Terminplanung für Saisonspitzen in der Kfz-Werkstatt

Saisonspitzen in der Werkstatt kommen nicht überraschend. Der Räderwechsel im Herbst und im Frühjahr, der Winter-Check und der Start der Motorradsaison folgen jedes Jahr demselben Muster. Wie stark eine Spitze Ihren Betrieb belastet, hängt deshalb weniger vom Wetter ab als von Ihrer Planung. Wer Termine früh öffnet, Zeitfenster nach Arbeitsart staffelt, Puffer für Notfälle freihält und die Zahlen der letzten Saison auswertet, arbeitet die Spitze ab, ohne dass Hebebühnen stillstehen oder Kunden wochenlang warten. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie das gelingt.

Kurz gesagt

• Die Spitzen sind planbar: Der ADAC empfiehlt Winterreifen in der Regel von Oktober bis Ostern. Die beiden großen Wechselwellen fallen daher auf Oktober/November und März/April.
• Kapazität rechnen statt schätzen: Aus der Zahl eingelagerter Radsätze, der Dauer pro Wechsel und den verfügbaren Hebebühnen ergibt sich, wie viele Tage Sie wirklich brauchen.
• Zeitfenster staffeln: Reine Räderwechsel in feste Blöcke legen, Reparaturen und Inspektionen getrennt planen und täglich einen Puffer für Kurzfristiges freihalten.
• Kunden früh informieren: Online-Buchung, Erinnerungen und klare Vorlaufzeiten senken Telefonlast und Nichterscheinen.
• Nach der Saison auswerten: Auslastung, No-Show-Quote und Wartezeit sind die Grundlage für die Planung der nächsten Spitze.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Wann die Spitzen in der Werkstatt entstehen
• 2. Spitzen früh erkennen: Ihre eigenen Daten zählen
• 3. Personal, Hebebühnen und Teile durchrechnen
• 4. Zeitfenster sinnvoll staffeln
• 5. Kurzfristige Aufträge, Absagen und No-Shows abfangen
• 6. Kunden über Vorlaufzeiten und Verzögerungen informieren
• 7. Zusätzliches Personal und längere Schichten
• 8. Die Saison auswerten und die nächste besser planen
• Unsere Sicht: Planung scheitert selten am Kalender
• Saisonplanung mit CarsKeeper
• Häufige Fragen zur Terminplanung in der Saison
• Quellen

1. Wann die Spitzen in der Werkstatt entstehen

Die größte und zuverlässigste Spitze ist der saisonale Räderwechsel. In Deutschland gilt eine situative Winterreifenpflicht: Bei Glatteis, Schneeglätte, Schneematsch, Eis- oder Reifglätte dürfen Fahrzeuge nur mit Winterreifen fahren. Der ADAC empfiehlt deshalb generell Winterprofilreifen von Oktober bis Ostern, die bekannte Faustregel „O bis O“. Konkreter rät der Club, in der zweiten Oktoberhälfte auf Winterräder zu wechseln und diese mindestens bis Mitte April zu fahren.

Der Frühjahrswechsel verteilt sich stärker, weil viele Kunden auf das Wetter warten. Der ADAC Nordrhein empfiehlt den Wechsel auf Sommerreifen erst, wenn nachts dauerhaft kein Frost mehr herrscht und die Temperaturen konstant über sieben Grad Celsius liegen. Für Ihre Planung heißt das: Die Herbstwelle ist kurz und steil, die Frühjahrswelle länger und flacher, aber anfällig für einen plötzlichen Ansturm nach dem ersten warmen Wochenende.

Neben den Reifen gibt es weitere wiederkehrende Spitzen, die sich mit dem Räderwechsel überlagern können:

Auch die allgemeine Nachfrage ist stabil: In der ZDK-Halbjahresumfrage 2025 meldeten 31 Prozent der befragten Betriebe eine gestiegene Reparatur- und Wartungsnachfrage, fast 50 Prozent stabile Aufträge. Die Saisonspitze kommt also nicht in ein leeres Auftragsbuch, sondern zusätzlich zum normalen Werkstattgeschäft.

