KassenSichV in der Kfz-Werkstatt: Wann Sie eine TSE brauchen

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) gilt in Ihrer Werkstatt nur dann, wenn Sie Zahlungen mit einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse erfassen. Kassieren Sie am Tresen elektronisch, braucht dieses System eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Dann müssen Sie außerdem Belege ausgeben und die Kasse dem Finanzamt melden. Schreiben Sie dagegen ausschließlich Rechnungen, die der Kunde später überweist, ist Ihr Rechnungsprogramm in der Regel keine Kasse im Sinne der Verordnung. Für diese Rechnungen gelten dann GoBD und das Umsatzsteuerrecht. In diesem Beitrag ordnen wir die typischen Situationen in einer freien Kfz-Werkstatt ein und zeigen, welche Pflichten Sie konkret haben.

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TL;DR

Die TSE-Pflicht hängt am System, nicht an der Branche: Wer mit einer elektronischen Kasse oder Registrierkasse arbeitet, braucht eine zertifizierte TSE. Auch eine Kfz-Werkstatt ist davon nicht ausgenommen.
Reine Rechnungsstellung ist keine Kasse: Ein Programm für Aufträge und Rechnungen mit späterer Zahlung fällt normalerweise nicht unter die KassenSichV.
Belegausgabe und Meldung: Mit elektronischer Kasse müssen Sie zu jedem Vorgang einen Beleg ausgeben und das System über Mein ELSTER beim Finanzamt melden. Für neue Kassen gilt dafür eine Frist von einem Monat.
TSE-Zertifikate sind befristet: Prüfen Sie das Ablaufdatum Ihrer TSE, statt sich auf den Stand bei der Anschaffung zu verlassen.
Die Kassenpflicht ist in Planung: Das Bundesfinanzministerium hat im August 2026 einen Entwurf vorgelegt, der ab einer bestimmten Umsatzgrenze eine Kassenpflicht vorsieht.

Inhaltsverzeichnis

1. Was die KassenSichV regelt
2. Gilt die Verordnung für Ihre Werkstatt?
3. Was eine TSE-Kasse leisten muss
4. Die Belegausgabepflicht am Tresen
5. Die Mitteilungspflicht an das Finanzamt
6. TSE-Zertifikate laufen ab
7. Ausblick: die geplante Kassenpflicht
8. Checkliste für Ihre Werkstatt
Unsere Sicht: Kasse und Werkstattprozess sauber trennen
Aufträge und Rechnungen in einem System
Häufige Fragen
Quellen

1. Was die KassenSichV regelt

Die KassenSichV ist das technische Regelwerk zu § 146a der Abgabenordnung. Das Gesetz legt die Grundsätze fest: Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss jeden Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Das System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Diese TSE besteht aus drei Bausteinen: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle.

Die Kassensicherungsverordnung beschreibt dazu die Einzelheiten: welche Geräte betroffen sind, was protokolliert wird, wie Daten gespeichert und exportiert werden und welche Angaben auf einem Beleg stehen müssen. Wie die TSE technisch beschaffen sein muss, legt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) in der Technischen Richtlinie TR-03153 fest.

In der Praxis ist ein Punkt wichtig, über den viele Werkstattinhaber stolpern: Zertifiziert wird die TSE als technischer Baustein, nicht die gesamte Kassen- oder Werkstattsoftware. Eine „TSE-zertifizierte Werkstattsoftware“ gibt es in diesem Sinne nicht. Entscheidend ist, dass Ihr Kassensystem sauber an eine zertifizierte TSE angebunden ist.

Merksatz: Die KassenSichV fragt nicht, ob Sie eine Werkstatt, eine Bäckerei oder ein Friseursalon sind. Sie fragt, ob Sie Zahlungen mit einem elektronischen Kassensystem erfassen.

