Digitale Wartungspläne in der Kfz-Werkstatt: der Praxisleitfaden

Digitale Wartungspläne verbinden drei Dinge, die in vielen freien Werkstätten noch getrennt laufen: die Wartungsvorgaben des Herstellers, den Eintrag ins digitale Serviceheft und die eigene Planung, wann welches Kundenfahrzeug wieder fällig ist. Wenn Sie diese drei Ebenen sauber unterscheiden und in einem durchgängigen Ablauf zusammenführen, erinnern Sie Kunden rechtzeitig, dokumentieren lückenlos und erfassen keine Daten doppelt. Dieser Leitfaden zeigt, welche Wartungsdaten Ihnen rechtlich zustehen, wo Sie sie finden und wie die digitale Fahrzeugwartung vom Plan bis zur Rechnung in der Praxis funktioniert.

TL;DR

• Ein digitaler Wartungsplan in der Werkstatt besteht aus drei Ebenen: Herstellervorgabe, digitales Serviceheft und Ihre eigene Fälligkeits- und Terminplanung.
• Hersteller müssen freien Werkstätten seit September 2020 diskriminierungsfreien Zugang zu Reparatur- und Wartungsinformationen gewähren; der Basiszugang zum digitalen Serviceheft ist grundsätzlich kostenfrei.
• Für sicherheitsrelevante Arbeiten wie Schlüsselprogrammierung ist zusätzlich eine SERMI-Zertifizierung nötig.
• Der größte Zeitfresser ist die manuelle Pflege vieler Herstellerportale. Bündeln Sie Kunden-, Fahrzeug-, Termin- und Rechnungsdaten deshalb in einem System.
• Stellen Sie schrittweise um: zuerst Kunden- und Fahrzeugverwaltung mit Terminen, danach Rechnung und Buchhaltung, zuletzt weitere Technik.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Drei Ebenen: Herstellervorgabe, Serviceheft, Werkstattplanung
• 2. Der Rechtsrahmen: Welche Wartungsdaten Ihnen zustehen
• 3. Wo Sie Wartungspläne und Serviceheft-Einträge finden
• 4. Der digitale Wartungsablauf in sechs Schritten
• 5. Wartungs-App oder Werkstattsoftware: die Unterschiede
• 6. Häufige Fehler bei der Umstellung
• 7. Unsere Sicht: Der Wartungsplan gehört in den Auftrag
• CarsKeeper für Ihre Wartungsplanung
• Häufige Fragen zu digitalen Wartungsplänen
• Quellen

1. Drei Ebenen: Herstellervorgabe, Serviceheft, Werkstattplanung

Wer von „digitalen Wartungsplänen“ spricht, meint oft unterschiedliche Dinge. Für die Organisation Ihrer Werkstatt ist die Unterscheidung entscheidend, weil jede Ebene eine andere Quelle, einen anderen Verantwortlichen und andere Pflichten hat.

Die Herstellervorgabe legt fest, was bei welchem Fahrzeug nach welcher Laufleistung oder Zeit zu tun ist: Ölwechsel, Filter, Zahnriemen, Bremsflüssigkeit, Prüfumfänge. Diese Daten stellt der Hersteller bereit, in der Regel über sein Informationsportal.

Das digitale Serviceheft ersetzt das gedruckte Scheckheft. Es ist, wie der ADAC in seinem Überblick zum digitalen Serviceheft beschreibt, eine zentral geführte Datenbank, in der die Wartungsdaten beim Hersteller gespeichert werden. Der Eintrag dokumentiert gegenüber Halter, Käufer und Hersteller, dass die Wartung erfolgt ist.

Die Werkstattplanung ist Ihre eigene Ebene: Welches Fahrzeug Ihrer Stammkunden ist im März fällig? Wer bekommt wann eine Erinnerung? Welche Teile bestellen Sie vor? Diese Ebene gehört in Ihr Werkstattmanagementsystem, nicht in ein Herstellerportal.

Merksatz: Der Hersteller sagt, was zu tun ist. Das Serviceheft belegt, dass es getan wurde. Ihre Software steuert, wann und zu welchem Preis es geschieht.