2. Spitzen früh erkennen: Ihre eigenen Daten zählen

Die besten Prognosedaten liegen bereits in Ihrem Betrieb. Drei Quellen reichen für eine belastbare Einschätzung:

1. Das Reifenlager: Jeder eingelagerte Radsatz ist ein nahezu sicherer Termin in der nächsten Saison. Zählen Sie, wie viele Sätze eingelagert sind und wie viele Kunden im Vorjahr ihre Räder selbst abgeholt haben.
2. Die Terminhistorie: Wie viele Wechsel haben Sie in den einzelnen Kalenderwochen der letzten Saison erledigt? In welcher Woche war die Warteschlange am längsten? Eine saubere Terminhistorie in der Werkstatt beantwortet das in Minuten statt in Stunden.
3. Fällige Wartungen und HU-Termine: Inspektionen und Hauptuntersuchungen sind über Fälligkeiten bekannt. Wer digitale Wartungspläne führt, kann diese Arbeiten gezielt in die Wochen vor und nach der Spitze legen.

Dazu kommt der Blick auf das Wetter. Der erste angekündigte Nachtfrost ist im Herbst das zuverlässigste Signal dafür, dass das Telefon in den nächsten Tagen nicht stillsteht. Wenn Ihre Termine zu diesem Zeitpunkt schon größtenteils vergeben sind, bleibt der Ansturm beherrschbar.

Merksatz: Die Spitze beginnt nicht mit dem ersten Frost, sondern mit dem ersten Kunden, der keinen Termin mehr bekommt. Öffnen Sie den Kalender deshalb, bevor der Bedarf sichtbar wird.

3. Personal, Hebebühnen und Teile durchrechnen

Ob eine Saison gelingt, entscheidet sich an drei Engpässen: Menschen, Arbeitsplätze und Material. Eine einfache Rechnung zeigt, wo Ihr Engpass liegt.

Rechenbeispiel für den Herbstwechsel

Die folgenden Werte sind ein Beispiel. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein.

In diesem Beispiel brauchen Sie gut vier Wochen reine Wechselkapazität auf zwei Bühnen. Fällt die Spitze in drei Wochen, fehlt eine Woche. Daraus ergeben sich die Stellschrauben: früher anfangen, eine dritte Bühne zeitweise für Räder reservieren, zusätzliche Samstage öffnen oder die Dauer pro Wechsel senken, etwa indem Räder am Vortag bereitgestellt werden.

Personal

Rechnen Sie nicht nur mit Köpfen, sondern mit verfügbaren Stunden. Urlaub, Berufsschultage von Auszubildenden und Krankheitsausfälle senken die Kapazität. Eine Urlaubssperre in den Kernwochen ist in vielen Betrieben üblich, sollte aber frühzeitig im Team abgestimmt werden. Weisen Sie außerdem klar zu, wer Räder wechselt und wer Reparaturen übernimmt, damit Diagnosearbeiten nicht zwischen zwei Wechseln liegen bleiben.

Hebebühnen und Arbeitsplätze

Nicht jede Arbeit braucht eine Bühne. Wuchten, Reifenmontage und das Bereitstellen eingelagerter Räder lassen sich vom Arbeitsplatz am Fahrzeug trennen. Eine Plantafel für die Werkstattplanung zeigt, welche Bühne wann belegt ist, und verhindert, dass zwei Aufträge auf denselben Platz fallen.

Teile und Verbrauchsmaterial

Auswuchtgewichte, Ventile, RDKS-Servicekits, Radschrauben, Batterien, Wischerblätter und Frostschutz werden in der Spitze gleichzeitig knapp. Bestellen Sie Grundbestände vor der Saison und prüfen Sie beim Einlagern, welche Reifen die Mindestprofiltiefe bald erreichen. Das sind Neureifenaufträge, die Sie vorab anbieten und deren Lieferung Sie planen können. Wie Sie den schnellsten Weg für Nachbestellungen finden, lesen Sie im Beitrag zur Teilebestellung in der Werkstatt.