2. Gilt die Verordnung für Ihre Werkstatt?

Nach § 1 KassenSichV sind elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der Verordnung elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ausdrücklich ausgenommen sind unter anderem Fahrscheinautomaten, Parkscheinautomaten und Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge sowie Waren- und Dienstleistungsautomaten und Geldautomaten.

Genauer wird der Anwendungserlass zu § 146a AO. Danach sind Kassensysteme für den Verkauf von Waren oder das Erbringen von Dienstleistungen bestimmt, und zwar mit Abrechnung spätestens zum Zeitpunkt der Leistung. Für Werkstätten ist diese Abgrenzung der Kern der Sache. Wenn der Kunde das Fahrzeug abholt und sofort bar oder per Karte über ein elektronisches Kassensystem zahlt, liegt ein Kassenvorgang vor. Wenn Sie eine Rechnung mit Zahlungsziel stellen, rechnen Sie erst nach der Leistung ab, und das geschieht über eine Rechnung, nicht über eine Kasse.

Die folgende Tabelle ordnet typische Situationen ein. Sie ersetzt keine Einzelfallprüfung. Wenn Ihre Abläufe gemischt sind, klären Sie die Einordnung mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater.

Situation in der Werkstatt	Elektronisches Kassensystem?	KassenSichV / TSE
Rechnung nach Reparatur, Zahlung per Überweisung	Nein, Rechnungsstellung	Keine TSE-Pflicht für das Rechnungsprogramm
Barzahlung bei Abholung, erfasst in einer elektronischen Kasse	Ja	TSE, Belegausgabe, Meldung ans Finanzamt
Verkauf von Zubehör (z. B. Wischerblätter, Öl) am Tresen über eine Kasse	Ja	TSE, Belegausgabe, Meldung ans Finanzamt
Barzahlungen ohne elektronisches System, nur mit Kassenbuch	Nein (offene Ladenkasse)	Keine TSE, aber strenge Aufzeichnungspflichten
Rechnungsprogramm mit zusätzlicher Kassenfunktion für Sofortzahlungen	Für die Kassenfunktion ja	Kassenvorgänge müssen über eine TSE abgesichert sein

Die letzte Zeile wird am häufigsten übersehen. Viele Programme bieten neben der Rechnung auch eine „Barverkauf“- oder Kassenfunktion an. Nutzen Sie diese Funktion, um Zahlungen am Tresen zu erfassen, gelten für diese Vorgänge die Anforderungen an ein Kassensystem.

Die offene Ladenkasse

Eine allgemeine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu benutzen, gibt es derzeit nicht. Deshalb arbeiten manche kleine Betriebe weiter mit einer offenen Ladenkasse, also Geldkassette und Kassenbuch. Das ist zulässig, aber nicht bequemer: Die Bareinnahmen müssen trotzdem vollständig und nachvollziehbar aufgezeichnet werden, und in der Prüfung wird ein handschriftliches Kassenbuch erfahrungsgemäß besonders genau angesehen. Wie sich das ändern könnte, beschreiben wir in Abschnitt 7.

3. Was eine TSE-Kasse leisten muss

Wenn Sie am Tresen elektronisch kassieren, muss Ihr System die Vorgaben aus § 146a AO und der KassenSichV vollständig erfüllen. Für Sie als Betreiber bedeutet das im Alltag:

Jeder Vorgang wird protokolliert: Die TSE protokolliert Beginn und Ende jeder Transaktion und versieht sie mit einer Transaktionsnummer und einem Prüfwert. Ein Vorgang lässt sich nachträglich nicht mehr unbemerkt ändern.
Die Daten werden gesichert gespeichert: Die abgesicherten Aufzeichnungen müssen über die Aufbewahrungsfrist hinweg verfügbar bleiben.
Die Daten lassen sich exportieren: Bei einer Prüfung müssen Sie die Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle herausgeben können.
Die TSE ist dauerhaft angeschlossen: Fällt die TSE aus, dokumentieren Sie den Ausfall und lassen ihn zügig beheben.