2. Der Rechtsrahmen: Welche Wartungsdaten Ihnen zustehen

Freie Werkstätten sind beim Zugang zu Wartungsinformationen nicht auf das Wohlwollen der Hersteller angewiesen. Die wichtigsten Regeln im Überblick:

Nach der ZDK-Broschüre zum Zugang zu OEM-Portalen umfasst der Zugang nach der Verordnung 2018/858 unter anderem Wartungspläne, Schaltpläne, Diagnoseinformationen und das digitale Serviceheft. Wichtig für Ihre Kalkulation: Der Basiszugang zur Wartungsdokumentation im digitalen Serviceheft ist grundsätzlich kostenfrei. Kosten dürfen für Zusatzdienste anfallen, nicht für die reine Dokumentation. In der Praxis sind die Portalstrukturen allerdings oft unübersichtlich, sodass dieser Unterschied leicht untergeht. Prüfen Sie daher bei jeder Gebühr, wofür genau sie erhoben wird.

Für sicherheitsrelevante Arbeiten gilt eine zusätzliche Hürde. Laut derselben ZDK-Broschüre müssen sich freie Werkstätten seit 2023 einer SERMI-Zertifizierung unterziehen, bevor der Zugang zu solchen Daten freigeschaltet wird. Wenn Sie regelmäßig Schlüssel anlernen oder an der Wegfahrsperre arbeiten, sprechen Sie frühzeitig mit Ihrer Kfz-Innung über den Ablauf der Zertifizierung.

Die nächste Stufe bringt die Delegierte Verordnung (EU) 2026/699, über die der ZKF berichtet: Hersteller müssen künftig standardisierte APIs für Diagnosegeräte bereitstellen. Die Verordnung adressiert ausdrücklich Kalibrierdaten, Softwarestände und fahrzeugbezogene Wartungspakete. Für Mehrmarken-Betriebe soll das die Abhängigkeit von proprietären Einzellösungen verringern.

3. Wo Sie Wartungspläne und Serviceheft-Einträge finden

Jeder Hersteller betreibt eigene Portale mit eigenen Registrierungen, Lizenzmodellen und Oberflächen. Eine gute Orientierung bietet die Übersicht der Krafthand zu Portalen für Wartungs- und Reparaturinformationen: Sie listet die Webseiten mit den originalen Daten von mehr als 45 Automobilherstellern, einschließlich chinesischer Marken, mit Angaben zu Domains, Gebühren, Rückrufaktionen und digitalen Servicebüchern.

Zwei Beispiele zeigen, wie unterschiedlich die Angebote aufgebaut sind:

• Volkswagen Konzern: Volkswagen hat sein Informationsportal ErWin für freie Werkstätten grundlegend erneuert. Im Interview mit »kfz-betrieb« erläutert Lasse Schmidt van Hülst von der Volkswagen Group Info Services AG, dass gebündelte Zugänge den Verwaltungsaufwand senken, weil nicht mehr für jede Marke ein eigenes Konto nötig ist.
• Mercedes-Benz: Über das Werkstatt-Informationssystem XENTRY WIS erhalten Werkstätten Informationen zur Wartung und Reparatur von Mercedes-Benz- und smart-Fahrzeugen, darunter technische Beschreibungen, Schaltpläne und Arbeitsanleitungen.

Betreuen Sie auch Transporter oder Lkw, kommen weitere Portale hinzu. Wie das Fachmagazin von Alltrucks zum OEM-Systemzugriff erklärt, ist bei gemischten Fuhrparks je nach Steuergerät der direkte Herstellerzugang neben dem Mehrmarken-Diagnosesystem nötig.

Für den Alltag heißt das: Der Eintrag ins digitale Serviceheft bedeutet für freie Betriebe einen zusätzlichen Arbeitsschritt. Der ADAC benennt diesen Mehraufwand für freie Werkstätten ausdrücklich als Nachteil des Systems. Genau deshalb lohnt es sich, alles andere rund um die Wartung so schlank wie möglich zu organisieren. Als Nachschlagewerk zu Rechten und Portalen hilft zudem die ZDK-Broschüre, die »kfz-betrieb« vorstellt.

