugang über einen Einmalcode, der 72 Stunden gilt. Er sieht Buchhaltung, Rechnungen, Mahnungen, Umsatzsteuer und DATEV. Kunden, Fahrzeuge und Aufträge bleiben für ihn gesperrt. Der Zugang belegt keinen Ihrer Nutzerplätze, und Sie entziehen ihn mit einem Klick.
Wichtige Funktionen für die freie Werkstatt
Plantafel und Termin finden
Eine Zeile je Mechaniker und Bühne, Konflikte rot markiert, Terminsuche bis 12 Wochen voraus. Ohne Aufpreis.
Mehr dazu →Kfz-Rechnungsprogramm
Rechnung aus dem Auftrag, 6 PDF-Layouts, § 25a, Kleinunternehmer, Stornorechnung und Rechnungskorrektur.
Mehr dazu →E-Rechnung
ZUGFeRD-/Factur-X-Format nach EN 16931 in jedem Rechnungs-PDF. Eingehende XRechnungen werden als Daten gelesen.
Mehr dazu →Umsatzsteuer-Voranmeldung
Kennzahlen aus den Belegen, Frist mit Dauerfristverlängerung, Übermittlung an ELSTER.
Mehr dazu →DATEV-Export
Buchungsstapel, Debitoren, Kreditoren und Belegbilder mit Vorschau und Lückenliste.
Mehr dazu →Umstieg
Welche Daten aus dem bisherigen Programm übernommen werden und wie Sie Dubletten zusammenführen.
Mehr dazu →Außerdem inklusive
- Mahnwesen: 4 Stufen mit eigener Frist, Gebühr und Text
- Eingangsrechnungen und Kassenbuch: Beleg per Foto, GoBD-konform festgeschrieben
- Steuerberater-Zugang: nur lesend, ohne zusätzlichen Nutzerplatz
- WhatsApp „abholbereit“: nur mit Einwilligung, Zustellstatus auf der Auftragskarte
- DSGVO-Werkzeuge: Datenprüfung am Tablet, Auskunft und Löschung nach Art. 15 bis 21, Verarbeitungsverzeichnis
- Hosting in Deutschland: Anmeldung mit Passkey oder Authenticator-App, unveränderliches Änderungsprotokoll
Optional gegen Aufpreis
- Bankanbindung mit Kontoabgleich: Umsätze werden nachts gelesen und eindeutigen Rechnungen centgenau zugeordnet. 7,90 € pro Betrieb und Monat.
- Briefversand: Rechnung oder Mahnung wird für Sie gedruckt und per Post verschickt. ab 0,99 € je Brief (1 Seite, farbig), Einschreiben +3,63 € je Brief.
Preisbeispiel: 4 Nutzer in der freien Werkstatt
15 € pro Nutzer und Monat bei 12 Monaten Laufzeit, 19 € monatlich kündbar, netto, ab 2 Nutzern. Meister, zwei Mechaniker und Büro. Jeder, der sich anmeldet, braucht einen Platz. Jeder Platz bekommt alle Funktionen, auch die Plantafel und die Buchhaltung.
- 4 Nutzer × 15 € bei 12 Monaten Laufzeit
- 60 € pro Monat
- monatlich kündbar: 4 × 19 €
- 76 € pro Monat
- Alle Werkstatt- und Buchhaltungsfunktionen
- im Nutzerpreis enthalten
- Steuerberater-Zugang
- ohne zusätzlichen Nutzerplatz
Alle Preise netto zuzüglich Umsatzsteuer.
Der Jahresabschluss mit Bilanz und GuV und die App für Ihre Endkunden kommen ohne Aufpreis dazu, sobald sie verfügbar sind. Beim Einladen eines neuen Mitarbeiters zeigt CarsKeeper die Kosten des zusätzlichen Platzes an, bevor die Einladung rausgeht.
Auf der Roadmap
- Teilekatalog mit TecDoc-Anbindung
- Anbindung an DAT, Audatex und GT Motive für die Kalkulation
- Arbeitswerte und Wartungspläne der Hersteller
- Abwicklung von Versicherungsschäden
- Ersatzwagen- und Hol-und-Bring-Verwaltung
- Jahresabschluss mit Bilanz und GuV
- Kassensystem mit TSE