Die Anforderungen an die TSE selbst sind hoch. Laut Anhang A der BSI TR-03153-1 muss das Sicherheitsmodul nach international anerkannten Common-Criteria-Verfahren zertifiziert sein. Prüfen können Sie das als Werkstattinhaber nicht selbst. Lassen Sie sich deshalb von Ihrem Kassenanbieter schriftlich bestätigen, welche TSE verbaut ist, wie ihre Zertifizierungs-ID lautet und bis wann das Zertifikat gilt.

Warum der Aufwand? Die TSE sorgt dafür, dass Grundaufzeichnungen nicht nachträglich verändert werden können. Für Ihren Betrieb hat das auch einen Vorteil: Bei einer Prüfung können Sie belegen, dass Ihre Bareinnahmen vollständig und unverändert erfasst sind. Bei einer offenen Ladenkasse müssen Sie das deutlich mühsamer nachweisen.

4. Die Belegausgabepflicht am Tresen

Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO nutzt, muss jedem, der am Geschäftsvorfall beteiligt ist, sofort einen Beleg ausstellen. Dieser kann auf Papier oder elektronisch ausgegeben werden, wobei die elektronische Form nach der KassenSichV die Zustimmung des Kunden voraussetzt. Auf den Beleg gehören nach der Verordnung unter anderem:

Name und Anschrift Ihrer Werkstatt
Datum der Belegausstellung sowie Zeitpunkt von Beginn und Ende des Vorgangs
Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der Leistung
Transaktionsnummer
Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag, ggf. mit Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Seriennummer des Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls
Prüfwert aus der TSE

Die Abgabenordnung sieht eine Befreiung von der Belegausgabepflicht auf Antrag vor, aber nur beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen. Eine Werkstatt kennt ihre Kunden in der Regel mit Namen, Anschrift und Kennzeichen. Nach unserer Einschätzung lässt sich eine solche Befreiung für den typischen Werkstattbetrieb deshalb kaum begründen.

Merksatz: Ein Kassenbeleg ersetzt keine Rechnung. Wenn ein Geschäftskunde eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen umsatzsteuerlichen Pflichtangaben braucht, stellen Sie diese zusätzlich aus. Was auf eine Werkstattrechnung gehört, lesen Sie in unserem Beitrag zur Prüfung einer Kfz-Werkstattrechnung.

5. Die Mitteilungspflicht an das Finanzamt

Seit 2025 müssen elektronische Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Laut BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 steht das Mitteilungsverfahren nach § 146a Abs. 4 AO seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung. Gemeldet wird elektronisch, etwa über Mein ELSTER.

Fall	Frist
Kasse vor dem 1. Juli 2025 angeschafft	Mitteilung bis 31. Juli 2025
Kasse ab dem 1. Juli 2025 angeschafft	Innerhalb eines Monats nach Anschaffung
Kasse außer Betrieb genommen (ab dem 1. Juli 2025)	Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme

Wichtig: Sie melden alle Kassensysteme einer Betriebsstätte gemeinsam, nicht jedes Gerät einzeln über einen eigenen Weg. Kommt eine Kasse hinzu oder fällt eine weg, geben Sie die Mitteilung für die gesamte Betriebsstätte erneut ab. Sollten Sie die Frist im Sommer 2025 verpasst haben, holen Sie die Meldung nach und stimmen Sie das Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung ab.

Für eine reine Rechnungssoftware ohne Kassenfunktion fällt diese Meldung nicht an, weil sie kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne von § 1 KassenSichV ist.

6. TSE-Zertifikate laufen ab

Viele Betriebe haben ihre TSE in den Jahren 2020 und 2021 nachgerüstet und seitdem nicht mehr darauf geschaut. Die Sicherheitszertifikate der TSE gelten aber nur befristet. Läuft ein Zertifikat ab, gilt die Kasse nicht mehr als ordnungsgemäß abgesichert. Bei älteren TSE-Generationen ist eine Verlängerung nicht mehr möglich, sodass nur noch der Austausch bleibt.