4. Der digitale Wartungsablauf in sechs Schritten

So sieht ein durchgängiger Ablauf aus, bei dem jede Information nur einmal erfasst wird:

1. Fahrzeug sauber anlegen. Fahrgestellnummer, Erstzulassung, Motorisierung, aktueller Kilometerstand und Halter gehören in die Fahrzeugverwaltung Ihrer Werkstatt. Ohne korrekte FIN finden Sie im Herstellerportal die falsche Wartungsvorgabe.
2. Wartungsvorgabe zuordnen. Rufen Sie im Portal des Herstellers den passenden Wartungsplan ab und notieren Sie am Fahrzeug das nächste Intervall, nach Kilometern und nach Datum.
3. Fälligkeit und Erinnerung hinterlegen. Legen Sie fest, wann der Kunde benachrichtigt wird, zum Beispiel vier Wochen vor dem Termin. Ein gutes Terminmanagement senkt die Zahl der Kunden, die nicht erscheinen.
4. Termin, Kostenvoranschlag und Auftrag. Aus der Erinnerung wird ein Termin, aus dem Termin ein Kostenvoranschlag und ein digitaler Auftrag. Der Kunde bestätigt per digitaler Unterschrift, der Mechaniker sieht den Arbeitsumfang direkt.
5. Durchführung und Dokumentation. Erledigte Positionen, verbaute Teile und den neuen Kilometerstand halten Sie im Auftrag fest. Danach erfolgt der Eintrag im digitalen Serviceheft des Herstellers, solange es dafür noch keine Schnittstelle gibt, über das Portal.
6. Rechnung, Zahlung, Historie. Der Auftrag wird zur Rechnung, bei Geschäftskunden als E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Offene Posten laufen ins Mahnwesen, und die Servicehistorie des Fahrzeugs ist automatisch aktuell. Das nächste Intervall beginnt wieder bei Schritt 3.

Rechenbeispiel zur Orientierung: Betreut eine Werkstatt 500 Stammfahrzeuge und braucht für das manuelle Heraussuchen, Anrufen und Notieren je Fahrzeug und Jahr nur zehn Minuten, summiert sich das auf gut 83 Arbeitsstunden im Jahr. Automatische Erinnerungen aus der Fahrzeugakte verringern genau diesen Anteil.

Wie sich dieser Ablauf ohne Medienbrüche gestalten lässt, beschreibt unser Beitrag zum digitalen Workflow vom Auftrag bis zur Rechnung.

5. Wartungs-App oder Werkstattsoftware: die Unterschiede

Wer nach einer Wartungsplan-App oder einer Kfz-Wartungssoftware sucht, stößt auf sehr verschiedene Produkttypen. Nicht jeder davon ist für einen Kfz-Betrieb gedacht.

Für die Auswahl einer Kfz-Wartungssoftware in Ihrem Betrieb sollten Sie diese Kriterien prüfen:

• Fahrzeugbezogene Erinnerungen: Lassen sich Fälligkeiten nach Datum und Kilometer pro Fahrzeug hinterlegen?
• Durchgängiger Auftrag: Wird aus dem Termin ohne Abtippen ein Kostenvoranschlag, ein Auftrag und eine Rechnung?
• Digitale Unterschrift: Kann der Kunde Auftrag und Freigabe am Tablet bestätigen?
• E-Rechnung und Mahnwesen: Unterstützt die Software XRechnung und ZUGFeRD und verfolgt sie offene Posten?
• Compliance: Erfüllt sie GoBD und DSGVO, insbesondere bei Kunden- und Fahrzeugdaten? Einen Überblick gibt unser Beitrag zur Compliance-Werkstattsoftware.
• Geräteunabhängigkeit: Läuft die Lösung im Büro, an der Hebebühne und unterwegs?
• Kostenmodell: Zahlen Sie pro Nutzer und Monat, oder sind Module, Lizenzen und Updates extra?