4. Zeitfenster sinnvoll staffeln

In der Spitze ist nicht die Zahl der Termine das Problem, sondern ihre Mischung. Ein reiner Räderwechsel dauert planbar kurz, eine Bremsenreparatur mit Befund kann den halben Tag kosten. Bewährt hat sich eine klare Struktur:

1. Wechselblöcke festlegen: Einige Werkstätten bündeln Radwechsel auf mehrere Tage am Stück Mitte Oktober oder öffnen zusätzliche Samstage. Feste Blöcke sorgen für Routine im Team und eine hohe Taktung.
2. Raster nach Arbeitsart: Planen Sie Wechsel im festen Takt, zum Beispiel alle 30 Minuten je Bühne, und legen Sie Inspektionen und Reparaturen auf separate Plätze oder Tageszeiten.
3. Terminvorschläge statt freier Wahl: Bieten Sie Kunden zwei oder drei konkrete Termine an, statt den Kalender komplett freizugeben. So füllen Sie Lücken gezielt und vermeiden Leerlauf am Nachmittag.
4. Stammkunden zuerst: Kunden mit eingelagerten Rädern erhalten früh eine Einladung. Wer bis zu einem bestimmten Zeitpunkt nicht bucht, bekommt eine Erinnerung.
5. Täglicher Puffer: Halten Sie pro Tag einen festen Anteil der Kapazität frei, etwa ein bis zwei Stunden je Bühne, für Pannen, Nacharbeiten und Kunden, die nach dem ersten Frost ohne Termin vor der Tür stehen.
6. Zusatzverkäufe einplanen: Beim Wechsel fallen Befunde auf: abgefahrene Reifen, verschlissene Bremsen, schwache Batterien. Reservieren Sie in den Wochen nach der Spitze Reparaturplätze für diese Folgeaufträge.

Für Betriebe mit großem Reifenlager lohnt sich ein Blick auf spezialisierte Software für den Reifenservice, die Lagerplatz, Radsatz und Termin miteinander verknüpft.

5. Kurzfristige Aufträge, Absagen und No-Shows abfangen

Eine Werkstattplanung ohne Leerlauf bedeutet nicht, jede Minute starr zu verplanen. Sie braucht robuste Strukturen, die ungeplante Arbeiten und Abweichungen aushalten. Saisonale Tätigkeiten wie Räderwechsel und Winter-Check lassen sich langfristig planen. Je vollständiger diese vorab im Kalender stehen, desto besser sehen Sie, wo noch Raum für kurzfristige Aufträge bleibt.

In der Praxis helfen diese Maßnahmen:

• Erinnerungen vor dem Termin: Eine Nachricht ein bis zwei Tage vorher, mit der Möglichkeit abzusagen, macht aus einem No-Show eine frühe Absage. Wie Sie das in fünf Schritten umsetzen, zeigt der Beitrag zum Terminmanagement für Werkstätten.
• Warteliste führen: Kunden, die keinen Wunschtermin bekommen, landen auf einer Liste und werden bei Absagen zuerst angerufen.
• Notfälle priorisieren: Ein Fahrzeug, das nicht fahrbereit ist, hat Vorrang vor einem reinen Wechsel. Legen Sie fest, wer im Team darüber entscheidet, damit nicht jeder Mechaniker eigene Ausnahmen macht.
• Erreichbarkeit sichern: In der Spitze geht ein großer Teil der Arbeitszeit am Telefon verloren. Neben Online-Buchung gibt es inzwischen KI-gestützte Telefonassistenten, die rund um die Uhr Termine für Reifenwechsel und Service vereinbaren.
• Digitale Auftragsfreigabe: Wenn beim Wechsel ein Mangel auffällt, verliert die Werkstatt oft Zeit, bis der Kunde zustimmt. Mit digitalem Kostenvoranschlag und digitaler Unterschrift kommt die Freigabe schneller, und die Bühne wird früher frei.

Merksatz: Ein Puffer ist kein Leerlauf. Er ist der Platz, an dem die Aufträge landen, die sonst den ganzen Tagesplan verschieben.