Was Sie tun sollten:

Fragen Sie Ihren Kassenanbieter nach Hersteller, Version und Ablaufdatum Ihrer TSE.
Planen Sie einen Austausch rechtzeitig ein, damit keine Lücke entsteht.
Prüfen Sie, ob der Austausch eine neue Mitteilung an das Finanzamt auslöst. Das ist der Fall, wenn sich die gemeldeten Angaben ändern.
Bewahren Sie die Daten der alten TSE auf. Die Aufbewahrungspflicht endet nicht mit dem Gerätetausch.

7. Ausblick: die geplante Kassenpflicht

Am 7. August 2026 hat das Bundesfinanzministerium den Entwurf eines Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen veröffentlicht. Laut Referentenentwurf soll eine Kassenpflicht ab einer bestimmten Umsatzgrenze das Risiko verringern, dass Einnahmen nicht richtig erfasst werden. Die Kassen sollen dabei den Anforderungen des § 146a AO entsprechen.

Für Werkstätten heißt das: Wer heute Barzahlungen über eine offene Ladenkasse annimmt, sollte die weitere Entwicklung verfolgen. Noch ist es ein Entwurf. Umsatzgrenze, Übergangsfristen und Ausnahmen können sich im Gesetzgebungsverfahren ändern. Entscheiden Sie deshalb erst über eine neue Kasse, wenn das Gesetz verabschiedet ist, und beziehen Sie Ihre Steuerberatung ein. Unabhängig davon lohnt sich eine Frage schon jetzt: Wie viel Bargeld nehmen Sie tatsächlich ein, und ließe sich ein Teil davon auf Rechnung und Überweisung umstellen?

8. Checkliste für Ihre Werkstatt

Mit diesen Schritten ordnen Sie Ihren Betrieb in wenigen Minuten ein:

Zahlungswege erfassen: Wie zahlen Ihre Kunden? Überweisung auf Rechnung, Karte am Tresen, Bargeld bei Abholung?
Systeme benennen: Mit welchem Gerät oder Programm erfassen Sie Sofortzahlungen? Kasse, Kassenfunktion im Werkstattprogramm oder Kassenbuch?
TSE prüfen: Hat jedes elektronische Kassensystem eine zertifizierte TSE? Wann läuft das Zertifikat ab?
Belege prüfen: Stehen alle Pflichtangaben auf Ihrem Kassenbeleg, einschließlich Transaktionsnummer und Prüfwert?
Meldung prüfen: Sind alle Kassen der Betriebsstätte über Mein ELSTER gemeldet?
Rechnungen prüfen: Erfüllen Ihre Rechnungen an Geschäftskunden die Vorgaben zur E-Rechnung? Einen Überblick gibt unser Beitrag zur E-Rechnung für Kfz-Werkstätten.
Zahlungseingänge abgleichen: Werden Bar- und Kartenzahlungen der Kasse sauber den offenen Rechnungen zugeordnet? Wie das buchhalterisch funktioniert, zeigt unser Leitfaden zum Verbuchen von Zahlungseingängen.

Unsere Sicht: Kasse und Werkstattprozess sauber trennen

In Gesprächen mit Werkstattinhabern hören wir oft dieselbe Sorge: „Brauche ich jetzt für meine Werkstattsoftware eine TSE?“ Die ehrliche Antwort lautet: Es kommt darauf an, wie Sie kassieren. Die KassenSichV betrifft den Moment, in dem Geld über eine elektronische Kasse den Besitzer wechselt. Für den Weg vom Auftrag zur Rechnung gelten andere Regeln, vor allem GoBD und das Umsatzsteuerrecht mit der E-Rechnung.