Einen sachlichen Vergleich verschiedener Ansätze finden Sie auf unserer Seite Werkstattsoftware im Vergleich.

6. Häufige Fehler bei der Umstellung

Jedes Portal einzeln pflegen. Die ZDK-Experten bezeichnen die manuelle Pflege von Herstellerportalen als größten Fehler bei der Digitalisierung. Ihre Empfehlung: RMI-Daten über standardisierte Schnittstellen in das eigene Werkstattmanagementsystem einbinden, statt jeden Hersteller separat anzusteuern. Solange diese Schnittstellen noch nicht flächendeckend verfügbar sind, gilt: Das Portal liefert die Vorgabe, alles Weitere läuft in Ihrem System.

Alles auf einmal umstellen. Kfz-Unternehmer Thalhofer rät im Beitrag der amz zu gewerblichen Kundenpotenzialen zu schrittweisen Investitionen: zuerst digitale Kundenverwaltung und Terminbuchung, dann integrierte Buchhaltung, erst danach fortgeschrittene Diagnosetechnik. So behalten Sie die Kosten im Griff.

Unvollständige Stammdaten übernehmen. Fehlende FIN, alte Kilometerstände oder doppelte Kundenkonten machen jede automatische Erinnerung unzuverlässig. Bereinigen Sie den Bestand beim Umstieg. Wie das gelingt, zeigt unser Leitfaden zum Umstieg in der Kundenverwaltung.

Die Einwilligung vergessen. Wer Kunden per E-Mail oder SMS an Wartungstermine erinnert, verarbeitet personenbezogene Daten. Klären Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Innung, welche Einwilligung Sie für welchen Kanal einholen müssen, bevor Sie Erinnerungen automatisieren.

Das Team zu spät einbinden. Ein digitaler Wartungsplan funktioniert nur, wenn Mechaniker Kilometerstände, verbaute Teile und Hinweise wie „Bremsbeläge bei nächster Inspektion prüfen“ direkt im Auftrag erfassen. Zeigen Sie Ihrem Team vor dem Start, wo diese Angaben eingetragen werden, und testen Sie den Ablauf an einigen echten Fahrzeugen, bevor Sie den gesamten Bestand umstellen. Ein Tablet an der Hebebühne erspart dabei den Weg ins Büro und den Zettel in der Kitteltasche.

Saisonale Spitzen übersehen. Reifenwechsel im Frühjahr und Herbst fallen oft mit Inspektionen zusammen. Wer Reifeneinlagerung und Wartungsfälligkeiten im selben System führt, kann beides in einem Termin anbieten und vermeidet doppelte Anfahrten für den Kunden.

Gebühren ungeprüft akzeptieren. Da der Basiszugang zum digitalen Serviceheft grundsätzlich kostenfrei sein muss, lohnt ein kritischer Blick auf jede Rechnung eines Portals.

Einen strukturierten Einstieg in die gesamte Umstellung bietet unser 7-Schritte-Leitfaden zur Werkstatt-Digitalisierung.

7. Unsere Sicht: Der Wartungsplan gehört in den Auftrag

Wir sehen in vielen Werkstätten dasselbe Bild: Der Wartungsplan liegt im Herstellerportal, die Kundendaten in einem Programm, die Termine im Kalender, die Rechnungen in einem weiteren System und die Buchhaltung beim Steuerbüro. Jede Übergabe kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle. Ein vergessenes Intervall fällt erst auf, wenn der Kunde schon bei einem anderen Betrieb war.

Unsere Überzeugung ist deshalb: Eine digitale Wartungsplanung bringt nur dann echten Nutzen, wenn sie direkt in den Auftrag und in die Rechnung mündet. Die Herstellervorgaben werden auf absehbare Zeit aus den Portalen kommen, und die neuen EU-Schnittstellen werden das schrittweise erleichtern. Alles, was danach geschieht, also Erinnerung, Termin, Kostenvoranschlag, Unterschrift, Rechnung und Mahnung, sollte ohne Programmwechsel in einem einzigen System ablaufen.