6. Kunden über Vorlaufzeiten und Verzögerungen informieren

Viele Kunden würden gern selbst buchen, können es aber nicht. Laut einer Befragung wünschen sich zwei Drittel eine Terminvereinbarung über die Werkstatt-Webseite, doch nur ein Drittel hat aktuell Zugang dazu. Gleichzeitig legen viele Kunden Wert auf persönlichen Kontakt. Digitale Kanäle und das Gespräch am Tresen gehören deshalb in ein gemeinsames Konzept.

So kommunizieren Sie in der Spitze klar:

• Vorlaufzeit offen nennen: Auf der Webseite, in der Telefonansage und bei der Einlagerung: „Für den Herbstwechsel buchen Sie am besten ab Ende September.“ Eine ehrliche Angabe verhindert Frust.
• Einladungen an Einlagerungskunden: Schreiben Sie Kunden mit eingelagerten Rädern aktiv an, mit Link zur Buchung oder Rückrufnummer.
• Verzögerungen sofort melden: Wenn ein Fahrzeug später fertig wird, informieren Sie den Kunden, bevor er anruft. Eine kurze Nachricht spart dem Team mehrere Telefonate.
• Fertigmeldung digital: Eine Nachricht bei Fertigstellung, verbunden mit Rechnung und Zahlungsmöglichkeit, verkürzt die Abholung und entlastet den Empfang.

Voraussetzung ist eine gepflegte Kundendatenbank mit aktuellen Telefonnummern und E-Mail-Adressen. Wie Sie diese sauber aufbauen, beschreibt der Beitrag zur Kundenverwaltung in der Werkstatt.

7. Zusätzliches Personal und längere Schichten

Wer die Spitze mit Aushilfen, Samstagsarbeit oder längeren Schichten abfedert, bewegt sich im Rahmen des Arbeitszeitgesetzes und der jeweiligen Arbeitsverträge. Das Gesetz begrenzt die tägliche Arbeitszeit und schreibt Ruhepausen und Ruhezeiten vor. Längere Tage in der Saison müssen innerhalb eines gesetzlich festgelegten Zeitraums ausgeglichen werden. Ein Arbeitszeitkonto, auf dem Mehrstunden aus der Saison in ruhigeren Monaten abgebaut werden, ist dafür ein gängiges Modell.

Für Aushilfen kommen in vielen Betrieben Minijobs oder kurzfristige Beschäftigungen in Frage. Beide haben eigene Grenzen bei Verdienst und Dauer, die sich regelmäßig ändern. Klären Sie vor der Saison mit Ihrem Steuerberater oder Ihrer Lohnbuchhaltung, welche Form für Ihren Fall passt, und prüfen Sie bei Tarifbindung die Regeln Ihres Tarifvertrags. Für Auszubildende und Jugendliche gelten strengere Vorgaben; bei Fragen dazu ist Ihre Handwerkskammer die richtige Anlaufstelle.

Praktisch heißt das: Planen Sie Mehrarbeit nicht spontan, sondern als Teil des Saisonplans. Wenn Samstage und lange Tage vorher feststehen, kann das Team sich darauf einstellen, und Sie behalten den Überblick über Ausgleichszeiten.

8. Die Saison auswerten und die nächste besser planen

Die Planung für die nächste Spitze beginnt am Ende der aktuellen. Erfassen Sie Arbeiten mit ihrem tatsächlichen Zeit- und Materialaufwand und holen Sie im Team Rückmeldung ein, was funktioniert hat und wo die Planung gehakt hat. Diese Kennzahlen helfen dabei:

Notieren Sie die Ergebnisse direkt nach der Saison, solange die Erfahrungen frisch sind. Im Frühjahr wissen Sie dann genau, was Sie im Herbst ändern wollen, und umgekehrt.