Wir halten es für sinnvoll, diese beiden Bereiche klar zu trennen. Der Werkstattprozess mit Kundendaten, Fahrzeug, Kostenvoranschlag, Auftrag, digitaler Unterschrift und Rechnung gehört in ein durchgängiges System. Bareinnahmen am Tresen gehören in eine Kasse mit zertifizierter TSE. An der Schnittstelle, also beim Zahlungseingang, müssen beide Seiten zusammenpassen. Problematisch wird es, wenn Daten doppelt gepflegt werden: Der Auftrag steht im einen Programm, die Rechnung in einem zweiten, die Zahlung in einer Excel-Liste. Dann entstehen die Lücken, nach denen bei einer Prüfung gesucht wird.

Unsere Empfehlung für die meisten freien Werkstätten: Stellen Sie so viele Vorgänge wie möglich auf Rechnung mit Überweisung um, versenden Sie die Rechnung rechtskonform und verfolgen Sie offene Posten mit einem Mahnwesen. Je weniger Bargeld durch Ihre Hände geht, desto kleiner wird der Teil Ihres Betriebs, für den die Kassenvorschriften überhaupt eine Rolle spielen.

— Fabian

Aufträge und Rechnungen in einem System

CarsKeeper ist eine cloudbasierte Werkstattsoftware für freie Kfz-Betriebe. Kundenverwaltung, Fahrzeugdaten, Kostenvoranschläge, digitale Aufträge mit Unterschrift, Rechnungen mit E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD und das Mahnwesen laufen dort in einem durchgängigen Ablauf. Die Software ist GoBD- und DSGVO-konform und läuft auf allen Geräten. Der DATEV-Export und die integrierte Bilanzbuchhaltung folgen demnächst. Der CarsKeeper Vollzugang kostet 15 € pro Nutzer und Monat. Welche Funktionen im Einzelnen enthalten sind, sehen Sie in der Funktionsübersicht.

Häufige Fragen

Brauche ich als Kfz-Werkstatt eine TSE?

Nur wenn Sie Zahlungen mit einem elektronischen Kassensystem oder einer Registrierkasse erfassen. Dann muss dieses System durch eine zertifizierte TSE geschützt sein. Stellen Sie ausschließlich Rechnungen mit späterer Überweisung, ist Ihr Rechnungsprogramm in der Regel keine Kasse im Sinne der KassenSichV.

Was passiert, wenn ich eine elektronische Kasse ohne TSE nutze?

Ihre Kasse entspricht dann nicht den Vorgaben des § 146a AO. Bei einer Prüfung kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung infrage stellen, mit entsprechenden steuerlichen Folgen. Klären Sie die Umrüstung mit Ihrem Kassenanbieter und besprechen Sie mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie die Zeit bis dahin behandeln.

Darf ich weiter mit einer offenen Ladenkasse arbeiten?

Nach heutigem Recht ja, denn eine allgemeine Kassenpflicht gibt es nicht. Ihre Bareinnahmen müssen Sie trotzdem vollständig und nachvollziehbar aufzeichnen. Das Bundesfinanzministerium hat im August 2026 allerdings einen Gesetzentwurf vorgelegt, der ab einer bestimmten Umsatzgrenze eine Kassenpflicht vorsieht.

Muss ich meine Werkstattsoftware beim Finanzamt melden?

Melden müssen Sie elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne von § 1 KassenSichV, also Kassensysteme und Registrierkassen. Ein reines Programm für Aufträge und Rechnungen gehört nicht dazu. Hat Ihre Software eine Kassenfunktion, die Sie für Sofortzahlungen nutzen, prüfen Sie die Meldepflicht mit Ihrer Steuerberatung.

Ersetzt der Kassenbeleg die Rechnung?

Nein. Der Kassenbeleg dokumentiert den Vorgang in der Kasse, erfüllt aber nicht automatisch alle Pflichtangaben einer Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz. Geschäftskunden brauchen eine ordnungsgemäße Rechnung, die im B2B-Bereich zunehmend als E-Rechnung ausgestellt werden muss.