Genau dafür haben wir CarsKeeper gebaut: Werkstattmanagement und Buchhaltung in einer cloudbasierten Anwendung, ohne doppelte Datenpflege. Unser Rat an Sie: Fangen Sie mit der Fahrzeugakte und den Erinnerungen an. Dort entsteht der größte Teil des Werts, und dort zeigt sich schnell, wie viel Zeit Ihr Team zurückgewinnt.

— Fabian

CarsKeeper für Ihre Wartungsplanung

CarsKeeper bündelt Kunden- und Fahrzeugverwaltung, Termin- und Erinnerungsmanagement, digitale Aufträge mit digitaler Unterschrift, Kostenvoranschläge, Rechnungen inklusive E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD, Mahnwesen und Reifenlagerverwaltung in einer Lösung, GoBD- und DSGVO-konform und auf allen Geräten nutzbar. DATEV-Export und integrierte Bilanzbuchhaltung folgen demnächst. Der CarsKeeper Vollzugang kostet 15 € pro Monat und Nutzer. Bei drei Nutzern sind das 45 € im Monat. Alle Funktionen im Detail finden Sie in der Funktionsübersicht. Für die Werkstatt selbst gibt es passende Werkstatt-Hardware wie Werkstatt-Tablet und Signier-Terminal.

Häufige Fragen zu digitalen Wartungsplänen

Kann jede freie Werkstatt ins digitale Serviceheft eintragen?

Ja. Die Verordnung (EU) 2018/858 verpflichtet die Hersteller, freien Werkstätten diskriminierungsfreien Zugang zu Wartungsinformationen einschließlich des digitalen Servicehefts zu gewähren. Sie benötigen dafür eine Registrierung im jeweiligen Herstellerportal. Für sicherheitsrelevante Arbeiten ist zusätzlich eine SERMI-Zertifizierung erforderlich.

Kostet der Zugang zum digitalen Serviceheft Geld?

Der Basiszugang zur Wartungsdokumentation ist nach den EU-Vorgaben grundsätzlich kostenfrei. Gebühren dürfen Hersteller für Zusatzdienste verlangen, etwa für erweiterte Reparaturinformationen oder Diagnosefunktionen. Prüfen Sie daher genau, welche Leistung ein Portal abrechnet.

Wie können Fahrzeughalter ihr digitales Serviceheft einsehen?

Das hängt vom Hersteller ab. Viele Marken bieten ihren Kunden Zugriff über die eigene App, DS Automobiles zum Beispiel über die MyDS App mit Zugriff auf die Wartungshistorie. Alternativ kann eine Werkstatt mit Portalzugang dem Kunden einen Auszug der Einträge bereitstellen.

Reicht eine Wartungsplan-App für eine Werkstatt aus?

Für Privatpersonen ja, für einen Kfz-Betrieb in der Regel nicht. Apps für Halter erinnern an Termine, erstellen aber weder Aufträge noch Rechnungen und verwalten keinen Kundenstamm. Eine Werkstatt braucht eine Software, die Wartungsfälligkeiten direkt mit Termin, Auftrag, Rechnung und Buchhaltung verbindet.

Quellen

• ADAC: Digitales Serviceheft, Vor- und Nachteile
• ZDK-Broschüre: Reparatur- und Wartungsinformationen, Zugang zu OEM-Portalen
• ZKF: EU-Verordnung 2026/699 verändert den Markt für Karosseriereparatur und Diagnose
• Krafthand: Portale für Kfz-Wartungs- und Reparaturinformationen
• kfz-betrieb: Einfacher Zugang und mehr Übersichtlichkeit
• kfz-betrieb: Broschüre als RMI-Nachschlagewerk
• Mercedes-Benz B2B Connect: Werkstatt-Informationssystem XENTRY WIS
• Alltrucks: OEM-Systemzugriff für freie Nutzfahrzeug-Werkstätten
• amz: Gewerbliche Kundenpotenziale, Flottenkunden im Fokus
• DS Automobiles: Digitales Serviceheft

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• Prozessdigitalisierung in der Werkstatt: der 7-Schritte-Leitfaden
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