Unsere Sicht: Planung scheitert selten am Kalender

In Gesprächen mit Werkstätten sehen wir immer wieder dasselbe Bild: Der Terminkalender ist voll, aber die Informationen dazu liegen verstreut. Der Termin steht im einen Programm, der Lagerplatz der Räder in einer Liste, der Auftrag auf Papier und die Rechnung in der Buchhaltungssoftware. In der Spitze kostet genau dieser Wechsel zwischen Systemen die Zeit, die an der Bühne fehlt.

Deshalb haben wir CarsKeeper so gebaut, dass Kunde, Fahrzeug, Termin, Auftrag, Kostenvoranschlag und Rechnung in einem System zusammenlaufen. Wer einen Termin für den Räderwechsel anlegt, erzeugt daraus den Auftrag, holt die Freigabe per digitaler Unterschrift ein und stellt am Ende die Rechnung, auch als E-Rechnung. Offene Posten landen im Mahnwesen, statt nach der Saison mühsam nachverfolgt zu werden.

Unsere Überzeugung: Eine gute Saisonplanung ist zur Hälfte Kalender und zur Hälfte Datenqualität. Wenn jede Information nur einmal erfasst wird, bleibt mehr Zeit für das, was in der Spitze zählt, nämlich Fahrzeuge.

— Fabian

Saisonplanung mit CarsKeeper

CarsKeeper verbindet Terminplanung, Reifenlagerverwaltung, digitale Aufträge, Erinnerungsmanagement und Rechnungsstellung in einer cloudbasierten Werkstattsoftware, die auf allen Geräten läuft, GoBD- und DSGVO-konform. Der CarsKeeper Vollzugang kostet 15 € pro Monat und Nutzer, nach einer Testphase. So können Sie die nächste Saisonspitze mit einem System planen, statt mit mehreren. Einen Überblick über alle Funktionen finden Sie auf der Seite zur Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe.

Häufige Fragen zur Terminplanung in der Saison

Wann sollte ich die Termine für den Herbstwechsel freigeben?

Am besten einige Wochen bevor der Ansturm beginnt, also im Laufe des Septembers. Der ADAC empfiehlt den Wechsel auf Winterräder in der zweiten Oktoberhälfte, viele Kunden reagieren aber erst auf den ersten Frost. Wer den Kalender früh öffnet und Einlagerungskunden aktiv einlädt, verteilt die Nachfrage gleichmäßiger.

Wie viel Puffer sollte ich pro Tag einplanen?

Eine feste Regel gibt es nicht, ein bis zwei Stunden je Bühne und Tag sind ein guter Ausgangspunkt. Werten Sie nach der Saison aus, wie viele Notfälle und Nacharbeiten tatsächlich angefallen sind, und passen Sie den Puffer daran an. Bleibt er regelmäßig ungenutzt, können Sie ihn für Folgeaufträge nutzen.

Lohnt sich Überbuchung, um No-Shows auszugleichen?

Nur vorsichtig und auf Basis Ihrer eigenen No-Show-Quote. Wirksamer ist es, Nichterscheinen durch Erinnerungen und eine einfache Absagemöglichkeit zu senken. Kombiniert mit einer Warteliste lassen sich frei gewordene Termine meist kurzfristig neu vergeben.

Welche Arbeiten sollte ich aus der Saisonspitze heraushalten?

Inspektionen, HU-Vorbereitungen und planbare Reparaturen ohne Eile gehören möglichst in die Wochen vor oder nach der Spitze. Über Fälligkeiten aus dem Wartungsplan können Sie diese Kunden gezielt in ruhigere Zeiträume einladen. So bleiben Bühnen und Personal in der Spitze für Räderwechsel und dringende Aufträge frei.

Quellen

• ADAC Südbayern: Winterreifen und die Empfehlung „O bis O“
• ADAC Sachsen: Räderwechsel im Oktober
• ADAC Nordrhein: Wetterlage wichtiger als „O bis O“-Regel
• ZDK: Halbjahresumfrage zum Werkstattgeschäft
• Qualität ist Mehrwert: Hinweise zur Radwechsel-Saison
• kfz-betrieb: KI-Assistenten für Terminvereinbarung
• kfz-betrieb: Digitalisierung im Kundenkontakt

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